「部下への指示で意識すべき3つのこと」

「上司も部下も感情の生き物」

「部下を育てる指示とフィードバック」

部下が思うように仕事をしてくれない、自分の指示が悪いのかもしれない、部下の理解力が普通の人よりもないのでは？など、
部下を抱える上司にとって、このような悩みを持っている方は少なからずいるでしょう。
仕事の失敗は基本的には上司の責任と言われますが、本当にそうなのかと疑いたくなる気持ちも分かります。

しかし、結論は少々残酷ですが、部下の仕事の失敗の99％は上司の責任と言えるでしょう。
例外的に部下の理解力が著しく欠けていることや、能力的に厳しいと感じるものもあるかもしれませんが、それさえも、仕事の采配をするのは上司の仕事。
できる仕事をコツコツと任せていき、少しずつステップアップさせていく育成プランも用意できるはずです。

部下を育てることに注目した上司の指示の出し方など、育成に関連した内容を紹介しています。

部下への指示で意識すべき3つのこと

部下への指示出しが上手くいかない、ミスコミュニケーションによってストレスが溜まる、仕事が滞ってしまうことはよくある話です。

部下の仕事のミスの責任は上司の指示出しに原因があることもあります。
もう一度、部下への指示出しの内容を振り返る機会を作ってみましょう。

指示と要望は具体的に

部下への指示出しの原則に、「指示と要望は具体的に」というものがあります。
特に、入社して日が浅い社員に仕事を渡して、「これをやっておいてほしい」という指示だけでは、何をどのように行えばいいのか分かりません。
右も左も分からない社員にそのまま仕事を投げるのは、賢いやり方ではありませんし、「分からないことがあったら聞いて」と優しく声をかけていたとしても、
全てが分からない人に、このタイプの声掛けが機能するとも思えません。

仕事を与える時には、
①一度その仕事を経験したことがある
②部下の裁量権の範囲内で完結させることができる
③指示通りに動きさえすれば終了する

最初は、この三つを意識できるとよいでしょう。
いつまでも、このタイプの仕事ばかりをやらせておくのは、成長しませんし、部下からも「責任のある仕事を担いたい」という要望も出てくるかもしれません。

普段以上に言葉の数が多くなることに、面倒くささを感じるのは分かりますが、そこを耐えて、指示されたことだけをこなせば本当にできるものになっているのかを、相手の立場になって考えることが重要です。
一度自分で、自分の指示通りにやった状態をイメージすることも効果的です。

社内での仕事の意味を具体的に

部下によっては、「どうしてこんな簡単な仕事を自分に押し付けるんだ。」「もっと難しくて大事な仕事を任せてもらいたい。」と思っている人もいるかもしれません。
口に出すか出さないかは別にして、こういうことを思う部下もいる可能性を知っておくことは大切です。

そこで、仕事を依頼する時には、その仕事の内容に関わらずに、その仕事が、会社にとってどうして必要なのかを説明しておきましょう。
その仕事が必要であるか、不要であるかは部下の判断で決めさせるべきものではありません。
上司が必要と判断したら、その仕事をこなす。
それだけのことなのですが、目的も分からずに、意味も分からない仕事をやらされているのは、それはそれで拷問に近い苦しみを感じるものです。

その仕事をやるように指示した経緯や仕事の意味をしっかりと伝えることが大切です。
仕事の意味を説明することによって、指示した側も、その仕事を部下がやってくれているという再認識が成され、部下への感謝の気持ちを持つこともできます。

部下に指示を出した意図を具体的に

なぜ、その仕事を部下に指示したのでしょうか。

人手不足だから。
他に頼める人がいなかったから。

などの消極的な理由である場合は確かにあります。

切羽詰まっており、緊急性も重要度も高いものは、その雰囲気を伝えるだけで、部下にも緊張感が伝わり、動いてくれるかもしれません。
しかし、誰でもいい仕事が自分のところに回ってきたと感じた部下はどのような働き方をするのでしょうか。
自分の中での精一杯のパフォーマンスで仕事をこなしてくれるでしょうか。
少し難しいとは思いませんか。

そこで、仕事を部下にお願いする時には、その人にしかお願いできない雰囲気を出しながらお願いすることも人を動かすうえで重要なコツの一つです。

しかし、すべての仕事がそういう特徴のあるものとは限りませんし、仕事の指示出しをする度に、その意図を伝えることは難しいと思いますので、全体研修時などで仕事の一連の流れやそれぞれの仕事の意味、必要性や誰が担当することになっているのかをまとめて説明しておくことも必要です。

上司も部下も感情の生き物

上司も部下も結局は人間です。
人間は感情の生き物ですから、イライラしてはいけないと頭では分かっていても、つい感情的になってしまうことはあります。
イライラの矛先を他の誰かに向けてしまいそうな場合には、「深呼吸をする」「5秒は我慢する」など、自分の中で感情をコントロールする習慣を取り入れてみることが効果的です。

仕事上のコミュニケーションをとるときや、指示出し、仕事を割り振る時は相手の感情のステータスがどのような状態にあるのかも気にしてあげる必要があります。

人は人の話を聞かないという事実

「話をしたから伝わっているだろう。」と考えるのは早計です。
人間は感情の生き物と言いましたが、心の状態に関わらず、人にはそもそもの好みの問題があります。

好みの問題は少し厄介で、話を聞くときにも、都合のいいところを聞いたり、自分が認めた人の話しか聞かなかったりする場合が出てきます。
いわゆる、部下が上司を判断している状態があり得るということになります。
組織の中で仕事をする上では、言語道断ですが、実際に起こり得るのです。

