「仕事には目標設定が大事」と言われますが、それはどんな仕事にも有効なのでしょうか。
営業成績・契約件数・売上など、業績に関わるものであれば目標設定が重要であるという主張は分かります。
一方で、バックオフィス業務については目標設定をしなくても問題がないように思われる方もいるかもしれません。

しかし結論としては、バックオフィス業務であっても目標設定はあった方がいいです。
●業務の効率化
●ヒューマンエラーの件数
などを指標にしながらバックオフィス業務であっても目標設定を行うことで、貴重な人材に社内でどう活躍してもらうか、新しい選択肢が増えることにもつながります。

本記事では、業務効率をテーマにして、業務効率を下げる原因や、業務効率に関する基本的な部分、業務効率を向上させるための目標設定の仕方などを紹介していますので、参考にしてください。

業務効率を下げる3M

業務効率を下げる要因に3Mがあります。
本田稔博士が提唱した「3M（ムダ・ムリ・ムラ）」は、ビジネスプロセスを見直す上での重要な指針です。
ビジネス用語ではよく使われており、ご存知の方も多いかもしれません。
ここでは3Mの
●ムダ(Muda)
●ムリ(Muri)
●ムラ(Mura)
について解説しています。
これらはいずれも、業務効率の前提になる考え方になります。

ムダ(Muda)

「ムダ」には、顧客が価値を認識しない作業や手続き、在庫の過剰、無駄な移動などが含まれます。
会議の多くが実りのない時間の使い方である場合、それはムダの一例です。
顧客にとって付加価値が少なく、成果を出せない状態は、ビジネスにとって大きなロスになるでしょう。
これらのムダを削ぎ落とし、業務プロセスを最適化することで、時間とリソースの節約につながります。
ムダを排除することで、効率性が向上の契機となります。

ムリ(Muri)

過度な業務負担や長時間の残業は、「ムリ」の典型的な例です。
これによりストレスや疲労が蓄積し、生産性やクリエイティビティが低下します。

また、無理な目標設定やリーダーシップの過度な要求も「ムリ」に該当します。
現実的でない目標を追求することは、徒労に終わる可能性が高く、メンバーや自身のモチベーションにも影響します。
バランスの取れた業務量や目標の設定を心がけ、健康的で持続可能な働き方を目指しましょう。

ムラ(Mura)

ビジネスにおける「ムラ」とは、同じタスクを担当する異なる担当者間で仕事の成果がバラつく現象を指します。
これは、組織内での均一な品質や効率を阻害します。

例えば、営業チームにおいて、一部のメンバーが優れた成績を収める一方で、他のメンバーが成果を上げられない場合、これが「ムラ」の具体例です。
原因としては、タスクの理解の違い、スキルの差、目標設定の明確さの違いなどが考えられます。

今回のテーマでもあるバックオフィス業務における業務の効率化でも重要になる要素です。

業務効率化とは？

業務効率化は、「ムリ・ムダ・ムラ」を明示し、円滑で正確な業務を実現するために必要です。
最終的には業務効率化にとどまらずに、労働生産性の向上につながり、企業にとって利益の拡大につながります。
業務効率化と生産性の考え方についても見ていきましょう。

 

業務効率と生産性の違い

業務効率化と生産性の向上は似ているようで少し違います。

業務効率

既存の業務プロセスを改善して、よりスムーズで効率的な方法で業務をこなせるようになることが業務の効率化です。
「ムリ・ムダ・ムラ」を明らかにすることが業務効率化への第一歩と言えるでしょう。

生産性

同じ資源（人材・費用など）を使ってより多くの成果を生み出すことが生産性の高さを意味します。
従業員や資源の効率的な活用に重点を置き、生産量や品質の向上を目指す考え方が生産性です。
生産性を向上させるためには、技術の導入やスキル向上が必須と言えるでしょう。

