テレワークの種類とメリット

一般的にテレワークと言っても種類があります。
ここでは、テレワークの種類とそれぞれのメリットについて解説していきます。
テレワークはDX推進の観点からも新しい働き方という観点からも注目を浴び続けています。

テレワークとDXについては、以下の記事も参考にして下さい。
「DXはテレワークからスタート？テレワークDXの課題や解決策を解説」

在宅勤務

在宅勤務は、従業員がオフィスや職場に通うことなく、自宅で業務を行うことを指します。
メリットとしては、

• 勤務時間がゼロ
• 働き方改革の趣旨に沿った柔軟なワークライフバランスの実現
• 企業側のコスト削減
• 健康面の向上

などが挙げられます。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、本社やメインのオフィスから離れた、小規模なオフィスでの勤務形態を指します。

都心部のビジネスエリアや住宅地から少し離れた場所に位置することが多く、働き手にとっては通勤の距離や時間を短縮することができるのが特徴です。
メリットとしては、

• 通勤時間の短縮
• 従業員の集中力の向上
• ワークライフバランスの向上
• 地域賃貸物件を使うことでの地域貢献

などが挙げられます。

モバイル勤務

モバイル勤務は、オフィスに限定されない場所での業務遂行を指します。
具体的には、カフェ、公園など、インターネット環境が整っていればどこでも仕事が可能です。
在宅勤務やサテライトオフィス勤務も広義ではモバイル勤務と言えますが、モバイル勤務は、場所の束縛が一切なくなったようなイメージの勤務形態です。

ワーケーション(Workcation)という仕事（Work）と休暇（Vacation）を合わせた言葉がありますが、まさしくモバイル勤務の典型と言えるでしょう。
メリットとしては、

• 自由な作業環境が確保できるのでストレスが低減する
• モチベーションが維持されやすい
• ワークライフバランスの実現

などが挙げられます。

テレワークの現状

テレワークは企業の働き方改革として注目されていますが、特にコロナ渦を契機に、多くの企業が緊急に導入を進め、従業員の安全確保と業務継続のための有効な手段として広く受け入れられました。

今後も継続的な浸透が期待される中、アフターコロナのテレワークの位置づけや取り組みが注目されています。

コロナ渦中のテレワークの浸透率

新型コロナウイルス蔓延による緊急事態宣言が発令された2020年（令和2年）にはテレワークが急激に浸透しました。
2019年（令和元年）には全国で平均14.8%のテレワーク浸透率であったのに対して、2020年（令和2年）には23%と増えています。

（出典：令和4年度　テレワーク人口実態調査）

※上記グラフは、雇用型テレワーカー（企業と雇用契約を結んだ従業員のテレワーク実施者）の割合だけを示したものです。

この増加は、ある意味で必要に迫られての変革であったことは否めませんが、どのような経緯にしてもテレワークが浸透したことは従業員としても仕事と生活のバランスについて考える契機を与えるものでもあったはずです。

業種・業態によって全面的にテレワークを浸透させることは難しくても、「仕事はオフィスでするもの」という従来の固定観念は徐々になくなっているのかもしれません。

アフターコロナのテレワーク浸透率

アフターコロナと言われている今日ではテレワークの普及率はどうなっているのでしょうか。
先ほどの調査結果からも分かる通り、緊急事態宣言が発令された直後のテレワーク普及率は上昇するものの、その後に関しては横ばい～下降していることが伺えます。

後述しますが、テレワークを社内に導入、浸透させるためにはいくつか乗り越えなくてはならない課題があります。
課題解決の方針が立たないままテレワークを導入することは考えられません。

テレワーク導入の障壁となっているものを理解し、その打開策を具体的にイメージすることがテレワークの普及には重要でしょう。

テレワークの勤怠管理でよくある課題

テレワークを推進しようと思った際に、どのようなことが課題と感じるでしょうか。

• 業務形態の変化
• コミュニケーションの課題
• 仕事の進捗共有の問題

など、様々な課題がありそうです。

ここでは、テレワークを推進する企業にとっての最大の課題ともいえる従業員の勤怠管理の課題について書いています。

テレワーク時のコミュニケーション課題については以下の記事も参考にしてください。
「テレワーク導入後のコミュニケーション課題を解説！変わりゆくコミュニケーション課題」