このようなケースがあることを知っておければ、コミュニケーションや指示を出すときにも一工夫できます。
例えば、上司が確実に部下に伝えたいことが伝わっているかを確かめるために、部下に復唱させたり、質問をしたりするなどもできます。
「伝えた」と「伝わった」は全く別の問題であることを念頭に置いておきましょう。

指示や要望は落ち着いた状態で

指示出しや要望をするときには、お互いの感情が高まってもいなく、落ち込んでもいない安定なタイミングを見計らって行いましょう。
事前に心構えをつくらせておくことも大切です。

数日後に仕事を依頼する予定を上司が持っている場合には、該当する部下に、「数日後に、～のような仕事をお願いする予定だ。」など、個人的に簡単にでもその心構えをつくらせておきましょう。
朝礼などで全体に「～のような仕事を誰かにお願いする予定だ。」と伝えるだけでは意味がありません。

全体に向けたアナウンスは基本的には誰も聞いていないという前提でいることが無難です。
実際に全員が効いていないということは、あり得ませんが、指示する側の基本スタンスとしては「聞いていない」を前提にしておいた方がいいでしょう。

心構えができた状態であれば、実際に仕事の詳細を伝えられても気持ちが大きく揺れることはありません。
平常心でいつも通りの状態で仕事をこなしてもらうことがパフォーマンスにブレを出さない秘訣です。

感情を変えるために行動を変えるという方法

上司であっても部下であっても仕事へのやる気が出ないときはあります。
感情が乗ってこない、やる気が湧かないという状態は一度ぐらい経験したことがあるはずです。

感情そのものにアプローチして感情を整えることは難しいです。
休息がとれれば、それに越したことはありませんが、実際に休息をとることは難しいと思われますので、行動を変えてみることをお奨めします。
例えば、
◆元気よく挨拶をする
◆簡単そうな仕事からどんどん片付ける
◆軽く運動（散歩）をしてみる

気分が乗らないときに、このようなことはできないと思う方もいるでしょう。
しかし、その面倒くささを乗り越えて重い腰を上げてみると、意外にも感情が高まることを経験できるはずです。
病的原因がある場合には、診療期間で受診された方がいいですが、感情だけの問題であれば、行動を変えることで感情が変わることがあることも知っておいてください。

部下を育てる指示とフィードバック

部下が健全に成長していくためにはどのような指示出しが必要でしょうか。
細かければいい、丁寧であればいいというものでもありません。
仕事の指示出しと適切なフィードバックを部下の成長に応じて変えていくことによって、効率よく育てていきましょう。

上司の仕事は目で見て盗むもの

ある程度の仕事をこなせるようになった部下には一定の責任や権限を持たせて自分で考えて仕事をさせるような指示出しも有効です。
その際に、部下よりもできる人、上司の仕事を間近で見させておくことがよいでしょう。
仕事の内容、中身を目で見て盗ませて「自分にもできる」と感じ取ってもらえたのであれば、次回からは同じようにその部下にやってもらうこともできます。

上司の仕事が減るということは、上司は、もっと生産的な仕事を行う時間を取れるということです。
部下に仕事を奪われることを嫌がる上司もいるようですが、同じ組織にいる人たちはチームで仕事をしています。
最終的に生かすべきは個人の仕事ではなく、会社全体としての成果です。

優先順位を間違えずに生産性が最大となる方向を模索しましょう。

具体性と抽象性のバランス

仕事のスキルが備わってきたら、今度は考えて仕事をする領域を任せてもいいかもしれません。

具体的な指示出しと、抽象的な指示出しを織り交ぜながら仕事の指示出しをします。
具体的過ぎると、それをこなすだけで完結してしまうため、自分で考えて仕事をしなくなってしまいます。
一方で、抽象的過ぎる指示出しにしてしまうと、何をやったらいいのか困窮してしまいます。

そのバランスをとった指示出しをすることで、指示内容を忠実に守りながら自分でも考えて仕事をすることができるようになるのです。
上司とのコミュニケーションやシンクロも必要になり、できるようになれば、相当大きな戦力へと育ってくれます。

部下のオリジナリティを見つけて成果をフィードバック

仕事が完了したら、その仕事に対するフィードバックを行いましょう。
指示との相違はどのようになっていたのか、結果はどうであったのかなど、細かく評価してあげましょう。
その際の注意点として、指示との相違があった場合でも、部下のやり方がよければ、それも評価してあげてください。
結果的にたまたま上手くいった場合には、その旨もフィードバックします。

上司は、すべての仕事が自分のやり方でこなされると考えてはいけません。
部下には部下のやり方があります。
結果に差を感じないのであれば、その工程については、多少は大目に見てあげて、部下のオリジナリティを褒めることも必要です。

まとめ：部下育成は上司の責任

仕事の責任は一概には上司の責任と言い切れない場面も出てくるかもしれません。
しかし、部下の育成は上司の責任の下で行われるべき案件です。

最初はできることも少なく、仕事を割り振るのにも時間がかかり、生産性の面からストレスにもなるかもしれませんが、
上手く育成することによって、会社全体としての生産力を高められる仕事の指示出しをしていきましょう。

Next HUB株式会社は人材の紹介から就職後の研修・キャリアコンサルタントまでをセットで提供しており、人材育成や経済・経営に関わる様々な情報も配信中です。
資料のダウンロードもできますので、ぜひお気軽にサービス内容を確認してください。

—
サービス資料ダウンロードはこちら
—