この記事では、「採用通知書」と「内定通知書」の違いについて解説しています。
それぞれの通知書が発行される目的、タイミング、そして法的効力についてはご存知でしょうか。

採用活動において、どの段階でどの通知書が発行されるのか、またそれが持つ法的な意味合いについて理解することで、応募者も企業側も適切な対応が可能になります。
採用プロセスをスムーズに進めるための基礎知識を身につけましょう。

採用と内定の違い

正式に採用する前に、企業は内定を出すことが普通です。
採用と内定では、「内定のほうが先」と思っている方も多いですが、実際には「採用」が決まった応募者に対して企業は内定を出しますので、順序としては採用が先、内定が後ということになります。

採用

「採用」とは、求職者が企業の選考プロセスをすべてクリアし、最終的に採用選考に合格した状態を指します。
この段階では、まだ企業と求職者の間で雇用契約は結ばれていません。

企業側が「この求職者は自社の採用基準を満たしている」と判断しただけの状態であり、求職者が入社の意思を示しているわけではありません。そのため、「採用」は「内定」の前段階にあたります。
採用通知書が発行されることで、求職者に対して合格の意思が伝えられますが、これはまだ正式な雇用関係の成立を意味するものではありません。
企業側は、採用決定後に求職者との最終的な雇用条件の確認や調整を行うことが多く、その後に内定が発行される流れとなります。

内定

「内定」とは、企業が候補者に対して最終選考の合格を通知し、採用の意思を伝えた状態を指します。

法的には、企業と候補者の間で入社の約束が成立していること。
具体的には、企業が「採用します」と伝え、求職者がそれを承諾することで労働契約が成立します。
この段階では、求職者は入社の準備を進めることができ、企業も新たな人材を迎える準備を進めます。

内定が成立した後、労働契約は「始期付解約権留保付労働契約」として扱われます。
この契約形態では、合理的な理由がなければ一方的に内定を取り消すことはできません。内定取り消しが行われた場合、企業は法的責任を問われる可能性があり、応募者は不当な扱いを受けたとして訴訟を起こすこともあります。

内々定

「内々定」は、新卒採用でよく使われる用語で、中途採用時はほとんど見かけません。
これは、企業が選考に合格した求職者に対して「●月▲日以降に内定を出す予定」と約束することを指します。
この段階では労働契約が成立していないため、「内々定」に法的拘束力はありません。
企業が「内々定」を出す理由は、経団連の「採用選考に関する指針」に基づき、新卒採用の内定を出せる時期が規定されているためです。

企業はこの規定を守りつつ、自社にふさわしい人材を確保するために、正式な内定の前に「内々定」を出すことが一般的。
これにより、企業は有望な求職者を他社に取られないようにし、求職者も入社の意思を固める時間を持つことができます。
内々定は、企業と求職者の双方にとって重要なステップであり、正式な内定への準備段階として機能します。

採用通知書と内定通知書の基本的な違い

前述のとおり、採用が内定よりも前段階のプロセスであるため、内定通知書よりも採用通知書のほうが先に発行されます。
それぞれの通知書の目的や違いについて見ていきましょう。

採用通知書とは？発行の目的とタイミング

採用通知書は、企業が求職者に対して採用決定を知らせる文書です。
複数回の面接や選考プロセスを経て、企業が応募者を採用する意思を固めた際に発行されます。
この書類は、企業側が求職者を自社に迎え入れる意思を一方的に通知するものであり、応募者の入社の意思確認は含まれていません。
そのため、採用通知書自体には法的な拘束力はありません。

発行のタイミングとしては、最終面接の結果が出た後、採用担当者が正式な合格通知を出すときです。
企業はこの通知を通じて、応募者に対して採用プロセスの合格を知らせ、次のステップである入社手続きに進むための準備を促します。
採用通知書の目的は、企業と求職者の間で採用決定を正式に共有し、内定通知書の発行へと進むための基礎を築くことです。

このように、採用通知書は企業側の採用意思を伝える重要な役割を果たしますが、法的拘束力はないため、応募者の最終的な入社意思が確認されるまで、正式な労働契約は成立しません。
したがって、採用通知書は内定通知書とは異なり、企業と応募者の間の最初の重要なコミュニケーションツールとしての位置づけとなります。

内定通知書とは？発行の目的とタイミング

内定通知書は、企業が求職者に対して内定の決定を正式に知らせる文書。
内定とは、企業が採用の決定を通知し、求職者の入社意思が確認された状態を指します。内定通知書の発行により、企業と求職者の間で労働契約が成立し、法的拘束力が発生します。
このため、企業は内定を容易に取り消すことができません。

