ITテクノロジーの進化、レガシーシステムの残留や少子高齢化に伴う労働人口の減少なども背景にあり、DX推進が急務であると言われています。

一つ一つの業務をデジタル化するだけにとどまらず、企業全体としての利益に貢献するような変革の継続を目指すDXでは、効率化や生産性の向上も気にします。

これは、DX同様に「働き方改革」にも似たような性質があります。
従業員の労働時間や休日日数の確保、働き方の多様性を許容する範囲の拡大は、生産性を高めなくてはぞつ現できません。

テレワーク、リモートワークが可能な職場環境を整えること、ペーパーレス化による書類管理の手間を省くことやデータ入力の自動化はDX推進にも、働き方改革の推進にも必要になります。

この記事では、DXと働き方改革の関係性を、簡単な事例を交えて解説していきます。

DXと働き方改革について

まずは「DX」と「働き方改革」2つの用語の定義から確認していきます。

DXとは？

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは変化の激しい外部環境に適応するべく、IT技術を駆使して情報とデータを蓄積し、ビジネスモデルそのものの変革を目指し続けることです。

経済産業省もデジタル産業への変革に向けた研究会を定期的に行っており、DXレポートとしてまとめています。

さらに詳しくDXについての概要が気になる方は以下のリンク先の記事も参考にしてください。

「DXとは何？デジタル化の先にあるDXを詳しく解説」

働き方改革とは？

働き方改革とは、長時間労働の是正、働き方の多様性を認め活動の推進、同一労働同一賃金制度の導入など、日本人の働くことへの概念を変えていこうとする一連の改革のことをいいます。

日本政府は、「一億総活躍社会」を目指しており、どのような環境にいる人であっても、自分の能力を活かして活躍することができるワークライフバランスの充実した社会の実現を目指しています。

感染症によるパンデミックを経てより一層、「働き方」についての考え方を根本から考え直す必要性があるのです。

DX推進が必要とされている背景

DX推進が必要とされている背景にはどのようなものがあるのでしょうか。
大きな原因には、人材不足の問題がありますが、それ以外にも看過できない複数の背景があります。

人材不足を解消する業務効率化・生産性向上

日本は言わずと知れた少子高齢社会です。
そして、どの業界、どの業種であっても人材不足に悩まされていることが多いのが現実です。

終身雇用の維持が難しくなっていることと、人材不足の問題とが重なり、雇用の流動化の重要性にも注目が集まっています。

社会構造が少子高齢化となっている以上、労働者人口を大きく増やすことは不可能です。

そこで、DXが必要になるわけです。
業務の効率化、データの活用によって少ない労働力で企業の収益性をあげることができるのであれば、今のままの労働力であっても十分に企業が存続していくことができます。

一人あたりに求められるスキルはますます高くなってくるという個人当たりの負荷を考えると決して喜ばしい側面ばかりとは言えませんが、ますます個人のスキル、特にITスキルが重宝される時代となりそうです。

2025年の崖問題への対策

2025年の崖問題とは、レガシーシステムがもたらす経済的損失の問題です。
レガシーシステムとは過去の技術や仕組みを用いて構成されているシステムの総称で、エンジニアの世代の交代とともに、これらのシステムのメンテナスをすることは人材不足の問題からも、技術的な問題からも費用がかさむと予想されています。

その経済損失規模は最大で12兆円と試算されており、これだけの金額がシステム維持費に投下されるということは、それだけ日本の経済成長を低迷させることにつながるということでもあります。

すでにサポートが終了しているサービスもあり、この問題の重大さには直面しつつある企業も少なくないはずです。

レガシーシステムは、古い技術が使われているため、ブラックボックス化されやすく、社内でも「負の遺産」と揶揄されることもあります。

これらの問題への対策として、メンテナンスの必要がないクラウドサービスを軸に業務モデルの変革をする企業は増えてきました。
業務の効率化とシステムの維持費削減を両立させるためにレガシーシステムからの脱却が求められています。

