タイムカードの打刻は、従業員の勤務時間管理に不可欠ですが、その運用には明確なルールが必要です。
本記事では、タイムカード打刻のルール作りの重要性と、効果的なルール例を紹介します。

適切なルールを設けることで、不正防止、労働時間の正確な把握、従業員と会社の信頼関係構築につながります。
具体的な事例を交えながら、実践的なルール作りのポイントを解説しますので、この記事を通じて、タイムカードで勤怠管理を行っている方は、会社でも効率的かつ公平なタイムカード管理を実現するヒントにしてください。

タイムカードの打刻にルールが必要な理由

「タイムカードの打刻にそんなに細かいルールが必要なの？」と思われる方もいるかもしれませんが、タイムカードの打刻には厳密なルールを社内で決めておく必要があります。
ここでは、タイムカードの打刻にルールが必要な理由を解説しています。

労働時間の記録は義務化されているから

働き方改革の推進に伴い、企業は従業員の労働時間を正確に記録し、管理することが法律により義務付けられました。
タイムカードによる勤怠管理を採用している企業がこの義務を果たすためには、タイムカードの打刻ルールの明確化が欠かせません。

正確な労働時間の記録は、従業員の健康保護や適切な労働条件の確保だけでなく、残業時間の適正管理にも直結します。
また、労働時間の透明性を高めることで、従業員と企業間の信頼関係を構築し、労働紛争の未然防止にもつながるため、ルール作りは必須であると言えるでしょう。

打刻の不正が生じてしまうから

タイムカードの打刻に関するルールが不明確だと、代理打刻や打刻漏れ、記録の改ざんなど、さまざまな不正行為が生じるリスクが高まります。
これらの行為は、従業員の実際の労働時間と報告された労働時間の間に不一致を生じさせ、企業の人件費管理や労働法遵守に直接影響を与えます。
明確な打刻ルールを設定し、従業員全員がこれを理解し遵守することは、透明性を保ち、公正な労働環境を実現する上で欠かせません。

また、不正行為が発生した際の適切な対応策やペナルティをあらかじめ定めておくことは、問題発生時の迅速かつ公平な処理を保証し、従業員との信頼関係を維持するためにも必要です。
このように、タイムカードの打刻にルールを設けることは、企業と従業員双方にとって、正確な労働時間の把握と不正防止のために不可欠です。

打刻漏れが修正業務量を増やすから

タイムカードの打刻漏れも、企業の労務管理において無視できない問題。
打刻漏れが頻繁に発生すると、人事や労務管理担当者がこれを補正するために多大な時間と労力を費やす必要があります。
正確な労働時間の記録は、従業員の給与計算や労働時間の適正管理に直結するため、打刻漏れは直接的に企業の運営効率を低下させる原因となります。

このような状況を防ぐためには、タイムカードの打刻に関する明確なルールを設定し、従業員がこれを遵守することが重要です。
適切なルールを設け、従業員にその重要性を周知することで、打刻漏れによる追加の修正業務を最小限に抑えましょう。

労働時間の定義

タイムカードの打刻ルールを構築する際には、まず労働時間の正確な定義を理解することが重要。
労働時間とは、従業員が職務に就いている、つまり業務遂行のために雇用者の指示のもとで活動している時間のことを指します。
これには、出勤してから退勤するまでの時間だけでなく、仕事の準備や後片付け、必要な研修や教育訓練の時間も含まれます。

特に、作業着への着替えや清掃作業、待機時間など、業務遂行に必須の活動も労働時間に算入されることには要注意。
タイムカードの打刻ルールを策定する前に、これらの時間が適切に労働時間として認識され、管理されるようにすることが、正確な労働時間の把握には不可欠です。
労働時間を明確に定義し、適切に管理することは、従業員の権利を守り、企業の運営を円滑にするためにも欠かせません。

タイムカード打刻のルール例

タイムカード打刻時における具体的なルール例を紹介していきます。

出社時の打刻ルール

正確な労働時間の把握を実現するため、企業は出社時の打刻に関して明確なルールを設定する必要があります。
例えば、オフィスの入口や必要な準備が完了する場所にタイムレコーダーを設置し、従業員が事業場に到着した直後に打刻することを義務付けるなどです。
打刻漏れを未然に防ぎ、勤務時間の正確な記録を確保するための工夫を考えることが大切です。
また、勤務開始前の不正な行為を防止するため、始業時間前の打刻は特定の条件下でのみ認められるといったルールを設けることも有効でしょう。