内定通知書の発行のタイミングは、採用通知書によって採用が決定し、求職者の入社意思が確認された後。
主に新卒採用で利用されることが多く、新卒の場合は内定決定から入社までの期間が長いため、内定通知書を発行することで入社の意思を固め、辞退を防ぐ効果があります。
新卒採用においては、内定通知書を発行できる時期が卒業年度の10月1日以降と規定されています。

中途採用でも内定通知書は利用されますが、内定から入社までの期間が短いため、内定通知書を省略し、採用通知書のみを発行する場合も。
内定通知書は、企業と求職者の間で正式な雇用契約を結ぶ重要なステップであり、労働契約の法的拘束力を伴うため、慎重に対応する必要があります。

それぞれの通知書の発行義務や法的効力

採用通知書と内定通知書には異なる法的効力があります。
採用通知書には法的効力がなく、内定通知書には法的効力があると言われます。
実際のところ、法律で明確に規定されているわけではありません。
しかし、「内定」は労働契約が成立していると見なされるため、内定通知書が発行された時点で法的拘束力が生じます。

採用通知書は、企業が求職者に対して採用決定を知らせる文書ですが、これはまだ求職者の入社意思を確認する前の段階。
そのため、労働契約が成立しておらず、法的拘束力はありません。
企業が求職者に採用通知書を発行した場合でも、求職者の入社意思が確認されていなければ、正式な雇用契約には至りません。

一方、内定通知書は企業が求職者に採用の決定を正式に通知し、求職者が入社の意思を示した状態で発行されます。
この時点で労働契約が成立し、法的拘束力が生じます。
労働契約法第16条により、合理的な理由がなければ企業は内定を取り消すことができません。

内定通知書への記載事項

内定通知書を応募者に送るということは、労働契約が成立したことを告げることになります。
内定通知書は原則として郵送で送ります。
内定通知書を応募者に郵送した後は合理的な理由がない場合には内定を企業側から取り消すことはできません。
したがって、内定取り消し事由については記載しておきましょう。

日付

内定通知書には、作成した年月日を記載します。
日付は内定通知書の右上に明記。
これは、内定通知書が正式に発行された日を示すものであり、法的にも重要な意味を持ちます。

発行日が明確であることで、求職者にとっても企業にとっても内定の有効期間や入社準備のスケジュールを管理しやすくなるでしょう。

応募者指名

応募者の名前を正確にフルネームで記載することで、通知書の受け手が誰であるかを明確にし、誤解や混乱を防ぎます。

企業名・代表氏名

企業名を明記することで、内定がどの企業から発行されているかを明確にし、応募者に対して正式な通知であることを伝えます。
代表者の氏名については、通常「代表取締役」の氏名を記載しますが、場合によっては人事部長や採用担当者の氏名が記載されることもあります。

内定通知文章

内定通知書には、自社に応募してくれたことへの感謝の気持ちを伝える文章を含めます。応募者が自社を選んでくれたことに対して感謝の意を表し、お礼の言葉を添えることが重要。

内定の決定を伝える部分では、簡潔かつ明確に内定が決まった旨を記載します。
「このたびは、弊社の採用選考において内定とさせていただきました」といった文章で内定の決定を伝えます。
「歓迎」や「期待」のメッセージを加えることで、応募者に対して入社に対する前向きな気持ちを促すことができるでしょう。

入社日

内定通知書には、企業が希望する入社日を明確に記載することが重要です。
入社日は、企業と応募者が正式に雇用関係を開始する日であり、双方のスケジュール調整に不可欠な情報です。
通知書には具体的な年月日を明記し、応募者が混乱しないようにします。

内定取り消し事由

内定通知書には、内定取り消し事由を明記することが重要です。
内定取り消し事由とは、企業が特定の条件に該当した場合に内定を取り消す可能性がある理由を示します。
これにより、応募者に対して透明性を提供し、双方の理解を深めることができます。

学歴や職歴に虚偽の記載が発覚した場合
提出書類に不正があった場合
入社前に重大な規律違反や法令違反を犯した場合
健康状態が著しく悪化し、業務遂行が困難と判断された場合
必要な資格や免許を取得できなかった場合
採用条件に反する行動や言動があった場合
その他、企業が合理的と判断する理由がある場合

入社日までのスケジュール

内定通知書には、入社日までのスケジュールも明記しましょう。
応募者は入社までの準備を計画的に進めることができます。
具体的には、入社前に必要な書類の提出期限、健康診断の日程、オリエンテーションや研修の予定などを記載します。

担当者名・連絡先

応募者が不明点や質問がある場合に迅速かつ円滑に連絡を取ることができるように、担当者名・連絡先（メール・電話番号）を最後に記載します。
担当者名を明示することで、応募者は安心感を持ち、企業との信頼関係を築きやすくなります。