勤務時間管理

オフィス勤務の場合、出社・退社の時間が明確です。
しかし、テレワークでは、家事や子育てなどの私事との両立から、一定の時間帯に働くことが難しいことがあります。
このため、勤務時間の始まりと終わりを厳格に管理するのが難しくなるのです。

勤務時間が曖昧である場合、企業側は従業員が勤務時間内で仕事をしているかどうかを気にしますが、従業員としては、「仕事」と「私事」の境界線が消えつつあることが原因のオーバーワークを心配します。
オフィスにいないため、勤務状況のモニタリングが難しく、意識せずとも長時間労働してしまうことが増える場合があり、過労や健康問題のリスクが高まる可能性が指摘されています。

勤務態度管理

勤務態度についてはリアルな職場で仕事をしている従業員同士でも難しいと感じる側面があるのではないでしょうか。
それがテレワークともなればますます、勤務状態が見えなくなり、管理どころではなくなります。

これは「見えない勤務」の問題とも言われます。
オフィス環境では、スタッフの作業ぶりやコミュニケーションの様子が直接的に観察可能ですが、テレワークではその確認が難しいです。
オンラインツールを使用してのタスク管理と進捗の共有が効果的でしょう。

また、「自己管理能力の不均一性」という問題も無視できません。
テレワークには高い自己管理能力が求められますが、その能力は個人により異なります。この課題への対策として、スタッフのニーズに応じたサポート体制の整備も検討しなくてはなりません。

具体的には、自己管理に課題を持つスタッフに対して、詳細なタスクリストの提供や期間を区切った目標設定を行うことで、指導とサポートを行うべきです。

雇用形態がバラバラ

従業員が正社員、契約社員、アルバイト、派遣社員など、多様な雇用形態で働いている場合、その管理方法もそれぞれ異なり、一律のシステムで対応することが難しくなります。正社員であれば、月単位の給与制や固定の労働時間があるかもしれませんが、派遣やアルバイトの場合は、そのような固定制度がないため、時間単位での精密な管理が求められることもあります。
さらに、各雇用形態に応じて休暇や時間外労働の扱いが異なるため、その点においても均一の管理方法を取ることが難しいのです。

また、テレワーク環境下では、勤務開始や終了の打刻をどのように確認するかが課題となります。
例えば、正社員は特定の時間にオンラインで業務を開始し終了することを求められる場合があるのに対し、アルバイトや契約社員は柔軟な時間管理が求められることも。
このような差異が生まれると、勤怠管理システムの導入や調整が複雑になり、管理者側の負担も増大します。

評価体制の構築

従来のオフィス勤務の際、評価は出勤時間や業務内容、成果などをもとに直接的に行われることが一般的でした。
しかし、テレワークの環境下では、従業員の労働時間や作業内容の可視化が難しく、公平な評価を行うことが難しくなっています。

従業員がどれだけ努力して成果を上げているのか、あるいは逆に業務に対する姿勢が乏しいのかを判断するのが難しくなってしまうため、一定の期間ごとに従業員との1対1のミーティングを設け、業務の進捗や課題についての共有を行うことで、公平な評価を行う土壌を作ろうとすることが重要です。

「成果ベースの評価制度」の導入も有効ですが、今までの社風と大きく変わることで従業員のモチベーションを落としたり、不安に駆られてしまうこともあるので導入には注意が必要でしょう。

テレワークの勤怠管理の難しさ「見えないこと」が原因

総じて、テレワークの勤怠管理の難しさはすべて「見えないこと」が原因であることが分かります。
オフィス勤務であれば、誰が何時に出社し、どのような仕事をしているのか、どこまでの仕事が進んだのか、どのような状態で仕事を進めていたのか、何時に退社したのか、一目瞭然です。