業務効率化に取り組むべき理由

近年の物価高による価格高騰は顧客だけでなく、企業にも大きな影響を与えています。
コストを削減せざるを得ないと考えている方々も少なくないはずです。

また、人材確保の問題点もあげられます。
少子高齢化の影響もあり、働き手を確保することが難しくなっている現状を振り返ると、業務の効率化は少ない人的リソースで今までと同じ業務量をこなしていくうえでは必須の考えとなってくるでしょう。

企業が業務効率化に取り組む5つのメリット

企業が業務効率化に取り組むべきメリットを5つ紹介します。

①業務の属人化の回避

業務効率化は、特定の従業員に依存するリスクを回避します。
例えば、特定の担当者が特定のプロセスを担当している場合、その担当者が休暇や退職した場合、業務が滞る可能性があります。
しかし、業務効率化によってプロセスが明確化され、全ての従業員が同じスタンダードに基づいて作業できれば大きな問題にはなりません。

②業務品質の安定化

業務効率化は、手続きの標準化や自動化を通じて、品質の一貫性を確保します。
例えば、製造業において、自動化された生産ラインによって製品の品質が安定し、不良品の発生が減少します。
結果として、顧客満足度が向上し、企業の信頼を築くことにつながります。

③ワーク・ライフ・バランスの実現

無駄な作業を削減し、効率的に業務を遂行することで、従業員の負担が軽減され、働き方が改善されます。
例えば、タスクの自動化によって従業員の残業時間が減少し、家族や趣味の時間を確保できるようになります。

④コスト削減

無駄な作業や手続きを削減し、効率的なプロセスを確立することで、企業はコストを削減できます。
ペーパーレス化や電子化によって印刷や郵送のコストが削減されます。
システムを導入する際のまとまった費用だけを見るとデメリットに感じてしまうところがある場合も、長期的な試算をすれば、コスト・費用の削減だけでなく、時間的なメリットも大きいことにも気が付くでしょう。

⑤DX推進への第一歩になる

業務効率化はDX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として位置づけられます。
効率的なデータの取扱いや自動化されたプロセスは、企業がデジタル化の波に乗るための基盤を築くことは間違いありません。

業務効率化はDXの通過点

メリットでも紹介した通り、業務の効率化はDXの第一歩となります。
ペーパーレスやリモートワークによる通勤時間・移動時間の短縮は、正確にはDXとは呼べません。

DXはあくまで、新しいデジタル技術を用いてビッグデータの利活用を通じて、市場での競争力を優位に保ち、新しい価値を提供し続けること。

こう考えると、ペーパーレスやリモートワークがDXと呼ばれない理由が分かると思います。
しかし、ビッグデータを利活用している企業が書類を紙で保管していることを常態化しているとも考えられないのではないでしょうか。

DXを進めるにあたっては、多くの企業はデジタイゼーション、デジタライゼーションという2つの段階を通ると言われています。
今回紹介している業務効率化に必要な考えとしては、DXの入り口部分でもあるデジタイゼーションです。

業務効率化に取り組んだことを契機に、ビジネスモデル全体の効率化や生産性の向上を考えられるようになれば、DXへの革新的な取り組みにつながるかもしれません。

DXについて、手順や推進すべき理由について詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。
「DXとは何？デジタル化の先にあるDXを詳しく解説」

DXとは何？デジタル化の先にあるDXを詳しく解説

業務効率の種類

業務の効率化にはここで紹介するような4つのカテゴリーに集約されます。
●業務を失くす
●業務を結合させる
●業務の手順交換と再配置
●業務を簡略化する
社内業務の効率化を考える際には、業務の全体像を俯瞰し、どのように効率化を進めていくのかを考えることが重要になります。

業務を失くす

「業務を失くす」とは、文字通り従来行っていた業務を今後一切やらなくすることを指します。
数字や資料の読み合わせで終わってしまう、あるいはメールやチャットで共有すれば済みそうな内容の定例会議、資料の作成、費用対効果がないと思われる販促活動なども含まれます。