内定通知書サンプル

2024年3月20日
〇〇 〇〇 様
内定通知書

【拝啓】
この度は、弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重なる審査の結果、〇〇様を弊社の新入社員として内定いたしましたので、ご通知申し上げます。

【入社日】
2024年4月1日

【入社日までのスケジュール】
必要書類の提出期限: 2024年2月15日
健康診断: 2024年3月1日
入社前研修: 2024年3月20日

【内定取り消し事由】
学歴や職歴に虚偽の記載が発覚した場合
提出書類に不正があった場合
入社前に重大な規律違反や法令違反を犯した場合
健康状態が著しく悪化し、業務遂行が困難と判断された場合
必要な資格や免許を取得できなかった場合
採用条件に反する行動や言動があった場合
その他、企業が合理的と判断する理由がある場合

【担当者名・連絡先】
担当者: 山田 太郎
役職: 人事部長
電話: 03-1234-5678
メール: yamada@example.com

貴殿のご入社を心よりお待ちしております。今後の手続きやご不明な点については、上記の担当者までご連絡ください。
敬具

株式会社〇〇
代表取締役社長 山田 花子

採用通知書サンプル

採用通知書は内定通知書を出す前に発行するもの。
起業に発行の義務はありませんが、応募者の採用通知書に対する反応を見てから内定通知書を出す企業もあるでしょう。
内定通知書とほとんど同じですが、サンプルを紹介しますので参考にしてください。

株式会社〇〇

〒123-4567 東京都新宿区〇〇町1-2-3
電話: 03-1234-5678
メール: info@example.com

2023年10月1日
〇〇 〇〇 様
採用通知書

拝啓
この度は、弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重なる審査の結果、〇〇様を弊社の新入社員として採用することを決定いたしましたので、ご通知申し上げます。正式な内定通知書は後日送付いたします。

採用日: 2024年4月1日

【今後のスケジュール】
必要書類の提出期限: 2024年2月15日
健康診断: 2024年3月1日
入社前説明会: 2024年3月20日

注意事項
今後の詳細な手続きや労働条件を含めた内容を合わせてお送りしております。
ご不明点やご質問がございましたら、下記の担当者までご連絡ください。

担当者名・連絡先
担当者: 山田 太郎
役職: 人事部長
電話: 03-1234-5678
メール: yamada@example.com

貴殿のご入社を心よりお待ちしております。
今後の手続きについての詳細は、内定通知書で改めてご案内いたします。

敬具

株式会社〇〇
代表取締役社長 山田 花子

採用通知書に関する注意事項

採用通知書に関する注意事項をまとめました。
法的効力が弱いからといって適当に扱ってはいけません。
トラブルに発展させないように丁寧に対応していきましょう。

採用が決まったらなるべく早く通知する

採用が決まったら、なるべく早く応募者に通知することが重要。
迅速な通知は、応募者の不安を解消し、他社への流出を防ぐ効果があります。
採用プロセスが終わったら、遅くとも数日以内に採用通知書を発行し、応募者にその結果を知らせましょう。

迅速な通知は、企業の信頼性を高める要素でもあります。
応募者は、結果を早く知ることで、今後の計画を立てやすくなります。
また、企業側にとっても、採用決定後の手続きや準備をスムーズに進めるためには、早めの通知が不可欠。
これにより、入社準備や書類の提出、健康診断などの手続きが円滑に進行します。

押印の扱い

採用通知書に押印を行うことは、企業の正式な意図を示すための重要な手段ですが、絶対に必要というわけではありません。
押印があることで通知書の信頼性や正式性が高まる一方で、押印がなくても問題ありません。

押印ではなく、企業のロゴを使用したり、担当者の署名、正式なレターヘッドを使用したりするだけでも正式な通知であると応募者には分かるでしょう。

郵送する場合は書留郵便

採用通知書を郵送する場合は、書留郵便を利用することをお勧めします。
配送中の紛失や遅延を防ぎ、採用通知書の受領を確実に確認できます。

住所・氏名の確認

多くの候補者がいる場合や、複数の合格者が出た場合、送付先を他の求職者と間違えるリスクがあります。
誤って他の求職者に採用通知書を送ってしまうと、個人情報の漏洩につながる可能性があります。

採用通知書には個人情報や採用結果が記載されているため、慎重に扱わなければなりません。
就職・転職活動は求職者にとって非常にセンシティブな情報であるため、正しい住所と氏名に送るよう、十分に注意しましょう。

メールや電話による通知でもよい

採用通知書や内定通知書の送付は、必ずしも書面で行う必要はありません。
企業は、メールや電話で通知しても問題ありません。
これらの方法でも、採用決定の意思を正式に伝えることができます。
ただし、言い間違いや聞き間違いが起こるリスクがあるため、注意が必要です。