休憩時の打刻ルール

休憩時のタイムカード打刻のルールは、休憩がしっかり取れているかを確かめるために大切です。
休憩を始めるときと終わるときにタイムカードを打つことで、仕事の時間と休み時間がはっきりわかります。
これによって、休憩時間が正しく守られていることが分かり、みんなが公平に休めるようになります。
なお、休憩中に電話を取ったり、来客の対応をしたりする場合は、これが仕事の時間に含まれるようになるので、記録するようにしましょう。

退社時の打刻ルール

打刻をする時のルールは、仕事が終わったらすぐにタイムカードを押すことを基本にしましょう。
この習慣をつけることで、わすれずに正確に勤務時間を記録できます。
ただし、仕事のあとにする片づけや着替えの時間も、仕事の時間に入ります。
すべての業務が終わってからタイムカードを押すようにしてください。
このシンプルなルールを守ることで、公平に、正しい時間で働いた記録を残すことができます。

打刻者のルール

タイムカードを押す時は、自分で押すことが大原則。
他の人に頼んで押してもらうことは例外を許さず禁止しておくことが無難です。
急な体調不良、電車が遅れて遅刻した時も、誰かに頼まず、自分で遅れた理由を説明させるようなルールが望ましいでしょう。

打刻修正のルール

タイムカードの打刻を間違えたときの修正には、きちんとした手順を明確にしておきましょう。
間違いに気づいたら、すぐに上司や人事担当者に報告することを義務化するのがよいかもしれません。
自分で勝手に修正するのではなく、必ず確認を受けてから修正作業をするルールを浸透させておくことが大切です。
もし、打刻の時間に大きな違いがある場合は、なぜそうなったのかを説明できる証拠や資料を用意してもらうなど、どこまで徹底するかは企業風土・業態などによって異なるかもしれませんが、原則を決めておくことは重要です。

タイムカードが打刻できない場合のルール

タイムカードを物理的に押せない時、例えば外回りや在宅勤務の場合には、特別なルールが必要です。そんな時は、メールやビジネス用のチャットツールを使って、仕事が始まったときと終わった時を報告する方法があります。
また、パソコンを使う仕事なら、パソコンのログインとログアウトの時間を仕事の始まりと終わりとして扱うこともできます。

打刻ミスをしたときの対応ルール

タイムカードを間違えて打った時の対応は、会社でしっかりルールを決めておくことが大事です。
もし打刻を間違えたら、すぐに上司や人事担当者に報告しましょう。自分で勝手に直さず、必ず確認を受けてから修正するように決めましょう。。

不正をしたときの対応ルール

タイムカードで不正をしたときの対応も、会社でしっかりとルールを設けていることが大切。
例えば、タイムカードの打刻をわざと忘れたり、間違った時間で打刻したりする行為は、まじめに働いている人たちのモチベーションに悪い影響を与える可能性もあります。
不正行為があったときは、最初は注意や戒告から始めます。
改善が見られないときのために、厳しい処分を明文化しておくことも検討しましょう。

タイムカードの「打刻まるめ」にもルールが必要

タイムカードによって勤怠管理をしている企業の場合、「打刻丸め」を行っていることもあるのではないでしょうか。
しかし、打刻丸めは正確に運用されていないと違法となることもありますので、注意が必要です。

「打刻まるめ」とは？

勤怠管理での打刻丸め（または丸め処理）は、従業員が実際に働いた時間の端数を整理する方法。
この処理では、出社や退社の時間を一定の基準に基づいて切り上げたり切り捨てたりします。
例えば、15分単位で丸める会社では、8時13分に出社した場合、切り上げると8時15分に、切り捨てると8時00分に記録されます。

企業によっては、始業と終業で丸める単位が異なることもあるでしょう。
始業時は15分単位、終業時は30分単位で丸めるなど、そのルールは様々です。
この丸め処理を行う主な目的は、勤務時間の計算を簡略化することにあります。

