会議の無駄を削減し、生産性を高めるためには、明確なルール作りと適切なツールの活用が不可欠です。
会議の長時間化は、生産性を奪い、参加者の集中力を削ぎます。

しかし、会議を効率化するためのルール作りや最新ツールの活用によって、この慢性的な問題を解決することが可能です。
ここでは、会議をスムーズに進行させ、目的を明確に達成するためのルール作りのポイントを解説します。

また、時間管理から議事録の自動化まで、会議効率化に役立つツールタイプを幅広く紹介。
チームにとって価値ある会議を実現するための参考にしてください。

会議の効率化が求められている背景

効率の良い会議が求められる背景として、日本のGDPや労働生産性といった経済的指標が挙げられます。
時間を浪費する会議は、直接的に業務時間を圧迫し、間接的には従業員のモチベーション低下を引き起こし、さらに生産性を損なうという負のスパイラルを生み出すことさえあります。

日本は長時間労働が常態化しているにも関わらず、GDPの成長率は他の先進国に比べて低迷している側面があることは周知のとおりです。
また、OECD（経済協力開発機構）のデータによると、日本の労働生産性は主要国の中でも下位に位置しており、この問題は国を挙げての課題となっています。

テレワークやDXの進行も求められている状況の中で、生産性の向上が経済成長を促す鍵とされています。
会議の効率化は、無駄な時間を削減し、有意義な業務により多くの時間を割くことで、従業員の生産性を高めるための重要なステップなのです。

日本では「働き方改革」という形で、労働時間の削減と生産性の向上が国策として推進されており、その一環としても会議の効率化が重視されています。
会議の質だけが生産性低下の要因と言い切ることはできませんが、会議の質を向上させることも生産性の向上につながることも間違いありません。

仕事に占める会議の割合は？会議の目的や時間調査

仕事に占める会議の割合は、携わるプロジェクトや役職によって様々です。
一般社員よりも管理職の方が会議に参加する回数も時間も増加傾向にあることが分かっていますが、職場では「どのような目的で」「どれぐらいの時間を」会議に費やしているのでしょうか。
パーソルプロセス＆テクノロジー社が従業員100名以上の企業に勤める従業員500名を対象に行った調査結果がありました。

管理職や一般社員が参加する会議の目的

管理職や一般社員が会議に参加する目的を調査した結果を引用します。

（出典：パーソルプロセス＆テクノロジー『社内会議・社内ミーティングについて』）

最も多いタイプが「進捗報告や情報共有のための会議」となっています。
管理職であれば、「意思決定をするための会議」や「特定の問題を解決するための会議」の割合も増えていますが、一般社員ではおよそ半分の割合となっており、情報共有のための会議が大多数だと分かります。

業務効率化・生産性の向上の観点からは、情報の共有や進捗報告をする会議の数、時間をいかに減らすことができるのかが鍵となりそうです。

管理職や一般社員が参加する会議の時間

管理職や一般社員が参加する会議の時間を調査した結果を引用します。

（出典：パーソルプロセス＆テクノロジー『社内会議・社内ミーティングについて』）

会議の時間は管理職の方が多い傾向にあり、会議1回当たりの時間は30分～1時間が最も多くなっています。
ただ、これは会議1回当たりの時間ですので、週に複数回の会議を開いている場合には、さらに会議にかかる時間が多くなることになります。

週に行われる会議の回数に関するアンケート結果もあわせると、管理職が会議に使われる時間の膨大さが予見されます。

（出典：パーソルプロセス＆テクノロジー『社内会議・社内ミーティングについて』）

「効率がいい」会議とは？会議の種類と効率

効率がいい会議とは、どのような会議でしょうか。
●スムーズに議題が進む
●時間内に会議が終わる
●会議が終わった後に何をするべきか明確になっている
など、いずれも正解です。

「会議」という言葉を聞くと、「話し合い」のイメージが先行するかもしれませんが、会議の種類や目的によっては必ずしも話し合いにならないこともあります。
会議には次のような種類があります。

