「コミュニケーション研修とは」

「コミュニケーション研修の実施目的とは？」

「コミュニケーション研修の内容は？」

ビジネススキルの中でも重要なものをひとつ挙げるとしたら、コミュニケーション能力は外せないでしょう。

コミュニケーション能力は新入社員だけでなく、中堅社員や管理職など、あらゆるレイヤーの社員にとって必須のスキルです。また、コミュニケーション能力に優れた人材が多い企業は、生産性が高くなる傾向があります。そのため、多くの企業がコミュニケーション研修を実施しています。

今回はコミュニケーション研修の実施目的やメリット、研修内容、成功のポイントなどを紹介するので、これから実施を検討している人事担当者や管理職の方はぜひ参考にしてみてください。

コミュニケ―ション研修とは

コミュニケーション研修とは、仕事を行う上で非常に重要なスキルであるコミュニケーション能力を向上させるための研修です。

ビジネスパーソンは、社内外のさまざまな人々とコミュニケーションを行う機会があります。例えば、社内MTGや上司への報告、プレゼンをはじめ、取引先とのMTGや交渉など、さまざまなシーンで必要なスキルがコミュニケーション能力です。

そのため、ほぼすべての企業において、社員のコミュニケーション能力を強化するために、コミュニケーション研修が実施されています。

コミュニケーション研修の実施目的

多くの企業がコミュニケーション研修を実施する理由は、以下のような課題を解決するためです。本章ではおもな5つの課題について紹介します。

取引先・顧客とのコミュニケーション強化が必要なため

事業やサービスを円滑に進めるためには、取引先や顧客とのコミュニケーション強化が必須です。

取引先や顧客と親密なコミュニケーションが取れないスタッフは、ニーズをくみ取ることができません。そのため、自社の商品やサービスの改善につながる重要な意見やアイデアが得られない結果となるのです。

ホウレンソウを徹底させるため

業務をスムーズに進め、目標を達成するためには、上司と部下の密なホウレンソウ（報告・連絡・相談）が欠かせません。

業務上の課題やトラブルを早急に解決したり、軌道修正をしたりするスピードが、目標達成のカギになるからです。しかし、ホウレンソウが行えない部門やチームでは、致命的なミスが放置され、気が付いたときにはキャッチアップできない状況になるリスクがあるでしょう。

コンプライアンスを遵守するため

企業におけるコンプライアンスを遵守するためにも、スタッフ間のコミュニケーション能力の強化が必要です。

スタッフ間で密なコミュニケーションが取れていない企業では、業務上の間違いや不正があった場合でも、そのまま見過ごされる可能性が高いでしょう。一方、スタッフ同士が密にコミュニケーションを取っている場合は、お互いの目がけん制の役割を果たし、ミスや不正を事前に抑制することが可能です。

離職率を抑制するため

離職率を抑制するためにも、社内スタッフ間のコミュニケーションの強化は必須です。

社会人が離職する理由の多くが人間関係のトラブルであることからも分かるように、企業はスタッフ間のコミュニケーションを強化し、関係性の強化に努める必要があります。例えば、上司と部下のコミュニケーションが少なくなると、認識のズレや誤解が生じ関係性が悪化した結果、離職につながる場合が多いです。

少子高齢化の影響で労働人口が減少傾向の昨今、優秀な人材の確保は非常に困難なため、社内における人材の育成、維持は非常に重要な課題といえるでしょう。

質問力を向上させるため

スタッフ同士の関係性を向上させるためには、スタッフの質問力を高める必要があります。

疑問や認識のズレが発生すると良好な人間関係の構築が難しくなるため、相手に積極的に質問を投げかけてクリアにする必要があるためです。疑問点や認識のズレを放置すると、人間関係はどんどん悪化するため、スタッフ同士のコミュニケーションも薄いものになっていくでしょう。

コミュニケーション研修の実施メリット

多くの企業がコミュニケーション研修を実施するのは、前述した課題を解決するメリットが得られるからです。具体的にどのようなメリットがあるのか紹介します。

社内スタッフ同士の関係性向上

コミュニケーション研修を実施すると、スタッフ間の関係性が向上する効果が期待できます。

スタッフ同士の関係性が向上すると、部署やチーム全体の雰囲気がよくなり、仕事へのモチベーション向上や会社とのエンゲージメント強化につながるでしょう。スタッフ同士の結束が強まり、お互いにフォローアップしあえるようになれば、部門やチームの目標達成に近づくことが可能です。

ホウレンソウの活性化

コミュニケーション研修の実施によって、部署内やチーム内のコミュニケーションが強化されることで、ホウレンソウの活性化にもつながります。

上司・部下の縦のコミュニケーションだけでなく、スタッフ間の横のコミュニケーションが強化されることによって、情報共有の活性化が実現できるでしょう。情報共有の活性化が実現されることで、スタッフの生産性低下の抑制や、ミスや不正の防止が期待できます。