「やること・やらなくてはならないこと」ばかりを増やす足し算の思考に陥りがちだと思う場合には、思い切って「やめる」という選択肢をもつことが必要かもしれません。

業務を結合させる

同じような業務をやる場合であっても、日程やタイミングが違うと効率が落ちていきます。
同一業務であれば、同じタイミングで行った方が、その業務のリズムもつかみやすくなるでしょう。

また、今までは別々の部署が行っていた業務であっても、同じ部署で統合して一か所にまとめて処理を進めた方が効率的に作業できる場合もあります。
同じ業務で時間・タイミングが分散されている業務や、似通った業務はまとめて一か所に結合させてしまうことで業務効率が向上することが期待できます。

業務の手順交換と再配置

業務の流れや手順を変えることを指します。
気の向くままに業務をすることが有意義なこともありますが、それが定常化していることは好ましくありません。

順序だてて最も効率のいい流れを見つけて手順の交換や再配置をするといいでしょう。
●訪問営業などのルート順序の入れ替え
●資料作成の順序
など、順番を入れ替えるだけで大幅な時間短縮が期待できるものが数多くあります。

業務を簡略化する

業務そのものをなくすことはできなくても、業務を簡単にすることはできるかもしれません。
不要なプロセスが含まれていないかなど、業務を見直すことで簡単にできることもあります。

小さな業務効率も重要

業務の効率化と聞くと、大きな時間短縮になる部分だけを探す人がいます。
もちろん、30分の時間短縮よりも1時間の時間短縮の方が大きなメリットであることは間違いありません。

しかし、時間の絶対値だけでなく、心理的なちょっとしたストレスの軽減や心の余裕が品質の良い仕事につながることも多々あります。
時間の絶対値だけの短縮だけに目を奪われるのではなく、小さな時間も大事にしながら、心のストレス解消に努めることで、仕事へのモチベーションが高まります。

ショートカットキーの利用・作成

パソコン業務を行う方の場合、少しでもマウスの利用頻度を下げた方が作業効率は、はかどります。
数秒レベルの話ですが、キーボード操作からマウス操作に切り替えるとき、人間の手が一度作業を停止します。

キーボード操作のまま作業を行うことができるのであれば、そのままのリズムで仕事を継続させることができます。
いわゆる、フロー状態を持続させることができるのです。

ショートカットキーを作成しておくことによって、生まれた数秒が大切というわけではなく、焦点をずらされないようにすることに注目しましょう。
ある程度キーボードの入力スピードに自信をもっている方であれば、普段使っているマウス操作の箇所をショートカットキーで代用することができるものは代用することで、快適な気分を味わえるかもしれません。

整理整頓

整理整頓は基本中の基本ですが、業務効率化においても非常に重要な要素です。
【整理】
不要なものを取り除き、必要なものをまとめることを指します。
書類をカテゴリーごとにまとめることは整理の一例です。

【整頓】
整頓とは物を適切に配置し、使いやすい状態に保つことを指します。
使いたい道具をすぐ手に取れる位置に置いておくことが整頓の一例です。

整理整頓を行うことで大幅な時間短縮が可能です。
業務の効率化によって生まれた時間が、整理整頓ができていないことによって、何かを探す時間に費やされることほど無駄なことはありません。
探し物にかかる時間は極力削れるように業務の効率化も考えるべきです。

大手文具メーカーのコクヨの行った調査では、書類探しにビジネスパーソンが年平均にして80時間分の時間を使っていると指摘しています。
また、『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』の著者であるリズ・ダベンポートは、平均的なビジネスパーソンが年間で150時間もの時間を探しものに費やしていると書いています。

このように、無意識のうちに消費してしまっている時間を放っておくようでは、業務の効率化は成功しません。
書類を探す手間を省くためにペーパーレス化を促進させることなど、「モノを探さなくて済む」という観点からの業務の効率化も重要です。

