「現代コミュニケーションの課題を加速させる要因」

「組織内コミュニケーション課題解決のための3つの方法」

「コミュニケーションこそが問題解決の特効薬」

強い組織はコミュニケーションを密にとります。
阿吽の呼吸によって数々の難局を乗り越えてきたチームもあると思いますが、コミュニケーションを密にとったその先に阿吽の呼吸が完成するのであって、
最初から言葉を介さずに意思疎通ができるようになることを狙ってはいけません。

現代では、働き方の変化に伴って直接人に会わずにコミュニケーションを取る必要性が出てきています。
様々なコミュニケーションツールがあるものの、やはり対面によるコミュニケーションは新鮮さを感じるのではないでしょうか。
業務的なやり取りの他にも、些細な会話をすることも新鮮さを感じさせます。

「仕事上の課題や問題点は報連相で解決しましょう」と習いますが、報連相もコミュニケーションです。
様々な問題の解決や生産性の向上に欠かすことができないコミュニケーションについて、掘り下げて考えていきます。

現代コミュニケーションの課題を加速させる要因

現代人はSNSやネットなどを活用して、直接面識のない人たちとも簡単にコミュニケーションを取ることができてしまいます。
それゆえ、ネットリテラシーなどが問題にもなりますが、コミュニケーションが簡単に取れるということそれ自体はとてもよいことです。

しかし、職場の人間同士で、社内メールでやり取りをすることはあっても、SNSやLINEなどの個人的なアカウントを用いたコミュニケーションを取ろうとする人は少ないでしょう。

職場でのコミュニケーションも、前とは比較にならないほど多様化しています。
これほどまでに対面でのコミュニケーションが難しくなっている要因は何処にあるのでしょうか。

部門や職場の細分化

組織が大きくなると、役割分担を明確にした方が、生産効率が高まる場合があります。
一つの会社の中にも、人事部、経理部、営業部のような専門的な部署に分かれていくことが普通でしょう。

しかし、仕事の効率化ができる一方で、同じ部門の人たちとしか関わりを持たなくなる問題も生じます。

企業のビジョンはどの部門であってもともに共有し合うべきものですし、ゴールも同じ方向を向いているはずですから、部門は違っても、それぞれの部門の状況や考え方などを把握しておくことは大切なことです。

こういう抽象的な内容はメールや電話では把握しきることはできません。
直接人と会って話すことによって感じ取れるものはたくさんあります。

企業の目的達成のために必要な部署は設けるべきですが、あまりにも細分化しすぎてしまうとコミュニケーションの障壁にしかならない場合もあります。

世代ごとの価値観の違い

世代の違いもコミュニケーションの難しさを象徴します。
重要な事柄はメールではなく、電話や直接その人に会って言伝するという考えを持っている方もいるのではないでしょうか。

上司としては電話や直接の報告を期待していたところに、部下からはメールが送信されるだけという経験はありませんか。
極端な例では、会社への退職願をメールで済ませたという例もあります。
一般的な人には信じがたいかもしれませんが、これが現実です。

どういう雰囲気が職場に漂っているかによってもコミュニケーションの仕方は異なってきます。
世代や個人を分析するとともに、価値観をどこまで許容するかも企業にとっては課題となりそうです。

テレワークの浸透

対面コミュニケーションが最も難しくなった原因はやはり、テレワークの浸透でしょう。
今では、オフィスを構えずに仕事をしている企業もあるほど浸透してきました。
オフィスがあっても、出社時間が重ならないために直接コミュニケーションを取ることが出来ない人も多くいます。

スムーズなやり取りができない分、次の仕事へ取り掛かることができず、時間のロスが大きくなるという課題もあります。
オンライン状態で常に仕事をすることもできますが、終始監視されているようでやりづらさを感じる人もいるようです。

テレワーク中心の仕事であっても、定期的に顔を合わせ全体で情報の共有や表情をお互いに確認することは大事であるように思います。

組織内コミュニケーション課題解決のための3つの方法

先に述べましたコミュニケーションが難しくなっているがゆえに、それを放っておくことは危険です。
知らないところで溝が深くなっていき、気が付いた時には取り返しのつかない状態になっているかもしれません。
組織内でのコミュニケーションを意図的に作り出すような仕組みや方法について紹介します。

メンター制度の導入

メンター制度とは、新入社員に対して、上司ではない先輩社員が仕事上の悩みや様子を聞く時間を設ける制度のことです。
新入社員と先輩社員の面談です。
上司が面談の相手だと、新入社員は委縮してしまい、本音を語ることができないかもしれません。

しかし、役職は同じだけど、自分よりも少し先輩で自分と年も近い人とであれば、素を語ってくれる可能性が高くなります。
先輩と後輩の間にも、これを機にコミュニケーションの門戸が開かれるかもしれません。

