インターネットFAXとメールはどちらもデジタルコミュニケーションの手段ですが、用途や機能面で異なります。
この記事では、インターネットFAXの基本的な仕組みとメールとの主な違いを明確にし、そのメリットとデメリットを詳しく解説します。

インターネットFAXが提供するセキュリティの高さや正式な文書の送受信に適している点、一方でセットアップの手間やコストがかかる点など、ビジネスシーンでの選択肢を考える際に参考にしてください。

インターネットFAXと従来のFAX・メールとの違い

インターネットFAXと従来のFAX、メールとの違いについて見ていきましょう。

インターネットFAXとは？

インターネットFAXは、オンライン上でFAX送受信を実現するコミュニケーションツールです。
従来のFAX機器に代わり、インターネット接続が可能なデバイスから文書や画像を簡単に送ることができます。
このサービスは、クラウドを活用することでどこからでもアクセス可能という利点をもつことから、クラウド型FAXサービスとも称され、利用者は特別な設備投資が不要で、メンテナンスの手間も削減できます。
デジタル化された文書管理により、書類の紛失リスクを減らし、セキュリティも強化されるので、個人、企業がデジタル化を推進する第一歩としても注目が集まっているのです。

従来のFAXとの違いは？

従来のFAXとインターネットFAXは、送受信の仕組みに大きな違いがあります。
伝統的なFAXは、紙の文書をスキャンし、その情報を電話回線を通じて相手方に送信する方式。
このプロセスでは、物理的なFAX機と電話回線が不可欠で、紙とインクの消耗品も必要になります。

一方、インターネットFAXは、インターネット接続があれば、どのデバイスからでも文書を送受信できる画期的なサービス。
電話回線に依存しないため、固定電話がない場所でも利用可能で、コスト削減にもつながります。
また、受信したファイルはPDFやTIFF形式で直接電子的に管理できるため、ペーパーレス化を推進し、効率的な書類管理につながるでしょう。

メールとの違いは？

メールとインターネットFAXは、一見似ているようで実は大きく異なるコミュニケーション手段です。
メールは、文書やファイルをデジタル形式で相手のメールアドレスに直接送信する方法であり、日常的なコミュニケーションに広く用いられています。
しかし、メールでは受信者がメールアドレスをもっている必要があり、セキュリティや公式文書の扱いに関しては限界があります。

一方で、インターネットFAXは、FAX番号を用いて文書を送受信するサービスであり、メールアドレスがない相手にも文書を送ることができます。
特に、法的な書類や契約書のやり取り、FAXを必須とする業界や取引先とのコミュニケーションに不可欠。
インターネットFAXは、メールよりも公式性が高く、セキュリティ面での保護が強化されている点が特徴です。
●FAX送信の有無
●インターネットFAXにはファクシミリ不要
といったメールとの違いを知っておくといいでしょう。

違い①：FAX送信の有無

メールとインターネットFAXの大きな違いの一つは、FAX送信の有無。
メールでは、情報はデジタルフォーマットで、受信者のメールアドレスにのみ送信されます。
これに対してインターネットFAXは、FAX番号宛にも文書を送ることができる柔軟性をもちます。

つまり、インターネットFAXを使用することで、FAX機を持たない人でも、固定電話のFAX番号へ直接、文書やデータを送信することが可能になります。
これは、メールアドレスを持たない受信者や、法的文書、契約書類など、FAXでの送受信を求めるビジネスシーンで特に有効です。
また、インターネットFAXサービスは、FAX番号からのデータ受信もサポートしており、従来のFAXと同様に紙での出力が必要な場合にも対応しています。

違い②：インターネットFAXにはファクシミリ不要

メールとインターネットFAXのもう一つの大きな違いは、FAX機の必要性です。
メール送受信には、メールアドレスとインターネット接続があれば十分ですが、従来のFAX通信には専用のFAX機器と電話回線が必要でした。
これは、特に小規模事業者やフリーランスにとっては、余分なコストと手間を意味します。

しかし、インターネットFAXの登場により、この状況が変わりました。インターネットFAXを利用することで、ユーザーはパソコン、スマートフォン、タブレットなど既に所有しているデバイスを使用して、FAX番号宛に文書を送受信できるようになります。
この方法では、追加のハードウェア購入や電話回線の契約が不要で、設定も簡単なアプリやソフトウェアのインストールだけで完了します。
また、インターネットFAXサービスは多くの場合、低コストで提供されており、文書だけでなく、画像ファイルやテキストファイルの送受信にも対応しています。

インターネットFAXの料金

インターネットFAX導入の際にはどのぐらいの料金を考えておけばいいのでしょうか。
●初期費用
●月額基本料金
●送信費用
●受信費用
4つの観点からまとめました。