市場での競争優位性の確保

経済産業省が掲げているDX推進の目的の一つに、「企業の競争優位性の確保」というものがあります。
人々には、「今の暮らしをもっとよくしたい」「豊かになりたい」という願望があり、それを実現しあうことによって経済がより活発に動いていきます。

DXを推進することで蓄積されていくデータは、顧客の行動パターンやニーズを調査するうえで大変有効です。
マーケットインしていない商品やサービスは市場から淘汰されることになり、その企業の存続にも関わる重大な問題にもなり得ます。

データを活用した事業モデルは最速で成果を出すためには必須かもしれません。

働き方のグローバル化への対策

「働き方のグローバル化」とは、世界から人材を集めようとする動きだけを指すのではなく、国内であっても場所にとらわれることない働き方を実現させることを指します。

リモートワークなどはその代表的な例です。
日本では、平日はオフィスに出社して仕事をし、休日は従業員が一斉に休むというスタイルになっているのがほとんどです。

海外と比較すると、このような規律あるように思われる働き方は稀になってきており、場所や時間にとらわれずに個人の生産性に注目した働き方が推進されています。

グローバル化への対応としては時間や場所といった固定観念にとらわれることのない仕事の仕方を模索することが重要かもしれません。

顧客体験(CX)の向上

DXを推進させていく目的の一つに、顧客体験(CX)を向上させることが挙げられます。
多くの企業で今後重要視したい取り組みの中に「顧客体験の向上」を含めており、事業拡大の活路は顧客体験の向上がカギを握っていることがうかがえます。

市場が求めているニーズの変化に気づき、新しい商品・サービスの購入の仕方、その商品・サービスを購入したことで得られる変化など一連の顧客体験が便利で満足度の高い新鮮なものであることが求められます。

結果的に市場での競争の優位性も確保され、企業はよい循環の中で事業を継続させることが可能になるのです。

働き方改革の推進が必要とされている背景

DXが必要とされている背景と重なっていますが、やはり働き方改革の推進が必要とされている背景にも、「労働人口の不足」の背景があります。

2050年代には日本の人口は1億人を記録すると予測されています。
これは、日本の人口の総数としての見込みですから、労働人口の見込みはもっと少なくなるでしょう。

現代の日本の労働人口割合は総人口に占める60～70%程度となっており、2050年代にはこれが半分まで落ち込むだろうという予測まであります。

今の生産性を維持するためには、総人口の減少とそれに占める労働人口の割合を考えると、一人で二人分の生産力を発揮しなくてはなりません。

「定年」という固定観念に縛られないことも重要です。
少しでも長く労働者が健康な状態で働き続けることで全体での生産性の維持に貢献するからです。

そのためには、長時間労働の是正など労働環境を整えることが大切になります。
次の項目で紹介する働き方改革で重要視されている3つのテーマの推進は日本国内の問題解決に必須の項目といえるでしょう。

働き方改革が掲げる3つのテーマ

働き方改革が掲げている3つのテーマをご存知でしょうか。
・タイムクリエーション
・同一労働同一賃金
・雇用の流動性と融通の確保
の3つのことです。
これらの内容を理解することで、DX推進と働き方改革のゴールが重なっていることに気づくはずです。

タイムクリエーション

「生産性」という言葉と最も親近感のあるテーマがタイムクリエーションです。
生産性を高めることによって、従業員、企業の時間が余り、その時間を他のビジネスチャンスを見つける時間に使ったり、自己投資・研鑽に充てたりすることで、さらなる生産性の向上が期待できます。

従来の会議を見直し、チャットワークやリモートワークを推進することによって、大きな時間の短縮につながったことを実感した企業も少なくないはずです。
リモートワークはDX推進への第一歩にもなり、リモートワークを実現させるために他のシステム・仕組みづくりの必要性に気がつくようになります。