しかし、この処理を適切に行わないと、労働法違反になる可能性も。
従業員の実働時間が正確に反映されず、不当に労働時間が少なく見積もられることで、賃金の不足が生じる場合は違法となります。
そのため、丸め処理を行う際には、従業員が適正に評価され、報酬を得られるように、公平かつ透明性のあるルールを設定し、適用することが重要です。
企業は、このような処理のルールを明確にし、従業員に周知しなければなりません。

始業時の「打刻まるめ」のルール例

始業時の打刻丸めでは、始業時刻と実際に出社したときの時刻とのズレもしばしば。
会社が8時30分始業と定めている場合、従業員が8時13分に出社した際の扱いをどうするかが問題になります。
このとき、「5分単位」でまるめるルールを設けると、8時13分の打刻は8時15分に切り上げられ、正確な勤務時間が反映されます。

しかし、15分や30分単位でまるめるルールもあり、同じ8時13分の出社が8時00分に切り捨てられる（15分単位の場合）か、8時30分に切り上げられる（30分単位の場合）と、従業員の実際の勤務時間と大きく異なる結果になりかねません。

特に、遅刻をした場合の扱いには注意が必要です。
9時始業で9時10分に出社した従業員を例にとると、15分単位でまるめるルールでは9時15分として扱われ、実際に働いた5分間が反映されません。
遅刻した場合はすぐに業務に取り掛かることが多いことを考えると、ルールの明確化が必要となるでしょう。
このような問題を避けるため、遅刻時の打刻は「実際の出社時間」を基準にするなど、柔軟な対応が求められます。

終業時の「打刻まるめ」のルール例

終業時の「打刻まるめ」については、正確な勤務時間を把握し、残業代の適正な支払いを保証するためにも重要になります。
終業時間が17時の場合、17時3分に退社した従業員の打刻をどう扱うかという問題があります。
一般的な「打刻まるめ」の方法としては、5分や15分の単位で丸める方法があります。
この場合、5分単位で丸めるルールだと、17時3分は17時5分として扱われます。
一方で、15分単位だと17時0分として扱われますが、残業代の支払いが不足するため、このような丸め方は認められません。

終業時には、数分の差が残業代の計算に大きく影響するため、従業員の権利を守る観点からも丸めることをしないこともあります。

タイムカードでの勤怠管理の問題点

上述したように、タイムカードで従業員の勤怠を管理することは給与計算の際にも大変な手間になることがほとんどです。
タイムカードで勤怠管理をする際の問題点についてまとめました。

勤怠処理に時間がかかる

タイムカードによる勤怠管理は、各従業員の勤務時間が異なるため、これらのデータを一つひとつ手作業で集計する必要が生じます。
打刻忘れや打刻ミスが発生した場合、その修正にも追加の時間が必要です。
労務管理を担当するスタッフの作業負担が大きくなり、効率的な勤怠管理の妨げにも。

この時間のかかるプロセスは、特に大規模な企業や勤務時間が不規則な業種での課題となり得ます。
労働時間の正確な管理は必要不可欠ですが、より効率的な方法への移行が求められています。

従業員の勤務時間をリアルタイムで把握できない

タイムカードを使った勤怠管理では、従業員の勤務時間をその場で把握することが難しいという問題があります。
通常、タイムカードのデータは月末や月初めにまとめて集計されるため、実際の勤務状況を日々追跡することができません。
これにより、管理者が従業員の労働時間をリアルタイムで確認し、必要に応じて調整を加えることが困難になります。

特に時間外労働の管理において、この遅れは問題を引き起こす可能性があります。
現代の労働環境では、従業員の健康と生産性を維持するために、勤務時間の適切な管理が非常に重要です。
そのため、勤務時間のリアルタイムな把握が難しいタイムカードシステムは、効率的な勤怠管理を妨げる要因となるのです。

勤怠処理時の集計ミスの可能性

タイムカードを使った勤怠管理には、集計時のミスが発生するリスクが伴います。
手動での勤怠データの集計作業は、人間が行うため、誤った入力や計算ミスが起こりがち。タイムカードのデータを集計表に転記する際に、数字を間違えてしまったり、勤務時間の計算を誤ったりすることも。
このようなミスは、従業員の給与計算や有給休暇の管理に直接影響し、最終的には給与の過少支払いや過多支払い、有給休暇の誤った記録といった問題を引き起こす可能性があります。