情報共有会議

目的は情報の共有です。
新しいプロジェクトの概要、会社の方針変更、市場の動向など、特定の情報を参加者全員で共有するために行われます。

意思決定会議

重要な決定を下すための会議です。
新しいプロジェクトの承認、予算の配分、組織の変更などが議題となります。

ブレインストーミング会議

新しいアイディアや解決策を創出するための会議です。
自由な発想を促し、多様な意見を出し合います。

進捗報告会議

プロジェクトの進行状況を報告し、次のステップを計画するために行われます。
進捗の遅れや問題点に対する対策の検討も含まれます。

緊急会議

予期せぬ問題や緊急事態に対応するために急遽開かれる会議です。迅速な意思決定と行動が求められます。

「効率がいい」会議とは？

会議の種類を考えると、「効率」の決め方が難しいということがお分かりいただけると思います。
アイディアを出すための会議で時間だけに捉われた会議の進行はナンセンスですし、緊急で開かれる会議では準備もできずに議題をスムーズに進めることは難しいかもしれません。

一方で、「このタイプの会議は会議そのものをなくせるのでは？」と思うものもあるでしょう。
情報共有などは会議を開かずに共有の方法を考えれば、会議が不要になるかもしれません。

会議の目的と種類によって「効率」を求めた方がいい場合と、そうでない場合があるという前提を理解したうえで、一般的な「話し合い」が必要である会議の効率化について考えていきます。

会議が無駄・非効率と感じる原因5選

会議が無駄・非効率と感じる原因は何でしょうか。
多くの人が「会議が無駄・非効率」と感じる原因を5つ紹介していきます。

①会議の内容・目的が決まっていない

明確なゴール設定がなければ、参加者は目的地なき航海を強いられることになります。
例えば、開発プロジェクトの進捗を共有するはずの会議が、予算の配分問題に話が及び、結局はどちらのテーマも中途半端な議論で終了。
このような場合、貴重な時間とリソースが無駄に消費され、組織の生産性低下に繋がります。

また、議題が定まっていない状態で会議に臨むことは、参加者の準備不足を招きます。
それぞれが異なるテーマを思い描き、混沌とした議論が交わされる中で、本来集中すべき焦点が見失われがちです。

②会議の時間が決まっていない

人間の集中力は限られており、特に注意力が持続する時間は平均して約90分とされています。
この集中力の限界を踏まえた会議のスケジューリングをしておきましょう。

また、開始時刻が明確になっていないと、参加者が遅れがちになり、会議の開始自体が遅れることになります。
これは会議の効果を著しく低下させるだけでなく、参加者のモチベーションにも悪影響を及ぼします。
終了時刻が決まっていない場合、話が脱線しやすくなり、結論が出にくい状況に陥りがちです。

会議には明確なタイムテーブルを設け、議題ごとの時間配分を事前に計画すしておくことも重要です。

③参加者が多すぎる

必要以上に多くの人が会議に参加すると、議論が散漫になりがちです。
それぞれの意見を聞く時間が長くなり、結論が出るまでのプロセスが遅くなります。
また、参加者全員が会議の目的に直結するわけではないため、関連性の低い議論が発生し、本来の議題から逸脱する可能性が高まります。
効率的な会議を行うためには、必要な人材だけを厳選することが大事です。

④参加者の役割が決まっていない

役割が決まっていない状態での会議は、方向性を見失いがちです。
例えば、議論の進行役がいなければ、話は脱線しやすく、重要な議題からそれた無関係な話題に時間を取られてしまいます。
また、発言者が決まっていないと、意見交換が活発に行われず、結論が出にくい状況に陥ります。
議事録を記録する担当者が不在だと、決定事項やアクションプランが文書化されず、その結果、後の業務に混乱を招くことにもなりかねません。
これらの問題は、会議の目的を達成するための大きな障害となり得ます。