結果的に、社内業務のありかたが大きく変革されていくことで、従来よりもDXに近づいた結果を得ることができケースが多いのです。

同一労働同一賃金

3つのテーマの中では、DXとの関連性は少し希薄になるものですが、大事なテーマです。
雇用の形態を問わず、正規雇用者でも非正規雇用者でも、従業員の技術や能力が同じかつ同一の仕事をしている場合には同じ待遇にするように求められています。

不合理な待遇制度は優秀な人材を遠ざけてしまう要因にもなりかねません。

雇用の流動性と融通の確保

タイムクリエーションによって生産性を上げ、同一労働同一賃金のような待遇面での改善がされれば、労働者には健康な状態で働ける限り、性別や年齢に縛られずに仕事をかけもちする機会や、転職の機会が今以上に提供され続けることになります。

終身雇用の維持や退職金を出すことが難しくなるといわれている現代では、雇用の流動性を確保して、長く働き続ける環境を用意することは労働者にとっても、企業にとっても良好な選択肢となるでしょう。

DXと働き方改革の関連性

DXへの取り組みと働き方改革との関連性をみていきます。

テレワークの推進

テレワークの推進はDXと働き方改革の最優先事項です。
仕事をするのに場所を選ばないということは、オフィスまでの移動時間を削減することや、場合によってはオフィスを持たないという選択をすることもできます。

インターネットが発達した現代では、直接人と会うことなくできる仕事の幅も増えました。

業界や業種によって実現範囲は異なるものの、クラウドサービスを活用した情報の共有など、共有するべき方法を統一してデータを集めておくことができれば、必ずしも同じオフィスで仕事をする必要性はなくなったのです。

タイムマネジメント能力が求められるという高い障壁が残るものの、場所や時間を選ばずに仕事ができることは経営者にとっても労働者にとっても大きなメリットです。

DXと働き方改革の両立のためにもテレワークの導入から社内変革を進めてみるのはどうでしょうか。

RPAによる業務効率化

RPAは、Robotic Process Automationの略称で、単純業務や定型化されている作業（データの入力や書類からの数値抽出など）を自動的に代行してくれるツールのことをいいます。

単純作業は人よりも自動化してツールに行わせた方が、ヒューマンエラーもなくなります。
テクノロジーが人に替わって仕事をしてくれる領域が増えれば増えるほど、生産効率は高くなることは明らかです。

このような単純な業務のデジタル化、プロセスの自動化はデジタイゼーション～デジタライゼーションと呼ばれ、DXよりも前の段階に位置付けられますが、DXを目指すにあたっては重要な一歩と言えるでしょう。

データの活用がDXと働き方改革成功の大きなカギ

DX最大の課題は膨大な量のデータを蓄積しても、そのデータを有効に活かすのが難しいところにあります。

働き方改革にしても、単純に労働時間は減少したものの、生産性も比例して下がってしまえば、企業にとって足かせになる政策でしかありません。

労働時間を短縮し、生産性を高めるためには綿密に練られた計画の上で業務をこなす必要があるのです。

そのためにも、業務時間から顧客の購買パターンまで、数値化するのが簡単なところから数値化が難しいところまでも含めて、できるだけ数値で可視化することがポイントになります。

データを活用することが、DXと働き方改革にとって重要なカギとなるでしょう。

働き方改革に貢献するITシステムの分類

働き方改革に貢献するITシステムを紹介します。
もちろん、DX推進のためにも必要なツールになりますので、参考にしてください。

リモートワーク推進システム

インターネットによって個人がネットを基盤にして誰とでも簡単につながることができる時代において、これほど便利なツールを仕事で活かさないという選択肢はありません。

育児や介護などが理由でオフィスに出社しての仕事ができない場合でも、リモートワークを推進させることで在宅ワークが可能になります。

オフィス出社時の交通費や時間コストを考えるとリモートワークの方が、生産性が高いことさえあります。
タイムマネジメントスキルを身に付けている従業員であればあるほど、リモートワークによる生産性拡大の効果は実感しやすいです。