生産性向上

コミュニケーション研修によって、部署やチーム内のコミュニケーションが強化されることで、生産性向上につながる可能性が高いです。

上司と部下、スタッフ間のコミュニケーションが強化されると、抜け漏れが減り、スケジュール通りに業務を遂行しやすくなります。また、業務の目的や将来のビジョンなども共有できれば、スタッフ自身がやるべき業務を把握して自走できる可能性が高まり、さらに生産性の向上が期待できるでしょう。

離職率の抑制

社内のコミュニケーションが強化されることで、スタッフの離職率抑制につながる点も、コミュニケーション研修の大きなメリットです。

スタッフ間のコミュニケーションが活性化され、良好な人間関係が構築できれば、少なくとも人間関係のトラブルで離職する必要はなくなります。また、上司と部下、スタッフ同士がなんでも相談でき、お互いに意見交換などが行える風通しのよい風土が醸成できれば、「もっとこの会社で頑張りたい！」というスタッフが増え、さらに離職率は低下するでしょう。

取引先・顧客との関係性向上

コミュニケーション研修を実施することで、取引先や顧客との関係性が向上する効果も期待できます。

コミュニケーション研修では、社会人に相応しい言葉や敬語の使い方、話の聞き方や話し方、考え方をはじめ、提案力やプレゼンテーション能力も学べるため、社内外のさまざまな人々との関係性強化につなげられるからです。また、コミュニケーションが強化され、社内の雰囲気が良くなった企業のスタッフは、誰に対してもフレンドリーに接しやすくなるので、取引先や顧客に対して良い印象を与えられるようになります。

レイヤーによって異なるコミュニケーション能力

管理職と現場のスタッフに求められるコミュニケーション能力には、当然ながら違う部分があります。本章では、職責のレイヤーごとに求められるコミュニケーション能力について解説します。

新入社員に必要なコミュニケーション能力

新入社員向けのコミュニケーション研修では、おもに相手との関係性構築や話し方、聞き方といった、コミュニケーションの基礎を学ぶことが一般的です。

また、社会人としての一般常識や敬語の使い方、名刺の渡し方なども、新入社員のコミュニケーション研修では定番でしょう。業務をスムーズに遂行するための、ホウレンソウの基礎もコミュニケーション研修で、しっかり学ぶ必要があります。

中堅社員に必要なコミュニケーション能力

中堅社員を対象にしたコミュニケーション研修においては、社内外の人々とコミュニケーションを取る機会が増えるため、より実践的なスキルを学ぶ必要があります。

例えば、相手に効果的に質問する方法や、議論や対話の際、論点などを整理するためのロジカルシンキングといった思考法が代表的です。また、社外の取引先などと交渉を行うケースも出てくるため、ロープレなどでより実践的なテクニックを学ぶケースも多くなります。

さらに、中堅社員になると部下を持つ方がほとんどであるため、リーダーシップやフォロワーシップといったスキルも必要です。なお、リーダーシップは非常に有効なスキルであるため、これだけで別途研修を実施することもあります。

以下の記事ではリーダーシップ研修について詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

リーダーシップ研修とは？目的や内容、実施方法などを紹介（←今回作成した別記事への内部リンク）

管理職に必要なコミュニケーション能力

管理職になると、自分自身のコミュニケーション能力はもちろん、部署内やチーム内のコミュニケーショを活性化し、目標を達成するためのスキル育成が必要です。

そのため、自分が話す内容を相手に分かりやすく説明するためのスキルや、部下自身の課題に気づかせ成長させるためのコーチングスキル、適切な叱り方や褒め方など、個としてではなくチーム全体のコミュニケーションを活性化できる能力を習得する必要があります。また、管理職の場合は、自分よりも上のレイヤーである経営層とコミュニケーションを取る機会も増えるため、部下とのハブのような役割になり、会社の目的やビジョンを正確に伝えることが大切です。

コミュニケーション研修のおもな内容

コミュニケーション研修の内容は企業やレイヤーによって異なりますが、代表的なものとしては以下の3つが挙げられるでしょう。

社会人としてのマナーを習得

新入社員向けのコミュニケーション研修では、社会人としてのマナーを教えることが基本です。

社会人として最低限のマナーが守れていることは、コミュニケーション以前の問題であるため、必修項目といってよいでしょう。新入社員であっても、会社を代表して取引先や顧客と恥ずかしくないコミュニケーションを取るためには、社会人としてのマナーを身につけることが必須です。

効果的な話し方の習得

自分の主張や考えを相手に性格に伝えるための効果的な話し方も、コミュニケーション研修で扱われることが多い内容です。

自分の思っていることのポイントを整理し、論理的かつ簡潔に相手に伝えるスキルは、コミュニケーションにおいてもっとも重要なスキルのひとつだといえるでしょう。また、論点を整理するためには、ロジカルシンキングやクリティカルシンキングといった思考法の活用が効果的なため、これらのみ別の研修で受講するケースも多いです。