フリーアドレスやの導入

フリーアドレスとは、座席を固定しない自由席のことです。
社内では、それぞれのデスクが決まっていて、毎日同じ人がその席で仕事をすると思いますが、フリーアドレス形式では社員は全員ノートパソコンを持ち、どの座席でも仕事ができる状態でいます。

これによって、特定の人の近くで仕事をし続けるということもなく、気分によって席を変えることもできるので、仕事の効率を高めることができます。

また、仕事の内容によって、誰と近くで仕事をした方がいいのかが変わる場合もあります。
そのようなときにもフリーアドレス形式であれば、コミュニケーションも取りやすくなり、問題の解決スピードも上がります。

昼食時の社員食堂の利用

終業後に居酒屋や飲み会を開催する場合、自分だけの時間を大切にする最近の世代は嫌がります。
しかし、昼食であれば、気兼ねなく参加することもでき、何より会社の中にいる時間であればと割り切ってくれる可能性も高いのです。

社員食堂がある場合には、普段コミュニケーションを取っていない人たちと一緒に昼食時間を過ごすことも有効な方法です。

コミュニケーションこそが問題解決の特効薬

社内の課題の中には、日常的なコミュニケーションや、少しだけコミュニケーションへの意識を変えることによって解決するものもあります。
何かの仕組みを大きく変えることは難しくても、社員同士の関わり方を変えてみたり、コミュニケーションの方法を変えてみたりすることは難しくはありません。

お互いの意思疎通の方法を少し改善することで、未知の問題への対策・社員定着率の向上、モチベーション課題を解決してくれる可能性があります。

メリット①：組織への情報財産の蓄積

コミュニケーションによって各自の経験を共有することができれば、他の誰かが困っているときに、その経験を活かすことができるかもしれません。
この意味では、直接的なコミュニケーションでなくても、日報を活用することによっても得られます。
チームで仕事をする大きなメリットの一つに、情報や経験が組織の中に蓄積できるということが挙げられます。

有益な情報や経験を社内に蓄積していくことによって、同じ失敗を回避し、上手くいく方法で挑戦できるので成功率も格段に高くなります。
社内に優秀な人がいると、その人に嫉妬心を持つ社員も出てくるかもしれませんが、その人の方法で上手くいくのであれば、積極的にコミュニケーションを取りながらそれぞれの成長につながるような関わり方を目指していくべきでしょう。

メリット②：社員定着率の向上にもプラスの効果

「うちの会社には社員が定着してくれない」と投げている担当者の方も多い昨今。
コミュニケーションを工夫することによって多少の改善は見込めるかもしれません。

誰かと会話をすることによって自分が相手から承認されているという気持ちが生まれるそうです。
会話は一人ではできません。
自分と相手がいて初めて成立します。
すると、会話をするときには、まずは相手を認めてあげること、そして認められていると感じ取ってもらえるようにすることが重要です。

離職の問題は会社からの待遇や働き方の面も大きく影響しますが、業態や企業の体質によって徐々に変えることはできても、すぐに抜本的な改革のような変化をもたらすことは難しいのが本音ではないでしょうか。

そこで、「自分が企業から必要とされている」という気持ちを持ってもらい、働くことにやりがいを感じてもらえるように努めることが初期のステップとしては大切です。

メリット③：モチベーションはコミュニケーションで上がる

誰かとお喋りをするだけでも気持ちが晴れる経験をしたことはないでしょうか。
個人差はありますが、雑談程度のお喋りであっても、人の気持ちを明るくさせることができます。

もちろん、病としての「うつ病」などの診療をされている場合、コミュニケーションで解決しようとするのではなく、医師の診断に基づいた適切な処置が必要であることは言うまでもありません。

しかし、気分がすぐれないときや、仕事が上手くいかないときには仕事から少し離れたテーマでコミュニケーションを取ることも新しい突破口を見つけ出してくれるかもしれません。

まとめ：どうしても日常的に直接コミュニケーションが取れないときは？

テレワークや時差出勤などでどうしても日常的にコミュニケーションを取ることが難しい場合も出てきます。
また、フリーアドレスやメンター制度を導入しても、そもそも職場・勤務地が異なる人とは、同じ会社であっても顔を合わせることすらないかもしれません。

しかし、このような状況であっても、2週間に1回程度、あるいは1ヶ月に1回程度は特定の場所に集合するか、簡易報告をオンラインミーティングの形で行うことは必要だと思われます。

人数が多く、全員が一斉に参加することが難しい場合には、半数を入れ替えるなど、普段なかなか会わない人と接点を持つことで得られる新鮮さも大事にできるといいでしょう。

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