オフィスで極端な管理をしていない場合であっても、お互いがお互いの抑止力として働いているのです。
テレワークではこのような関係性が断ち切られることになります。

良くも悪くも緊張感はオフィスで仕事をしているときにも緩くなり、それが仕事の生産性に影響を及ぼすことも少なくはないはずです。
社内でテレワークを上手に機能させるためには、先ほど紹介した課題解決が必要です。

テレワークの勤怠管理の手法

テレワーク時に勤怠管理をするための手法を紹介していきます。

始業と終業のメール報告

特に多くの企業で採用されているのが、「始業と終業のメール報告」です。
この手法は、リモートワークを行っている従業員が業務開始時と終了時に、指定されたアドレスやグループに対してメールで報告することで、勤怠の履歴を確認するためのものです。

シンプルでわかりやすいこの方法は、初めてテレワークを導入する組織にとって低コストで取り入れやすいメリットがあります。

一方で、

• メール報告が習慣として定着しない人がいる
• 異なるフォーマットや内容で送信されると、管理者側での一元的な管理が難しくなる

などの課題も無視できません。

メール報告の手法を取り入れる際は、組織内でのルールやガイドラインの明確化が不可欠です。
何時までに報告を行うか、どのようなフォーマットでメールを送るかなど、具体的な運用方法を従業員全員で共有し、理解を深めることが成功の鍵となるでしょう。

PC使用時間管理

この方法は、従業員がPCを起動し、作業を開始した時間や終了した時間を自動的に記録し、それをもとに勤務時間を計算する仕組みです。

最大の利点は、従業員が自らの手でタイムカードを打つ必要がなく、管理者もリアルタイムで勤務状況を確認できる点にあります。
さらに、この手法を取り入れることで、不正な時間外労働の防止や、労働時間の適正化も期待できます。

しかし、PC使用時間だけで労働時間を判断するのは、実際の業務の内容や生産性を完全には反映しきれないことは懸念点です。
PCを用いない電話ミーティングや書類の整理などの業務が存在する場合、これらの時間が正確に計上されない可能性があるのです。

また、短時間の休憩や一時的にPCを離れることが、実際の労働とは異なる時間として記録されることも考えられ、不正防止にはつながりつつも勤怠管理の「正確さ」の観点では疑問符が取りきれない個所が存在することは知っておきましょう。

裁量労働制への移行

裁量労働制とは、労働者の働く時間ではなく、その成果に注目した労働時間管理の方法を指します。
従来の労働時間制度では、労働時間が中心となっていましたが、裁量労働制では仕事の内容や成果を重視し、それに基づいて給与を支払うという考え方がベースとなります。

この制度は、従業員が自らの裁量で業務の進め方や時間配分を決められるため、テレワークなどの柔軟な働き方と相性もいいでしょう。

ただ、従業員の自主性や裁量を尊重する一方で、その成果を公正に評価するメカニズムの確立が不可欠であり、過度な業務負荷や長時間労働のリスクを回避するためのガイドラインの設定も重要となります。

WEB会議システムを常に接続

この手法では、リモートでの勤務中もオフィスにいるかのように、WEB会議ツールを起動したままにすることで、社員同士のコミュニケーションや作業の監視を可能にします。

チャットやメールよりもリアルタイムでのやり取りが可能となり、細かい調整や質問、確認事項についても迅速に対応することができます。
ビデオオンの状態であれば、顔を見てのコミュニケーションができるため、ノンバーバルな情報も共有できる点も大きな利点です。

管理者や上司から見ると、部下の作業状況や勤務態度を確認するのにも役立ち、作業の進捗が遅れている場合にはすぐにフォローを入れることができ、業務効率の向上や質の確保が期待できます。

しかし、この手法にあるデメリットも無視できません。
常時接続であることから、プライバシーの問題や、過度な監視感を感じる社員もいるでしょう。
そのため、適切なルール作りや利用方法のガイドライン策定が必要です。
例えば、昼休みやプライベートな時間帯はカメラやマイクをオフにする、定期的な休憩を取るなどの工夫が求められます。