クリティカルシンキングやロジカルシンキングについては、以下の記事も参考にしてみてください。

クリティカルシンキングを身につけよう！活用メリットや鍛える方法などを紹介（←今回作成した別記事への内部リンク）

聴く力の習得

コミュニケーションにおいて、効果的な話し方と同じくらい重要なスキルが聴く力です。そのため、コミュニケーション研修では、傾聴スキルをはじめとする聴く力の習得に力を入れます。

相手が何を言っているのか理解できなければ、適切な返答や提案ができません。なお、聴く力の中には、相手の話をしっかり聞く傾聴スキルだけではなく、体の向きや理解していることを示す頷きなどのジェスチャーも含まれます。

コミュニケーション研修を成功させるためのポイント

コミュニケーション研修を受講したスタッフの成長を促すためには、以下3つのポイントを押さえることが重要です。それぞれのポイントについて解説します。

レイヤーや目的にあった研修内容にすること

コミュニケーション研修を成功させるためには、まず受講者の職責レイヤーにマッチした研修内容にすることが大切です。

先ほど紹介したように、職責レイヤーの違いによって、求められるコミュニケーション能力が異なります。そのため、受講者や企業の課題解決につながるカリキュラムを選ぶことが重要です。

例えば、新入社員向けのコミュニケーション研修であれば、正しいビジネスメールや提案書などの書き方を学ぶビジネスライティングの講義を含む必要があります。

中堅社員で社内外スタッフや部下とのMTGが増えるレイヤーのコミュニケーション研修であれば、自らが議論の進行を担えるファシリテーションスキルを含む必要があるでしょう。

管理職などの場合は、取引先と交渉する機会も増えるため、ネゴシエーションスキルの講義が欠かせません。

基礎固めからはじめること

コミュニケーション研修の内容はレイヤーごとに変えなくてはいけませんが、基本となる話し方と聴く力を習得していることが大前提です。（新入社員の場合は、社会人としてのマナーも必要）

コミュニケーションの基本は、自分の考えを相手に正確に伝えて理解してもらうことと、相手の話を聞いて内容を理解し本質を見極めることです。したがって、話し方と聴く力の2つが正しく使いこなせなければ、コミュニケーション自体が成立しない可能性が高く、小手先のスキルをいくら身につけても高い効果は得られません。

そのため、コミュニケーション研修を成功させるためには、まず受講者が話し方と聴く力を習得する基礎固めからはじめ、徐々に高度なスキルを習得できるような内容がおすすめです。

必要なステップを踏むこと

コミュニケーション研修の受講者が高いコミュニケーション能力を身につけるためには、コミュニケーションに必要なステップを踏むことが重要です。

・信頼関係の構築

↓

・相手の話を傾聴する

↓

・自分の真意を相手に伝える

↓

・相互理解

相手と良好なコミュニケーションを取るためには、まず信頼関係を構築する必要があります。相手が話すペースやテンポに合わせて、スムーズに話してもらえるように配慮することで、徐々に関係性がよくなっていくでしょう。

次のステップは、相手の話を傾聴することです。相手の話をよく聞いて、内容を理解します。また、たまにおうむ返しをするなど賛同の姿勢を見せることで、話が盛り上がる効果を期待できるでしょう。

そして、次のステップが、自分の真意を相手に伝えることです。自分の考えを相手に誤解なく伝えるためには、5W1H（「When：いつ」「Where：どこで」「Who：誰が」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」）を意識して話すようにしましょう。

お互いの考えを発信できたら、相手の話す内容を把握したうえで、その真意を理解する必要があります。相手の視点に立ち、立場や価値観などの背景を踏まえて理解を深めることが大切です。双方が相手の視点に立つことで相互理解が進み、さらに良好な関係性が構築されるでしょう。

これらの4つのステップを踏まない場合には、適切にコミュニケーションが成立しないこともあるため注意が必要です。まずは、コミュニケーションを成立させるための型を覚えることが先決といえるでしょう。

すべてのビジネスパーソンが受講するべきコミュニケーション研修

コミュニケーション能力は、あらゆるビジネスパーソンにとって必須のスキルです。職責レイヤーに関わらず、優れたコミュニケーションスキルをもっている方は、高い業績を上げられる可能性が高いでしょう。

コミュニケーション能力が高いと思われる人材にも、さまざまなスキルを身につけることでさらにレベルアップが図れますので、コミュニケーション研修には積極的に参加させるのがおすすめです。

なお、コミュニケーション研修のカリキュラム開発にお悩みの場合は、ぜひHUB on（ハブ オン）をご活用ください。

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