⑤資料作成・共有の手間

資料が紙ベースである場合、参加者による情報の収集・検索に必要以上の時間を費やすことになりかねません。
これは、目的のページを見つけるのに苦労したり、重要なデータを参照する際に迅速にアクセスできないことに起因します。
また、デジタル形式の資料であっても、保存場所が一元管理されていないために同様の問題が生じます。
ファイルの散在は、参加者が関連資料を探す際に混乱を招き、結果として会議の時間が無駄に消費されることになります。
資料の適切な事前共有と整理は、スムーズな会議運営に不可欠であり、デジタルツールを活用することで、これらの問題は大幅に軽減できることを忘れてはなりません。

デジタルファイルの簡易的な整理の仕方については以下の記事も参考にしてください。
「データやファイルの整理は大丈夫？データやファイル整理のメリットと方法を解説」

会議効率化に向けた7つのルール

「会議が非効率・無駄」と感じてしまう原因を払拭するようなルール作りが会議の効率化につながります。
具体的なルールを7つ紹介しますので、参考にしてください。

ルール①：会議・議題毎の所要時間の決定

会議の合計時間、各議題に割り当てる時間を事前に決定し、それを厳守するルールを設けましょう。
たとえば、一つのトピックにつき10分と制限を設けることで、無駄な雑談を排除し、議論を要点に絞ることができます。参加者は限られた時間の中で要点を絞り込み、効果的なコミュニケーションを心がけるようになります。

また、全員が時間制限を意識することで、時間管理スキルが自然と身につき、他の業務においても時間を有効に活用する文化が醸成されていきます。
進行役は時計を見ながら会議をコントロールし、設定時間が経過したら積極的に次の議題へ移行するように促す責任を持ちます。
この進行役の役割は、上司や社長であっても中立的に運営することで、全員が平等に時間を共有し、集中力高く議論に参加する環境を作り出します。

ルール②：進行役の決定

効率的な会議運営に不可欠なのが、進行役の存在です。
進行役は、会議の目的を達成するための指揮者としての役割を担い、議論が本線から逸れないように軌道修正を行います。
進行役がいると、各議題に対して十分な議論がなされるよう促進すると同時に、全体の時間管理を見据え、それぞれの段階で適切な時間配分を行うことが可能になります。

さらに、進行役は会議の中で発言者を公平にコントロールし、多様な意見が出るよう配慮することも重要です。
これにより、全員が参加しやすい環境が生まれ、多角的な視点からの意見が集約され、より質の高い結論にたどり着けるでしょう。

会議が多い企業で、「会議のたびに進行役を決めるのが手間」という場合には、毎回の会議に出席することが決まっている人に進行役をお願いすることも一つの選択肢です。

ルール③：会議の目的・参加者の姿勢

会議の目的や参加者の姿勢を事前にルール化しておくことも重要です。
会議招集の際に目的と議題を事前に共有し、会議開始時にも再確認を行うことで、全員の意識を統一します。
また、参加者には集中力を維持する姿勢が求められます。
これは、余計な雑談を避け、本題に即した議論に専念するために重要です。

飲食物を会議室に持ち込むと、気が散ってしまう原因にもなります。
空腹時よりも満腹時の方がリラックスしてしまい、集中力が低下しやすいため、会議の時間帯は食事の前後を避けると良いでしょう。

また、デジタルデバイスは必要最小限に抑え、集中を妨げる要因を排除する取り組みもいいかもしれません。

ルール④：参加者の厳選

会議の質と生産性を高めるためには、関係者を適切に選ぶことが不可欠です。
必要な決定を行う権限を持つ人、議題に直接的な影響を与えることができる専門家、プロジェクトの成否に責任を持つ担当者など、議論に本質的な貢献ができる「マスト」なメンバーを優先して招待しましょう。
一方で、「ウォント」なメンバー、つまり参加が理想的ではあるが、不在でも会議の成立には影響しない人たちは、オプショナルな招待とすることで、会議のスリム化を図ります。

また、自身が会議に招待された際には、参加の必要性を自問自答することも大切です。
議題と自身の業務との関連性を考慮し、会議の目的に対して積極的に貢献できるかを見極めます。
場合によっては、積極的に欠席を選択することも、全体の効率化につながります。
特に管理職や上位の立場の人々が、権威に基づいて参加してしまうケースは、会議の冗長化を招く原因となり得ます。
会議の質を高め、結果にコミットするためにも、適切な参加者選びは会議効率化を推進する上で欠かせない要素です。