メールによる通知は、迅速かつ効率的に情報を伝える手段。
記録が残るため、後から確認することができるというメリットがあります。
一方、電話での通知は、直接的なコミュニケーションが取れるため、応募者に対する企業の誠意を伝えやすい方法です。
しかし、電話の場合は言い間違いや聞き間違いが発生する可能性があるため、注意が必要です。

採用通知書と同封する書類

採用通知書の発行は、採用通知書そのものよりも、通知書と一緒に同封する書類が重要であることのほうが多いかもしれません。
同封書類への応募者の返信を待ってから内定通知を出す企業もあるでしょう。
採用通知書と一緒に漏れなく応募者に送るようにしましょう。

入社承諾書・入社誓約書

入社承諾書と入社誓約書は、採用通知書と共に同封することが一般的。
これらの書類は、応募者の入社意思を明確にするためのもの。
入社承諾書には、採用通知書を受領した日付と入社の承諾を記載します。
また、応募者が承諾書を提出した後に無断で入社を拒否しないことも明記されます。

書類の最後には、応募者の氏名記入欄と押印欄を設けます。
正式な意思表示としての効力をもたせるためです。
入社誓約書には、入社に当たって順守すべき事項や内定取消の理由となる事項が記載されることが多いです。

労働条件通知書

労働条件通知書には、採用された応募者の労働条件が詳細に記載されています。
給与、勤務時間、休日、業務内容、勤務地、社会保険の適用などです。

労働条件通知書を同封することで、応募者は自身の雇用条件を正確に把握できます。
これにより、入社前に労働条件についての誤解や疑問を解消し、安心して入社準備を進めることができます。
また、企業側にとっても、労働条件を明示することで応募者との信頼関係を築きやすくなるでしょう。

添え状

添え状は、企業の丁寧な対応を示す一環として、ビジネスマナーの基本。
「採用通知書」「労働条件通知書」「入社承諾書」「入社誓約書」など、同封されている書類の名称と枚数をリスト形式で記載しましょう。

また、添え状には、応募者への感謝の気持ちや、今後の手続きに関する簡単な説明を加えることも効果的です。
例えば、「この度は弊社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。
以下の書類をご確認の上、必要な手続きを進めてください。」といったメッセージを添えることで、応募者に対する配慮を示すことができます。

返信用封筒

返信用封筒には、企業の宛名や住所をあらかじめ記載しておくことが一般的です。
これにより、宛名の記載漏れや記載ミスによる郵送リスクを防止できます。
さらに、切手を貼付しておくことで、応募者の手間を省くことができ、より丁寧な対応となります。

採用に関係するその他の書類

採用に関係するその他の書類として、雇用契約書と採用証明書について簡単に紹介します。

雇用契約書

雇用契約書は、採用に関する最も重要な書類の一つです。
これには、企業と従業員の間で正式に締結される契約であり、労働条件や待遇、勤務時間、賃金などの詳細を明記されています。
雇用契約書に記載される内容は、労働基準法に基づき、従業員の権利を守るためのものです。
主要な項目を以下にまとめます。

【労働開始日および契約期間】
労働開始日
契約期間
業務内容および職務範囲

【担当する業務内容】
職務範囲

【賃金に関する情報】
基本給
手当
賞与
昇給の条件

【勤務時間および休暇】
勤務時間
休憩時間
休日および休暇

【その他の労働条件】
福利厚生
退職金
解雇条件

採用証明書

採用証明書には、採用された日付、採用者の氏名、担当者の署名、企業の名称や所在地などが明記されます。

この書類は、求職者が他の企業や教育機関、自治体などに対して、自身の就職が決定したことを公式に証明するために使用されます。
例えば、新卒の場合、学校に提出することで就職活動の終了を報告することができます。また、役所に提出することで住民票の移動や各種手続きを進める際にも利用されます。

まとめ：通知の出し方や書類発行のタイミングは企業によって様々

採用通知書や内定通知書の出し方、同封する書類、そしてその発行タイミングは企業ごとに異なります。
一部の企業は書面を重視し、正式な通知書を郵送しますが、他の企業は迅速な対応を優先し、メールや電話で通知することもあります。

また、同封する書類も企業のポリシーや業界の慣習にもよるでしょう。
入社承諾書や労働条件通知書、添え状、返信用封筒などが同封されることが多いですが、その具体的な内容や形式は様々です。

重要なのは、どの方法を選ぶにしても、応募者に対して誠意と配慮を持って対応すること。適切な方法で採用通知を行い、応募者との信頼関係を築くことが、成功する採用活動の鍵となります。
企業ごとに最適な手段を見つけ、応募者に対する丁寧な対応を心掛けましょう。

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