初期費用

契約者に専用のFAX番号を発行するための登録料金が初期費用。
多くのインターネットFAXサービスでは、この登録料金は一度きりの支払いであり、その金額はおよそ1,000円程度が一般的です。
サービスの種類や提供会社によって異なる場合があるため、サービス選定時には各サービスの料金体系をしっかりと比較検討することが重要です。

月額基本料金

サービス提供者によって異なりますが、一般的には毎月1,000円から1,500円程度が相場となっています。
このコストは、従来型の複合機のリース料金（会社規模にもよりますが、15,000円～30,000円が相場）と比較すると、多くの場合、より経済的な選択肢となり得るでしょう。

送信費用

主に、送信するFAXのページ数に基づいて計算され、料金体系は1枚（ページ）あたり約8円から15円の範囲で設定されていることが一般的。
従来の電話回線を使用したFAX送信が通話時間に応じた料金がかかるのに対し、インターネットFAXではページ数に基づく課金が行われるため、コストをより明確に管理できる利点があります。

多くのインターネットFAXサービスでは、一定枚数までの送信が月額基本料金に含まれているプランを採用しており、FAXの利用頻度によってはかなりのコスト削減につながるでしょう。

受信費用

従来の電話回線を利用したFAXでは、受信に関する費用は基本的に発生しませんが、インターネットFAXの場合、文書受信には、1枚（ページ）あたり約8円から15円の範囲で費用が発生することが一般的。
不要な営業をFAXで受けることによって、無駄なコストを発生させてしまうことがあるため、注意が必要です。

サービスによっては、月額基本料金に一定枚数の受信が含まれているプランを提供している場合もありますので、受信量が多くない企業は追加の受信費用を抑えることが可能かもしれません。

インターネットFAX導入を検討するべき企業の特徴

インターネットFAXの導入を検討したほうがいい企業はあるのでしょうか。
●FAXによる取引量が多い
●テレワークが進んでいる
●営業などで従業員の外出や出張が多い
企業の場合には、インターネットFAXの導入を検討するべきかもしれません。

FAXによる取引量が多い

日常的に大量の受注FAXを受け取る企業では、これらの文書の仕分け、処理、そしてファイリングに多くの時間と労力が必要となります。
各文書に対する追記や返信、さらには処理完了後の整理まで、手作業による管理は非効率的であり、業務の遅延やミスの原因ともなり得るでしょう。

インターネットFAXを導入すれば、これらの文書をデジタル形式で直接受信し、自動的に仕分けやアーカイブを行うことが可能に。
従来の紙ベースのFAXに比べて、業務の効率化を図り、時間とコストの節約に期待できます。

テレワークが進んでいる

テレワークを積極的に導入している企業にとって、インターネットFAXの導入は業務の効率化と柔軟性を大幅に高める選択肢の一つ。
従来のFAX機を使用する場合、送受信作業を行うには物理的にオフィスにいる必要がありましたが、インターネットFAXを利用することで、従業員は地理的な制約なく、自宅や移動中など、どこからでもFAXによるコミュニケーションを取ることが可能になります。
従業員がオフィスに出向く必要性を減らし、同時に業務の継続性を保つことができるでしょう。

インターネットFAX導入時の注意点

インターネットFAXを社内に導入する際には以下の点に気を付けましょう。

料金

料金については前述しましたが、必ずしもコスト削減につながるとは限りません。
インターネットFAXへ切り替える場合には料金シミュレーションを十分に行い、コストがどの程度変わるのかを確認するようにしましょう。

従来のFAX番号はどうなるか

サービスによっては、既存のFAX番号をそのまま利用できる場合と、新たな番号への移行が必要な場合があります。
既存のFAX番号を長年使用してきた企業にとっては、番号の変更は大きな影響を及ぼす可能性も。
既存のFAX番号を維持しながらサービスを利用できるオプションを提供しているサービス提供会社もありますので、オプションを検討してもいいでしょう。
インターネットFAXサービスを選定する際には、この点を確認し、既存のビジネス関係に影響を最小限に抑えることが重要です。

業務フローの移行は問題ないか

紙での文書管理からWEBブラウザを介したデジタル管理への切り替えは、業務プロセスの大幅な変更を伴います。
受信したFAXの仕分け、処理、二重チェック、返信、保管といった一連の業務がオンライン上で効率的に再現できるかが重要でしょう。

企業がインターネットFAXを導入する際には、これらの業務プロセスがサービス上でどのように実現されるのかを事前に検証することが必要です。
特に、重要文書の取り扱いや保管は、セキュリティや規制遵守の観点からも慎重な検討が必要かもしれません。
効率的な業務フローの確保とともに、データの安全性やアクセス管理などのセキュリティ面も考慮し、業務のデジタル移行が企業の運営にプラスとなるよう慎重に計画するようにしましょう。