システム・ツールの新導入

ここまでで見てきたものはテレワークのために開発されたツールではなく、他の用途で使われていたものをテレワーク時にも使えるものとして紹介しました。

メールやWEB会議システムなどは、通常は勤怠管理に使用するものではありません。
そこで、テレワークの勤怠管理に特化したツールを導入するという選択肢も考えられます。

クラウドベースの勤怠管理ツールは、従業員がどこからでもアクセス可能で、リアルタイムでの勤怠データの収集や分析ができるため、企業の効率向上に大きく貢献しています。さらに、これらのツールは従業員の作業時間や業務の進捗を追跡する機能を備えているものも多く、マネージャーや上司が適切なフィードバックやサポートを提供するのに役立っています。

テレワークを本格稼働させるときには専用の勤怠ツールの導入も検討してみるといいでしょう。

テレワークの勤怠管理システムにできること

勤怠管理システムにはどのような機能があるのでしょうか。
よく搭載されている機能について3つ紹介します。

①始業時刻・終業時刻管理

多くの企業では、従業員の自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、さまざまな場所からのリモートワークを許可しています。
そのため、正確な始業・終業時刻を把握し、適切に管理することが不可欠です。

最新の勤怠管理システムは、GPS情報やIPアドレス、カメラを活用して、従業員の出勤・退勤時刻を正確に記録する機能を持っています。
これにより、勤務時間の透明性が高まり、業務の効率化や正確な給与計算のサポートが期待できます。

②残業・休暇申請

自宅や外出先から簡単に残業の申請や休暇の取得を申請することができ、管理者や上司もリアルタイムでその申請状況を確認し、承認を行うことができます。
また、デジタル化された申請データは、後の勤怠集計や給与計算にも活用されるため、人手のかかる作業を大幅に削減することが期待されます。

③不正申告の防止

「不正申告の防止」は、企業側が信頼する上での大きな課題となっています。
テレワーク環境では、物理的に出社しないため、実際の勤務時間や労働内容が正確に報告されているかの確認が難しいのが実情です。

テレワークのための勤怠管理ツールでは、GPS情報を利用した位置情報の取得や、PC操作ログなど、さまざまな技術を駆使して不正申告を防止します。
これにより、企業は従業員の正確な勤務時間や業務の進捗をリアルタイムで把握することができ、業績の向上やコンプライアンスの確保にも寄与します。

テレワークの勤怠管理の課題解決はPCログ取得

PC活用のテレワークの場合、PCログ取得による勤怠管理は多くのテレワークの課題を解決する最良の手段と言われつつあります。
ここでは、PCログを取得することによって得られるメリットや注意点をまとめて解説しています。

勤務時間が可視化

PCのログ取得を通じて、従業員がいつ作業を開始し、いつ終了したのか、そして途中でどれだけの休憩を取ったのかなど、詳細な勤務時間をリアルタイムで可視化することが可能になります。
これにより、過労や勤務時間の不足などの問題を速やかに察知し、適切な対策を講じることができるのです。
特にテレワークでは、従業員の健康や生産性の維持が重要なテーマとなっており、PCログ取得はその実現に大きく貢献します。

従業員のモチベーション向上

PCログ所得のデータを元にフィードバックを提供することで、従業員のモチベーション向上も期待できます。

例えば、適切な休憩時間の提案や、生産性向上のための勉強会の提案など、具体的な改善策を導入する材料として活用できます。
このように、PCログ取得はただの勤怠管理ツールではなく、従業員の働き方改革やモチベーション向上の一助としても活用することができるのです。

注意点はスリープモードの対応の可否

スリープモードの対応の可否は大きな課題として挙げられます。
多くの人が仕事中に一時的に休憩を取る場合、PCをスリープモードにすることが一般的です。
しかし、スリープモード時のPCログ取得の対応が不十分であれば、実際に働いている時間とログに記録される時間にギャップが生じる可能性があります。
このギャップが評価や給与の計算に影響を与えると、従業員のモチベーション低下や不公平感を生む原因となるでしょう。