集計のルールが人によって異なる可能性

手動でのデータ転記や集計作業を行う際、個々の担当者が独自の基準で勤怠データに「手を加える」ことが少なくありません。
ある従業員の遅刻を見逃したり、早退時間を切り上げて計算したりするなど、これらの行為は従業員間での不公平を生じさせ、場合によっては法律違反にもなりかねません。

このような問題を避けるためには、勤怠管理のルールを明確にし、全ての従業員に対して一貫した処理を行うことが重要です。
勤怠管理システムの導入による自動化や、担当者による集計作業の標準化も有効な解決策となります。

タイムカード以外の勤怠管理例

タイムカード以外にも、
●上司が部下の勤怠を管理する
●従業員が出勤簿へ記録する
●従業員が遅刻・早退の届出をする
●従業員が時間外労働・休日労働の申請をする
●上司・使用者が時間外労働・休日労働の指示書を出す
といった勤怠管理の方法もあります。

上司が部下の勤怠を管理する

上司の負担が増える可能性がありますが、部下の勤務状況を正確に把握でき、個別のフォローアップや指導が容易になります。

従業員が出勤簿へ記録する

従業員自身が出勤簿に勤務時間を記入する方法です。
シンプルでコストがかからない一方で、記録の正確性や改ざんのリスクに依存します。
また、集計作業が手作業になるため、時間がかかる可能性があります。

従業員が遅刻・早退の届出をする

従業員が遅刻や早退をした場合に、届出を提出するシステムです。
理由を含めた届出は、勤怠管理の透明性を高め、理解や対応を容易にしますが、届出の管理や追跡にはシステムが必要になることがあります。

従業員が時間外労働・休日労働の申請をする

従業員が時間外や休日の労働を行う前に申請する方法です。
不必要な残業の抑制や労働時間の適正管理に役立ちますが、申請と承認のプロセスが求められ、運用には工夫が必要です。

上司・使用者が時間外労働・休日労働の指示書を出す

上司や使用者が、時間外労働や休日労働を指示する際に指示書を発行します。
この方法は、労働時間の管理を厳格に行うことができ、労働基準法等の法令遵守にもつながりますが、指示書の発行と保管には体系的な管理が必要です。

勤怠管理を自動化するメリット

先ほど紹介したタイムカードによる勤怠管理の問題点を解消するのが勤怠管理の自動化システム。
まず、時間の節約が大きな利点です。
自動化システムは従業員の出勤・退勤時間をリアルタイムで正確に記録し、即座にデータ集計が可能。
これにより、勤怠管理のための手作業が大幅に削減され、人事部門や管理者の時間を他の重要な業務に再配分できます。

また、自動化システムは集計ミスを防ぎます。
人的ミスによる計算間違いや転記ミスがなくなり、従業員の勤務時間が正確に管理されるため、給与計算の正確性が向上し、従業員の満足度向上にもつながるでしょう。

自動化システムは勤務時間のリアルタイム監視を可能にし、過剰な残業の早期発見や労働法規が守られているかまで自動化できるのもメリット。
システムを通じて勤務状況を即座に把握でき、必要に応じて迅速に対応できます。
自動化された勤怠管理システムは、リモートワークやフレックスタイムなど、柔軟な働き方をサポートする点でも有効です。
可視化された勤怠管理であれば、従業員も企業も不正ができない透明性を維持した運営ができるでしょう。

まとめ：タイムカード管理だけでなく、デジタル化の検討も

タイムカードで勤怠管理をすることは、導入しやすいというメリットがある一方で、アナログゆえの問題点が多いのが難所。

コア業務のデジタル化、DX推進は難易度の高い工程がいくつも存在しますが、バックオフィス業務のデジタル化はそこまで難しい工程を挟むことはありません。
社内の多くの業務がアナログで進んでいる場合には、勤怠管理などのバックオフィス業務からデジタル化を進めていくことをおすすめします。

テレワークも進んでいる昨今。
テレワークを前提とした勤怠管理の仕組みを構築しておくのもいいかもしれません。

テレワークと勤怠管理については以下の記事も参考にしてください。
「テレワークの勤怠管理の課題は？勤怠管理の課題解決とツール選びのポイント」

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