インターネットFAXのメリット

従来のFAXと比較して、インターネットFAXには数多くのメリットがあります。

回線の契約が不要

メリットの一つは、従来のFAXと異なり、追加の電話回線契約が一切不要であること。
特に中小企業やスタートアップにとって、大きなコスト削減につながります。
伝統的なFAXシステムでは、送信機や複合機、さらにはFAXサーバーを運用するためには、複数の電話回線が必要であり、それらに伴う月額料金や設置費用が発生します。

しかし、インターネットFAXサービスを使用すれば、既存のインターネット接続を利用してFAXを送受信することが可能になるため、これらの追加費用を節約できるのです。
また、ピークタイムに合わせた高スペックなサーバーや回線数を用意する必要がなく、普段使わないリソースへの投資を避けることができます。

本体が不要

すでにメールとインターネットFAXの違いで解説しましたが、インターネットFAXは本体機器が不要です。
オフィススペースを機器が取ってしまうというようなことはありません。

APIによる自動連携が可能

多くのインターネットFAXサービスは、APIの提供を通じて他のシステムやアプリケーションとの直接連携をサポートしています。
これにより、企業は基幹システムや帳票ツール、業務アプリケーションから直接FAXの送受信を行うことができるようになり、作業の自動化と効率化が実現します。

例えば、自動帳票出力からのFAX送信、Googleドライブへの自動保存などをすれば業務効率化になることは容易に想像できるでしょう。
このようなAPI連携は、手作業によるエラーの減少、時間とリソースの節約につながるのです。

インターネット環境下ならどこからでも送受信できる

従来のFAX機を使用する場合、物理的な機器の前にいる必要がありましたが、インターネットFAXサービスを利用することで、この制約がなくなります。
クラウド技術を活用してFAXデータを保管し、処理することにより、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを通じて、オフィスにいなくても、または外出先であっても、必要な文書の送受信が行えるようになります。
これは、テレワークやモバイルワークを推進する現代の働き方にとって大きな利点となります。

FAXデータの管理がしやすい

送受信したFAXデータをクラウドサービス上で保管することで、物理的な書類を扱う手間を大幅に削減。
このデジタル化された管理システムでは、取引先ごとのフォルダ分けや、FAX番号、受信日時などのキーワードでの簡単な検索が可能となり、効率的な文書管理を実現します。
従来の紙ベースのFAXでは、文書を物理的に保管し、必要なときに手動で探す必要がありましたが、インターネットFAXではそのような時間消費や紙の紛失リスクを避けることができます。

コスト削減になる

従来のFAXシステムでは、紙の出力、インク、用紙代などの消耗品コストがかかります。さらに、送受信された文書の物理的な保管には、長期間にわたる保管スペースや場合によっては外部の倉庫を利用するなどの追加費用が発生します。

しかし、インターネットFAXを使用すると、これらの物理的な資材やスペースに関するコストが削減されます。
デジタル化された文書はクラウド上に保管されるため、物理的な保管場所を確保する必要がなくなり、長期的に見て大幅なコスト削減が期待できるでしょう。
また、紙やインクの購入コストも不要となり、経済的な観点からもインターネットFAXは非常に効率的かつ合理的な選択と言えるのです。

データ共有の手間が省ける

クラウドベースのサービスを使用することにより、受信したFAX文書は自動的にクラウドサーバ上に保管され、必要に応じて担当者やチームごとにフォルダを分けて管理することが可能になります。
このシステムを利用することで、上司やプロジェクト管理者は、リアルタイムで各メンバーの処理状況を確認できるようになり、業務の進捗管理が容易になります。

さらに、急な欠勤や休暇等で特定のメンバーが不在の場合でも、他のチームメンバーがWEB管理画面を介して容易にFAXデータを確認すれば対応できるでしょう。
物理的な文書の探索や、個人が保管している文書へのアクセスに関連する時間の浪費を避けられます。

ペーパーレス化につながる

社内でデジタル化を進めるときにはまずはペーパーレスから始めてみるのがいいでしょう。
コア業務ではなく、ノンコア業務からのスタートであれば、仮に失敗したとしても大きな痛手を負わなくて済みます。
インターネットFAXもその手段の一つ。
社内のペーパーレス化につなげましょう。

高いセキュリティ機能

インターネットFAXは、一般的にSSL（Secure Sockets Layer）暗号化技術を用いてデータを保護し、送受信される情報の機密性を確保します。
加えて、サービスへのアクセスにはIP制限、IDおよびパスワード管理など、厳格な認証プロセスが適用され、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを大幅に低減でき、ビジネス文書を安全に取り扱うことができます。

