長年ビジネスの現場で使われてきたFAXの利点と限界について詳しく解説。
また、時代の変化と共に増えている電子化の動きに注目し、FAXから電子文書への移行がもたらす効率性、コスト削減、セキュリティ強化などのメリットを具体的に掘り下げています。
この記事を通じて、企業が情報管理の現代化に向けてどのようなステップを踏むべきかのヒントにしてください。

FAXの3つの種類

FAXには一般的なFAXの他にも、インターネットFAX、FAX配信システムとった種類があります。
ここでは、FAXの3つの種類についてまとめました。

一般的なFAX

一般的なFAX機器は、伝統的な電話線を使用して文書情報を送受信する手段です。
この方式では、文書をデジタル信号に変換し、これを電話線を通じて相手方のFAX機に送信。
利便性の面では、FAX番号を特定の電話回線と共有することが可能ですが、この設定ではFAXの受信作業中は電話の使用が制限される可能性があります。
そのため、業務上の円滑な運用を考慮して、多くの場合は専用のFAX番号を設定するのが普通です。

文書を送信する際には、物理的な紙の文書をFAX機に挿入し、その内容を相手方に送ります。
直接的な文書のやり取りを可能にするため、特に書類の正式な交換が求められるビジネスシーンで依然として重宝されています。
しかし、紙ベースの文書を扱うことは、準備と管理の両面で追加の手間を要します。
また、通話料金に基づいてコストが発生するため、特に大量の文書を送受信する場合には、費用対効果を検討するべきかもしれません。

インターネットFAX

インターネットFAXは、伝統的な電話回線に代わる革新的な通信手段です。
インターネットFAXであれば、文書や画像をデジタル形式に変換し、インターネット経由で送受信することが可能です。
インターネットFAXには、
●通信費・紙代・インク代を削減
●迅速なデータの送受信が可能
●アクセスの容易さ
●ペーパーレスの促進
のようなメリットも。

多くのビジネスでは、コスト削減や作業効率の向上を目指して、インターネットFAXへの移行が進んでいます。
インターネットFAXサービスは、専用機器だけでなく、パソコンやスマートフォンからもアクセス可能で、文書の送受信がこれまで以上に手軽になりました。
遠隔地とのコミュニケーション・取引が多いビジネスにおいて、インターネットFAXの導入は、時間とコストの節約、さらには作業効率の向上に欠かせないものになっています。

インターネットFAXについての詳細は、以下の記事も参考にしてください。
「インターネットFAXとメールとの違いは何？インターネットFAXのメリット・デメリットも解説」

FAX配信システム

FAX配信システムは、特に大規模なビジネスでの大量文書配信に革命をもたらしたツールです。
このシステムを利用することで、企業はプロモーション素材、プレスリリース、請求書などの重要書類を、指定されたリストにある複数の受取人へ迅速かつ効率的に送信することが可能になりました。
ユーザーは単に必要な文書をデジタル形式で準備し、送付先リストをシステムにアップロードするだけで、後はシステムが自動的に配信作業を完了します。

メリットは、時間と労力の大幅な節約と紙の使用量を削減し、エコフレンドリーなオフィス運営に貢献できる点でしょう。
FAX配信システムは通常、SaaS（Software as a Service）モデルで提供され、使用料は送信量やアカウント数に基づいて計算されます。
これにより、企業は必要に応じてコストを管理しやすくなります。

FAX配信システムは基幹業務システムとの連携も可能で、業務の自動化と効率化までも推進します。
例えば、受注管理や請求処理などの日常業務をシステムに統合し、手動での処理ミスを減らすことができます。
インターネットベースであるため、どこからでもアクセス可能で、ビジネスの柔軟性と拡張性を高めることができる点も見逃せません。

FAXが使われている理由

ペーパーレスやDX推進の風潮の中で、未だに一般的なFAXを利用している企業も多いですが、それには従来のFAXを利用するだけの理由があるからです。

企業・顧客とのやり取り

一般的なFAXは、特定の情報を即座に送信する必要がある場合や、電子メールの普及によっても置き換えが難しい特定の文書形式を扱う場合に便利です。
署名が必要な契約書や、法律で原本の送付が求められる書類など、正式な文書のやり取りにおいて信頼性の高い手段としてはFAXが活用されています。

また、セキュリティが重視される取引でも、FAXが直接的な文書交換手段として選ばれることがよくあります。
これは、FAX通信が特定の状況下で電子メールよりも安全と見なされるためです。
特に、個人情報や機密情報を含む文書を扱う場合、FAXを選択する企業も多いのではないでしょうか。