いつでも、どこでも仕事ができる環境を整えておくことは企業にとっても大事なリスク分散でもあります。

労務管理推進システム

「いつでも」「どこでも」の働き方を推進していくと、必ず労務管理の問題が起こります。
正確な勤務時間や勤務場所を適正に管理することは簡単ではありません。

毎回記録をつけてもらい、その記録をもとにバックオフィス業務の担当者が再度記録を確認するなどというサイクルを回してしまえば、DXとは逆行することになります。

バックオフィス業務は重要な業務ですが、企業の利益には直結しません。
それゆえ、可能な限り自動化の検討をするべき業務でもあります。

オンライン上での勤怠の管理、労働時間をクラウド上で可視化するなど、できるだけリアルタイムで人の手を介在させないようなシステムを導入することが重要な要素です。

業務効率推進システム

労働人口が減少する中で、人が行わなくてもいい「データの入力」「データの管理」を自動化することは必須です。
人手不足を人に頼らずに解消するかが労働人口減少という課題解決につながります。

情報を、クラウドツールを活用してプラットフォーム上で一元管理すれば検索の手間を省くこともできます。
データの一覧性というデメリットもタグ付けや格納方法に工夫を加えることで解消できます。

作業時間の短縮は少人数で業務を回していくうえで必須の考え方です。

DXと働き方改革を両立させるための4つのステップ

実際にDXと働き方改革の両立を目指すための手順を4つの段階に分けて解説していきます。

職場環境・体制を整える

まずはリモートワークの導入が必須です。
業態にもよりますが、オフィスを構えて業務を行っている業態である場合、リモートワークは工夫次第で導入することが可能な場合が多いです。

時間や場所といった制約がない状態で仕事が行えるような職場環境と体制を整えましょう。
オフィス以外の場所で仕事をする場合には、労働時間の管理を忘れてはいけません。
オフィスで仕事をするときよりも時間の管理が曖昧になりがちというデメリットもありますので、どのように管理をしていくのか方針を立てましょう。

課題発見と導入ツールの選定

リモートワークによる職場環境が整ったら、今度はリモートワークで仕事をする従業員の目線になって実際の業務をシミュレーションします。

リモートワークでできる仕事とできない仕事が浮き彫りになってきます。
そこで、浮き彫りなった業務をリモートワークでもできる仕組みにするためにはどのような方法がるのかを考えます。

このようにして、次々と課題を発見していき、それを解決するために必要なツールを検討します。
ツールを導入するときのポイントは誰もが簡単に使いこなせるようになるかどうかという点です。

使いこなせないツールを導入した場合、従来の業務手順の方が、生産性が高かったという結果になりかねません。

セキュリティなど、譲歩できない部分もありますが、スペックの高さよりもユーザーフレンドリーで使いやすいツールの導入を検討しましょう。

業務マニュアルの整備と業務フローの告知

ITツールを実際に導入し、業務の仕様が変更したら、業務マニュアルを刷新します。
新しい業務フローを従業員への告知も忘れてはいけません。

これは半ばトップダウンの要領で行う必要があります。
新しいツールを導入して、実際にそれを運用することが決まれば、従業員が運用の仕方を覚えて運用するだけです。

報告の仕方、情報の集め方など、日々の業務に関わる運用方法を一通りレクチャーして使いこなせているのかどうか、経過観察をしていきます。

応用範囲の拡張

ツールを一斉に導入することが躊躇される場合には、デモンストレーションのつもりで小さく始めることを推奨します。

少しずつ運用の仕方のイメージを持たせながら応用の範囲を拡張させていくことで、大きなリスクをとらずに確実なDXへの道を進んでいくことができます。
特に、実際にITツールを導入した後の従業員の業務変化に関する状況のヒアリングを忘れないようにしましょう。

従業員の声を聞くことそのものにも意味はありますが、システムの弱点を知っておくことも重要だからです。

慎重に少しずつ進めていれば、大きな問題は起こりにくいですが、より効率性・利便性を求めると、次々にシステムへの要望が挙がるかもしれません。
すべてのニーズを叶えてくれる完璧なシステムはごく少数です。