メンテナンスが不要

従来のFAXサーバを使用する場合、定期的なシステムの更新や保守、FAXボードの購入やメンテナンス、さらにはデータセンターの移転時に伴うコストなど、多大な時間と経費がかかることがあります。
しかし、インターネットFAXサービスを利用することで、これらの物理的な設備やシステムに関わる運用管理とメンテナンスが不要。

クラウドベースのサービスとして提供されるインターネットFAXは、サービスプロバイダーがシステムの更新や保守を担うため、ユーザー企業はそれらの面倒な作業から解放されます。
企業はメンテナンスにかかるコストや時間を削減し、他の重要な業務にリソースを集中させることができます。

一斉送信できる

一斉送信機能は、特に発注データやプロモーション資料、重要なお知らせなど、多くの受信者に対して同じ文書を同時に送る必要がある場合に非常に有効です。

従来のFAX送信では、一件ずつ番号を入力して送信する必要がありましたが、インターネットFAXを利用することで、複数の受信者に対して文書を一斉に送信できるため、作業時間を大幅に削減できます。

さらに、インターネットFAXサービスは多回線を保有しているため、大量のデータもスムーズに短時間で送信することが可能です。
このため、緊急性の高い情報の共有や、タイムリーなコミュニケーションが求められるビジネスシーンにおいて、非常に効率的なツールとして機能します。

電子帳簿保存法に対応しているものもある

インターネットFAXサービスの中には、電子帳簿保存法に対応しているものがあり、これは特にビジネス運営において大きなメリット。
電子帳簿保存法は、企業が帳簿や関連文書を電子形式で保存する際のルールを定めた法律です。
インターネットFAXを利用することで、受信した帳票や文書を自動的にPDF形式で保存でき、さらにはこれらの文書に必要な検索項目やタイムスタンプを簡単に付与することが可能になります。

従来の紙ベースのFAXでは、受信文書を電子化するためには、手動でスキャンし、適切なファイル形式に変換して検索可能な要素を加える必要がありました。
しかし、インターネットFAXサービスを使用すると自動化され、手間と時間を大幅に節約できるのです。

インターネットFAXのデメリット

メリットの多いインターネットFAXですが、以下のようなデメリットもあります。

インターネット環境下でしか使えない

オフィス内でインターネット環境が整っていないということはほとんどないと思いますので、デメリットにはなりにくいですが、インターネットFAXはインターネット環境下でしか使うことができません。

基本料金・追加料金など、料金設定によっては高額になることも

サービスによっては、基本料金の他に受信や送信の枚数が一定量を超えた場合に追加料金が発生することがあります。
これが意外と高額になることがあり、特に大量に文書をやり取りする企業にとっては、コストが大きな負担となる可能性も。

また、インターネットFAXサービスは、地域や距離に関係なく一律の料金設定であることが多いですが、従来のFAX機を使用した場合、特に市内や近距離での通信では電話回線を使用した方が安くなるケースもあります。
そのため、実際にインターネットFAXを利用する前に、自社の通信頻度や通信距離を考慮し、料金体系を詳しく比較・検討することが重要です。

スキャンの手間がかかることも

従来のFAX機を使用する場合、紙の文書やメモを直接送信することが可能ですが、インターネットFAXを利用する場合、手書きの書類や申込書など、デジタルデータでないものを送信するには、まずそれらをスキャンしてデジタル化する必要があります。
デジタル化されていない書類を頻繁に取り扱う企業や部署において、追加の手間と時間を要する作業となり得ます。

送信する文書の量が多い場合に特に負担と感じるでしょう。

FAX受信に気が付かない可能性

FAX機の場合、文書が物理的に出力されるため、受信の確認が直感的に行えます。
しかし、インターネットFAXでは、受信した文書がメール経由やオンラインポータル上で通知されるため、日常的にメールをチェックしない人にとっては、重要な文書の受信を見逃すリスクが生じます。

特に、メールのスパムフィルタが厳しい設定になっている場合、重要なFAXがスパムフォルダに振り分けられ、見過ごされることもあり得ます。
このような状況を防ぐためには、メールのチェックを一定の頻度で行う習慣をつけること、そしてFAXからのメールがスパム扱いされないようフィルタ設定を見直すことが必要になります。

まとめ：インターネットFAXはメールとは違い、メリットも多数！

従来のFAXにもメリットがありますが、インターネットFAXにはそれ以上のメリットがあります。

インターネットFAXをメールと同じように思っている方も多いですが、実際には用途が違います。
FAXの利用頻度にもよりますが、毎日の業務でFAXの利用が当たり前になっている場合や、リモートワークが浸透している企業であれば、インターネットFAXの導入を検討する価値はあるでしょう。

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