さらに、全ての顧客やビジネスパートナーが最新のデジタル通信ツールを利用しているわけではないため、FAXが好まれる傾向にあるのでしょう。
デジタルツールが浸透した現代とは言え、FAXを便利であると感じている人たちもいると知っておいたうえでツールの選定が必要です。

役所や行政機関とのやりとり

DX推進を掲げている役所や行政機関がペーパーレスに移行できていないという疑問の声もありますが、様々な年齢層や技術的な背景を持つ市民が利用する公共のサービスにおいて、FAXは便利な書類の送受信手段としての地位を保持しています。
書類送付の必要性が高い行政手続きでは、電子メールではなくFAXが選ばれることが一般的。
これは、書類の正確性や公式性を確保する上でFAXが優れた手段であると認識されているためです。

行政機関の中には、セキュリティポリシー上、外部の人との直接のメール交換を制限している場所も少なくありません。
このような環境では、FAXが重要なコミュニケーション手段として機能しています。

単純に新しい技術が苦手

「単純に新しい技術が苦手」という理由でFAXが選ばれるケースは、ユーザーの慣れ親しんだ操作性や、即時性といった実用的なニーズに基づいていることがあります。
パソコンやスマートフォンといったデジタル機器に対する抵抗感を持つユーザーは、文書の送受信にFAXを選ぶことも。
紙媒体の直接的なやり取りは、特に事務作業（請求書・納品書の発行など）において多くの企業で使っています。
デジタルデバイスの操作に不安を感じる人々にとって、FAXは安心して利用できる手段であり続けるのかもしれません。

FAXのメリットを感じているから

メリットがないのであれば、一般的なFAXはすぐに使われなくなるはずです。
しかし、上述の通り、セキュリティ性や顧客・取引先とのやり取りにおいてなど、まだまだメリットも大きいと感じているからこそ、一般的なFAXが残り続けています。

FAXのメリット

一般的なFAXのメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
すでに出てきたものもありますが、一般的なFAXのメリットについて整理しました。

手軽に送信できる

特に技術的なスキルが限られているユーザーにとって、FAXは簡単に利用できる通信手段。
システムの操作は直感的で、特別なトレーニングや複雑なセットアップを必要としません。
電子メールの送受信に必要なPCスキルや、メール作成のための時間を省略できるため、緊急時の対応や即座の情報共有に適しています。
紙ベースの文書が必要な場合や、手書きのメモや署名が含まれる文書を送る際にも、FAXは有効な選択肢です。

開封率が高い

FAXで送られた文書は目に見える形で受け取り側の注意を引き、確実に確認される可能性が高まります。
これは、FAXが物理的な紙の文書として出力され、受取人の手に直接渡るため、電子メールのように無視されたり見過ごされたりするリスクが著しく低いためです。

さらに、FAXで受け取った文書は、即座に物理的な記録として残ります。
重要な情報や契約書類が確実に手元に残り、後での参照や証拠としての保持が容易であるため、事務作業や法的文書の管理において、この点は非常に価値があります。

また、FAXはオフィス環境において共有のリソースとして機能することが多く、受信した文書は担当者が不在であっても他のスタッフによって確認され、適切な対応がとられる可能性も高くなるでしょう。
このように、FAXはその即時性と物理的な形式がもたらす確実性により、今日でも多くのビジネスシーンで重宝されています。

FAX以外の手段を考える必要がない

FAXは長年にわたって標準的な通信手段として確立されています。このため、FAXを用いることで、追加の通信手段を検討する必要性がなくなります。
例えば、契約書の送受信や注文書の確定など、FAXによるやり取りはすでに多くの業務フローに組み込まれており、その効率性と信頼性は広く認識されています。

このような状況で、不便さを感じていないのであれば、インターネットFAXのような便利なツールを新しく導入しようと考えるほうが珍しいかもしれません。
自社単体で考えれば確かに便利なものであっても、総合的に判断して現状維持を選ぶ企業も多いです。

ITスキルがいらない

FAXの最大の利点の一つは、その使いやすさではないでしょうか。
文書を機械に挿入し、相手方のFAX番号をダイヤルするだけで、情報の送信が完了します。
特に、高度なITスキルが必要ないという点で、全年齢層にわたってアクセスしやすい通信手段です。
高齢者から子供まで、FAX機の基本操作は簡単で、特別なトレーニングを受けることなく、ほとんどの人が文書を送受信することができます。
オンラインフォームのようなデジタルツールに不慣れなユーザーにとって、特に有益です。