ルール⑤：会議資料の共有

会議資料は会議の数日前には全員に配布されるべきです。そうすることで、参加者は議題に対して自分の意見や提案を練ることができ、より具体的で建設的な議論が行われるようになります。

さらに、資料共有を通じて、会議の目的とその成果目標を事前に設定しておくことも大切です。
これは、会議に臨む姿勢を整えるだけでなく、目的意識を持って効率的に時間を使うためのガイドラインを提供します。
たとえば、マーケティング戦略会議で「次四半期のキャンペーン案を具体化する」というクリアな目標を持つことで、参加者は目標達成に向けて具体的な案を事前に準備することができます。

また、「会議資料が本当に必要なのか？」という観点も面白いかもしれません。
会議のための資料は一切作成せずに、数値の共有などが必要な場合には生データだけを見せるだけでもいいでしょう。

企業文化にあった適切な選択ができると生産性向上・効率化も図れます。

ルール⑥：議事録

議事録に関するルールも明確化しておきましょう。
良質な議事録は、参加者が共有する正確な情報の源泉であり、会議後のアクションプランを明確にするために不可欠です。
議事録を取る際には、話し合われた内容、決定された事項、行動計画と担当者、そして次回の会議の日程などを網羅的に記録することが大切です。

企業によって何を重視するかは異なるかもしれませんが、議事録で記録するべき内容を参加者の間で共通の認識（ルール）を作っておくことが大切です。

ルール⑦：会議終了後

会議のための会議をしないためにも、会議終了後の「追いかけ」もルール化しておくことをおすすめします。

会議終了後の課題（宿題）は、参加者全員に共有されるべきであり、誰が何をいつまでに行うのかを具体的に記載します。
決定事項に対するフォローアップの体制や、それぞれの担当者が責任を持ってタスクを遂行できるように、サポート体制まで仕組化できれば、会議のコストパフォーマンスが良くなることが期待できるでしょう。

会議効率化のためのユニークなルール

会議を効率化するために、様々な企業が会議時のルールを決めているかと思います。
ここでは、そんな会会議効率化のルールの中から、ユニークなものを厳選して紹介していきます。
自分たちの会議ですぐに取り入られるかどうかは別にして、多くの学びある内容が含まれています。

株式会社野村総合研究所：ペーパーレス化の徹底を実施

資料の整理・管理が煩雑になっていたことを改良すべく、同社では共有するべき資料を電子化することでペーパーレス化を実施。

個人の資料に至っては思い切って破棄するという方針に。
会議でも資料の配布を行わずにプロジェクターで映写することで会議参加者に共有するなど、加えて会議の時間規制や目的の共有などを事前に行うことで会議時間は30分以上短縮されたと言います。

株式会社日本ピーエス：会議中の人件費を可視化

「会議には人件費がかかっている」という認識はあっても、「どのぐらいの人件費か」まで追求して考えたことは少ないのではないでしょうか。

同社では、「会議に参加した人数」や「時間単価」に「会議にかかった時間」を乗じることで会議費用をコストと捉えるようにしました。
このように、会議参加者のコスト意識を高くすることで無駄な会議をしないように心がけられるかもしれません。

楽天株式会社：会議中は疑問解消に専念

同社では、会議の時間を有意義に使う方法を試行錯誤した結果、「会議の時間は会議でしかできないことに費やす」という施策をとりました。
会議の参加者には事前にアジェンダや資料を共有しておき、参加者は共有された資料に目を通しておきます。
会議の時間にはその資料を読んで生じた疑問点を解消するためだけの話し合いをすることで、1時間かかっていた会議は10分程度にまで短縮されたと言います。

情報共有型の会議が多く、時間もかかってしまうと感じている企業は、資料の事前共有型の会議を行うと効果的かもしれません。

Amazon・トヨタ自動車株式会社：会議資料の作成を禁止

効率化を追求してきた企業の代名詞ともいえるAmazonやトヨタ自動車株式会社。
「会議室に資料を持ち込んではいけない」
「パワーポイントで会議資料を作成してはいけない」
というような独特なルールがあります。