業務効率化に目標設定は必要？

バックオフィス業務でも目標設定は必要です。

まず、目標設定は業務の効率化が本当に行われているのか、その効果測定のために必要です。
請求書の処理スピードを短縮する目標を設定したところで、実際に目標設定がされていないのであれば、比較の仕様がありません。

処理スピードは業務によっては、定量化ができそうで定量化できないような場合もあるでしょう。
ツールを導入して徹底的に効果測定を行うことも可能ですが、手間だと感じる場合には、確実に定量化できる目標設定にすることもいいでしょう。
例えば、「毎月のミスの件数を減少させる」などの目標が一例です。

その他にも、目標設定はチームメンバーのモチベーションを向上させます。
明確な目標があることで、成し遂げる喜びや達成感を得ることができます。

バックオフィス業務における目標設定は、単なる作業の遂行を超えていく重要な役割を担うでしょう。

業務効率化の目標をつくる、その前に

目標がどのような性格のものであればいいのか、その前提を確認したいと思います。
具体的には、SMARTの法則というものをベースにして考えていきます。
SMARTの法則とは、
●Specific（具体的）
●Measurable（測定可能）
●Achievable（達成可能）
●Relevant（上位目標とのリンク）
●Time‐bound（明確な期限）
の頭文字をとったものです。
このSMARTの法則は業務効率やビジネス分野に関する目標設定だけでなく、その他の様々な目標設定をする場合にも活用できるものですので、参考にしてください。

S：課題・目標は具体的にする

具体的な目標を設定することで、明確な方向性が生まれます。
例えば、「月末までに請求書の処理業務を効率化する」という目標は具体的です。
この目標により、どのプロセスを改善する必要があるかが明確になります。

M：測定可能なものにする

目標の達成度を数値や具体的な基準で測ることができるようにします。
例えば、「請求書の処理時間を現在の1週間から3日に短縮する」という目標は計測可能です。
処理時間の具体的な数値を設定することで、進捗を追跡できます。

A：従業員のモチベーションと向き合う

目標が現実的で実現可能な範囲にあることが重要です。
例えば、「請求書の処理時間を1日で完了する」という目標は達成困難ですが、「3日に短縮する」という目標は達成可能です。
目標を現実的なレベルに設定し、成果を実現しやすくします。

R：目標と上位目標との関連性

目標がバックオフィス業務に関連し、組織の効率向上に貢献することが重要です。
例えば、「請求書処理の効率化を通じて顧客満足度を向上させる」という目標は関連性があります。
業務改善が組織の長期的な目標と一致しています。

T：期限を決める

目標達成の期限を設定することで、仕事への焦点が生まれ、効果的な動機づけが得られます。
例えば、「3ヶ月以内に請求書の処理時間を3日に短縮する」という目標は時間制約があります。
期限を設定することで、スケジュールに合わせた計画を立てやすくなります。

業務効率化の目標をつくる手順

よい目標の前提条件が分かったところで、業務効率化の目標を設定する手順の一例を紹介したいと思います。

①業務上の課題を書き出す

まずは業務上の課題を書き出しましょう。
課題はどんな些細なことでも大丈夫です。
●この作業時間に1時間は長すぎる
●この業務は不要だと思う
●この業務では毎回このようなミスが生じている
●同じ業務を複数の部署、複数の人が行っている
●この業務にこの人的コストは高すぎる
●この業務はこの人がいないとできない仕事になってしまっている
など、思いつく限りの課題を書いてみましょう。

このとき、課題を書き出すのは管理職の人だけでなく、実際に現場で業務にあたっている人たちの声を拾い上げることが重要です。
課題に目を向ける時間をしっかりつくるのであれば、徹底的に課題を出し切りましょう。

②課題の原因を分析する

課題を出し切ったら、それぞれの課題の原因を考えられるだけあげていきます。
先ほどの例であるなら、
●この作業時間に1時間は長すぎる
→間に無駄な作業が入っている
→そもそもクラウドサービスを利用すれば人がやる必要のない仕事である