導入の際には、スリープモード時の活動を正確に取得できるソフトウェアの選定や、スリープモードを使用する際のガイドラインの策定など、具体的な対策を講じることで、公平で正確な勤怠管理に努めることが重要です。

テレワーク時の勤怠管理ツールの選び方

テレワーク時の勤怠管理ツールの一つとしてPCログ取得というものを紹介しましたが、それ以外にも多くの管理ツールがあり、社内の課題を解決するためのツール導入が必要不可欠です。
どのような点に気を付けてツールを導入するべきなのか、その注意点をまとめました。

クラウド型であるかどうか

クラウド型の勤怠管理ツールは、インターネット経由でアクセス可能で、特定の場所やデバイスに依存せずにデータを管理・確認することができます。
このような特性は、テレワークを行う際に極めて役立ちます。

例えば、在宅勤務中の従業員が勤怠を打刻する場面や、管理者が各従業員の勤怠状況をリアルタイムで確認するシチュエーションなど、柔軟かつ迅速に対応するための基盤となります。
また、クラウド型のツールは、通常、定期的なアップデートやセキュリティの強化が行われるため、最新の機能や安全性を享受することができるのも大きなメリットと言えるでしょう。

従業員が使いやすいものか

「従業員が使いやすいものか」は、ツール導入の成果を左右する重要なポイントと言えるでしょう。
使い勝手の良さは、従業員のモチベーション向上や作業効率のアップに直結します。

逆に、複雑で使いにくいシステムは、正確な勤怠の記録が難しくなるだけでなく、従業員のストレスや混乱を引き起こす可能性があります。
そのため、ツールを選ぶ際には、直感的な操作性やシンプルなデザイン、必要な機能だけを厳選したものが好まれます。

管理側の管理のしやすさも重要ですが、優先すべきは従業員が使いやすいかども重要です。

コストは最適なものか

コストの最適性を考慮しながらツールを選定することで、長期的に安定して運用が可能となります。
初めての導入を考える際、低価格であるからといってすぐに決定してしまうのは危険です。安価なツールが効果的であることも多いですが、必要な機能が十分に備わっていない場合もあるため、総合的なコストパフォーマンスを評価することが求められます。

また、導入後の隠れたコストや、将来的に発生する可能性のある追加料金なども予め確認しておくことで、後々のトラブルを防ぐことができます。

サポート体制の有無

サポート体制の有無はツール選びの際に欠かせないポイントとなります。
多様なデバイスやOS、ネットワーク環境下での動作確認は複雑で、障害や問題が発生した場合のサポートは必須です。
高品質なサポート体制を持つツールは、問題解決の迅速さやトラブル時の安心感を提供し、テレワークを円滑に進行させる手助けとなってくれるでしょう。

他機能との連携の可否

テレワーク時の勤怠管理ツールを選ぶ際には、他のツールやシステムとの連携が可能かどうかを重視することが求められます。
例えば、タスク管理ツールやカレンダーアプリとのシームレスな連携が実現できれば、業務効率の向上やダブル入力の手間を省くことが可能になります。

逆に、連携が難しいツールを選択すると、毎回手動でデータを移行しなければならず、業務の効率化を阻害する恐れが出てきます。
また、クラウドベースのツールを利用している企業が増えてきた今、APIの提供や他のプラットフォームとの連携機能を持つ勤怠管理ツールは、業務の柔軟性と拡張性を高める上で非常に有用です。

※API（Application Programming Interface）
ソフトウェアアプリケーション間の通信を可能にするインターフェースのこと。

まとめ：テレワーク導入前にインフラを整えよう

テレワーク推進の前にはインフラ整備が必要不可欠です。
特に、勤怠管理などサービスの提供形態に直接関与しないバックオフィス業務は軽視しがちで、オンラインで互いに連絡を取り合えればテレワークは何とかやっていけると考えている人も多いですが、月末の給与計算、休暇の申請状況などを確認する際の労力は並大抵のものではありません。

社内に適切な勤怠管理システムを導入することも一つのインフラ整備として、テレワーク推進を目指している企業であれば検討するべき項目の一つと言えるでしょう。

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