「内部報告のための資料作りが無駄」と感じたことがある方、「パワーポイントで資料を作成すると、ついつい仕事の本質とは違うデザインにこだわってしまう」という方もいるのではないでしょうか。

「会議の目的が何であるのか」を考え、その目的を達成するのに必要のないことはとことん削っていくという発想も重要かもしれません。

Google：会議時間への意識を強化

Googleで行われる会議の中には、参加者全員に時間に対しての意識を強く持たせるために、大きなタイマーを設置しているものもあるようです。

会議の時間はタダではないと意識させることで、ダラダラした生産性のない会議を減らすことができるかもしれません。

会議効率化のために有効なツール

会議をスムーズに効率よく行うためにデジタルツールを活用することもできます。
会議中だけでなく、会議前や会議後に活用できるツールをタイプ別にまとめました。

会議前：スケジュール管理ツール

スケジュール管理ツールを導入すれば、全社員の予定が一覧でき、会議の最適な日時を迅速に把握できます。
さらに、変更があった場合でも、スケジュールの即時更新が可能となり、全メンバーに速やかに情報が共有されます。
会議の日程調整にかかる時間を大幅に削減し、それぞれの作業に集中できる環境を整えることが可能です。

加えて、スケジュール管理ツールはタスクの進捗管理機能も備えているものが多く、会議のアジェンダや目標の設定、進行状況の確認が一元的に行えるため、会議前の準備から会議後のフォローアップまで、プロセス全体の効率化につながるでしょう。

会議中：タイムキーパーツール

タイムキーパーツールを活用することで、アジェンダに沿ったスムーズな進行が可能となります。
例えば、議題ごとに割り当てられた時間をデジタルで表示し、それを参加者が常に確認できるようにすることで、時間に対する意識が高まります。
また、発言時間が制限されることで、各自が簡潔かつ要点を押さえた発言を心掛けるようになり、結果として会議の全体的な時間短縮にも寄与します。

会議中：Web会議ツール

「Web会議ツール」は、地理的な制約を超えてチーム間のコミュニケーションを可能にする必須のツールです。
インターネットを介して、リアルタイムでの音声や映像のやり取りを実現し、会議の効率化を図ります。
これらのツールは、画面共有機能やファイル共有、さらにはリアルタイムチャットなど、多彩な機能を提供しており、参加者同士のインタラクションを高めることができます。

特に最近では、クラウドベースのWeb会議ツールの普及により、専門的な知識がないユーザーでも簡単にオンライン会議をセットアップし、世界中どこからでもアクセスすることが可能になりました。
会議のスタイルに合わせて、画面の分割表示、アンケート機能の利用、録画機能などを駆使し、より生産的な会議を実施することができます。

テレワークに関する詳細は以下の記事も参考にしてください。
「DXはテレワークからスタート？テレワークDXの課題や解決策を解説」

会議後：議事録作成ツール

議事録作成ツールは、テンプレートに基づいてリアルタイムで議事録を共同作成することが可能で、これにより会議の内容を瞬時に記録し、情報の漏れを防ぎます。

また、議事録からアクションアイテムを抽出し、タスクとして割り振ることも容易です。
会議後のフォローアップが簡単かつ確実になり、関係者間でのコミュニケーションもツールを通じて効率的に行えるようになります。

まとめ：最大の会議効率化は会議を行わないこと

会議の効率化のポイントや会議時のルールについてまとめました。
しかし、最大の会議の効率化は「会議そのものを行わない」ことです。

会議の種類の中にもありましたが、情報共有のための会議は日々の報連相や情報の共有の工夫によって会議で取りあげるべき議題から外すこともでき、それによって効率や生産性も高くなるでしょう。

定例化された会議であればあるほど、その会議の目的・意義は見失いがちです。
もう一度、今の状態の会議が最良の形であるのかを見直してもいいかもしれません。

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