●この業務は不要だと思う
→忖度(そんたく)して誰も声をあげていなかっただけの可能性
→思い切ってこの業務をやらない状態にしてみる

●この業務では毎回このようなミスが生じている
→業務の在り方や方法そのものに問題がある
→やり方が変えられない場合にはツールを導入することも検討

●同じ業務を複数の部署、複数の人が行っている
→業務を扱う部署を一か所にする

●この業務にこの人的コストは高すぎる
→クラウドサービスを活用して時間もコストも節約する
→業務をやらなくても済まないかどうかを検討してみる

●この業務はこの人がいないとできない仕事になってしまっている
→スキルアップする人材を育成する
→クラウサービスを導入してシステムに任せてしまう

などです。
まだまだ他にも解決策はありますが、時間もコストも考えるとクラウドサービスを導入してしまうことが手っ取り早いかもしれません。

③スキルの問題・システムの問題に分類する

①で書き出した問題をスキルの問題とシステムの問題に分類していきます。
ここで、個人の目標設定が必要になるケースは、前者のスキルの問題である場合のみの話であって、システムの問題の場合には個人の目標設定は行いません。

システムの問題の場合には、経営課題として取り組み、システムの根本的な在り方を見直すようにしましょう。
多くの場合には、クラウドサービス利用を検討することになると思われますが、システム的な問題を解決することは今後のDXへとつながるきっかけになり得ます。

④個々に目標設定を行う

個人のスキル面が関係する課題解決には個々に目標設定を行っていきます。
この目標設定は、後に進捗の経過観察をするときにも重要になってくる要素ですので、慎重に設定しましょう。

話し合いながら、その目標を設定することが今後の企業の発展にどのようにつながるのか、上位目標との関連性についても触れるなど、SMARTの法則にも意識してください。
無理なく、適度なストレスがかかる目標を設定することが重要です。

最後にいくつかの目標設定の例を紹介します。
●文書管理の検索時間を50％削減する
現在の文書検索にかかる時間が1時間なら、目標は30分に短縮することです。

●タスク完了率を95％以上に維持する
月間のタスクリストに対する完了率が90％なら、目標は95％以上に向上させることです。

●月間請求書処理時間を20％削減する
現在の請求書処理時間が1週間なら、目標は0.8週間（約4日）に短縮することです。

⑤最終期日と中間期日を設定する

個人目標を設定したら、最終期日を決めます。
ただし、最終期日だけでは間が開きすぎてしまう場合には中間期日を設定しながら定点観測を行いましょう。
期日になったら、その後にフィードバックも忘れずに行いましょう。

まとめ：業務の効率化に目標設定は必須！バックオフィスからDXを始めよう

業務効率化に取り組むための目標設定は必須です。
目標設定は時に従業員のプレッシャーやストレスになりますが、適切な目標設定による適度なプレッシャーやストレスは仕事のスキル向上や成果物の品質の向上につながります。

目標のない作業を長々と続けることの方がモチベーションの低下を招いてしてしまうリスクが大きいものです。
自分たちが目標を達成した先に何があるのかを想像することによって、モチベーションは相乗的に増幅していきます。

また、業務効率化を考えることは、コア業務でDXを進展させる契機にもなります。
DX推進が社内でまだまだ進んでいないという場合には、コア業務からではなく、バックオフィス業務からDXを進めようとすることを推奨します。
バックオフィス業務（特に経理部門）からのDX推進については以下の記事も参考にしてください・
「経理部門のDXは急務！？事例で学ぶ経理のDX推進ポイント」

Next HUB株式会社はDXを軸とした人材の育成から就職後の研修・キャリアコンサルタントまでをセットで提供しています。
人材育成や経済・経営に関わる様々な情報も配信中です。
資料のダウンロードもできますので、ぜひお気軽にサービス内容を確認してください。

—
サービス資料ダウンロードはこちら