ベンダー企業に相談することや自社ならではのアイディアを寄せ集めることも大切であり、その第一歩がシステムを運用している従業員への業務変化に関するヒアリングなのです。

DXで働き方改革を軌道に乗せている事例3選

最後に、DX推進によって働き方改革が軌道に乗せている事例を3つ紹介します。

事例①：毎月200時間の削減に貢献！業務自動化の効果

通信業界大手のソフトバンクがデータ入力等を自動化させたことによって業務時間を毎月およそ200時間削減に成功しているということが話題になりました。

書類のデータの入力などを毎月10名程度の人員を割いていたそうですが、データ入力を自動化させたことによってミスもなく、従業員間でのスキルの差にも依存しなくなったと言います。

また、スマートフォンの紛失時に届く、落とし物通知依頼書についての処理をDX推進の方向で解決を図ったところ、担当者を減らすことに成功したそうです。

業務時間・人件費削減などについては、トータルで判断した際に、事業規模が大きくなればなるほどその効果を実感しやすい傾向にあります。

事例②：ワークフローシステムの導入で経理部のテレワークの実現

テレワーク推進を掲げていても部署によってはなかなか進めることが難しい部署もあるでしょう。
その一つが経理部です。

決算書の作成に必要なデータは社内にあることが多く、持ち出しを禁止している企業も多いです。
また、承認を得るのに必要な捺印をもらうためだけの出社など、テレワークとは無縁な雰囲気を感じさせます。

しかし、ワークフローシステムを導入することによって申請業務の可視化の実現、電子印鑑の利用など、今では経理のDXの方が他の部署よりも進んでいるといわれることも多くなりました。

バックオフィス業務からのDXスタートは非常に効果が得られやすく、推奨されています。
難しいプログラミングを学ぶようなDX人材の育成も必要なく、マーケティングに関わるDXよりも取り組みやすいのです。

ITツールを導入し、運用に慣れさえすればすぐにテレワークの推進にもつながる即効性の高い取り組みです。

経理部門でのDXは働き方改革の観点からも重要な課題といます。
経理部門でのDXについては以下の記事も参考にしてください。

「経理部門のDXは急務！？事例で学ぶ経理のDX推進ポイント」

事例③：有給休暇取得率が50%以上に向上

テレワークを本格的に導入した福井県のソフトウェア開発会社、株式会社永和システムでは、有給休暇の取得率が50%以上に向上したと言います。

主にはテレワークの推進によってのみ成された結果ですが、働き方改革にも通じる考え方がそこにはありました。

半休の取得しやすさを見直し、午前と午後という枠組みを廃止し、4時間という時間帯での有給の申請を認めるようにしたのです。

これによって、会社の近くにお住いの従業員であれば、一度自宅に戻り、家族のとの用事を済ませたり、病院に行ったりすることが可能になりました。
用事が住んだ後に再び会社に戻り勤務をスタートさせますので、イメージとしては4時間という長い休憩時間をもらったということに近いかもしれません。

システム開発に限らず、個人の裁量で仕事のスケジュールが調整しやすい仕事の場合には、休みをとるスケジュールを会社で一律に決めるメリットはなくなります。
トータルで仕事が上手く回るように休みや休憩を調整した方がメリットは大きくなるでしょう。

さらに、大きな仕事が終わった後には連続した3日間を休みにするという休暇制度も設けており、ここまでの取り組みで有給休暇の取得率は50%以上にまで向上したそうです。

まとめ：DXで働き方改革を推進できる

働き方改革もDX推進が重要と言われている背景にも共通の項目があります。
その問題を解決するためには業務のデジタル化、テレワークの推進は必須です。

DX推進ができていないということは、働き方改革についての皆祖意もできていないということかもしれません。

どちらも解決するべき問題点を共有している以上、避けては通れません。
社内業務と働き方を見直し、DX、働き方改革の両方を実現するような取り組みを考えていきましょう。

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