緊急連絡用として使える

電子メールサービスやその他のデジタル通信手段が障害やシステムダウンにより使用不可になった場合でも、FAXは信頼性の高い代替手段となり得ます。
これは、FAXが独立した電話線を使用しているため、インターネットベースのコミュニケーションツールとは異なり、ネットワークの問題から影響を受けにくいからです。
また、特定の担当者が不在であっても、FAXによるメッセージは物理的な形で会社に残されるため、誰かがその場に戻った際にはすぐに確認することができます。
夜間や休日など、通常の業務時間外に重要な情報を伝える必要がある場合に特に有効です。

フォーマットが自由

文章だけでなく、手書きのイラストや図面、さらには複雑なカタログのページまでもが、そのままの形で相手に伝達できるため、フォーマットの自由度が非常に高いのもメリットです。
この柔軟性は、特に建設や設計などの業務で非常に有効であり、視覚的に情報を共有する必要がある際に大事な要素になります。

プロジェクトの詳細を説明するために具体的な図面が必要な場面や、新しい製品のデザインを速やかに共有したい時、FAXは直接的で効率的な手段です。
デジタルフォーマットに変換する手間を省き、紙ベースの文書を即座に送信することができるため、時間の節約にもつながるでしょう。

セキュリティが高い

インターネットを介さずに電話回線を通じて情報を送受信するため、サイバー攻撃のリスクが著しく低いことが大きな利点。
この通信手段は、データの漏洩や情報の改ざん、盗聴など、デジタル時代における一般的なセキュリティ脅威から文書を守ります。

特に、機密情報や個人データを扱う業務では、セキュリティが最優先されます。
電子メールや他のオンライン通信手段では、不正アクセスやフィッシング攻撃の可能性に常に注意を払う必要がありますが、FAXではそのような心配が格段に少ないため、安心して情報交換が行えるのです。

FAXのデメリット

上記で見てきたメリットだけでなく、一般的なFAXにはデメリットもあります。

送信ミス

一般的なFAXでは、送信ミスが起こることもしばしば。
主に番号の誤入力や機器の操作ミスに起因し、誤った宛先に重要な文書が送信されるリスクを伴います。
機器の不具合や紙詰まりといったトラブルにより、送信が意図した通りに完了しないケースもありえます。

消耗品コストが高い

FAXには、文書を印刷するための用紙やインク、トナーといった消耗品が必要不可欠であり、これらの材料費は定期的な補充が必要になるため、特に頻繁にFAXを使用する場合、経費が増大していきます。
用紙やインクのコストは、ビジネスの運営コストに直接影響を及ぼし、長期間にわたって蓄積すると、相当な金額に上る可能性があるので、短期的なコストだけでなく、中長期的なコストまで考慮しなければいけません。
FAXによる文書管理も重要な課題です。

レスポンスが遅い

FAXは受信した際に物理的な形で存在するため開封率は高いですが、それが迅速なフィードバックや返信を保証するものではありません。
特に、受信したFAXが多数ある場合、それらを一括で処理しようとする傾向があり、結果的に各FAXへの対応が遅れがち。
返信にFAXを用いる場合は、内容を準備し、書類を作成するのにも時間がかかり、これがさらにレスポンスの遅延を引き起こすでしょう。

また、文書の量が多い場合や、特に忙しい時期には、FAXが見落とされたり、対応が後回しにされたりすることもありえます。
重要な通信がタイムリーに処理されないことがあり、ビジネスの機会損失や誤解を招く原因となり得ます。
FAXを用いたコミュニケーションでは、デジタルメールのような即時性や、返信の迅速さが期待できないことがあります。

ペーパーレス化の阻害

FAXの使用がペーパーレス化の取り組みを阻害するという点は、現代のビジネス環境における顕著なデメリットです。
紙ベースの文書管理は、デジタル化の波が押し寄せる中で、業務効率の低下や環境への影響という形でその弊害が顕在化しています。
特に、リモートワークやデジタル通信が標準となりつつある今日、FAXに依存することは、新しい市場を開拓していくうえで大きな制限となる可能性が否めません。

書類の管理にも人的コストがかかる

印刷された文書の物理的な保管には、適切なスペースが必要であり、文書量が増加すると、その整理や管理にも多くの時間と労力を要することになります。
文書の検索やアクセスの効率性も、デジタルファイルと比較して劣るため、業務の効率化において障壁となるでしょう。
目に見えないコストがかかっている認識ももっておく必要がありそうです。

FAXの代替になるサービス

FAXは便利ですが、現代はデジタル化の時代。
FAXの代替になるサービスを紹介しますので、参考にしてください。

インターネットFAX

インターネットFAXを導入すれば、文書の送受信をインターネット経由で行うことにより、物理的なFAX機、用紙、インクの必要性がなくなります。
どこからでも文書を送受信でき、受信した文書は電子ファイルとして自動的に保存されるため、文書管理が容易になり、重要な情報の検索とアクセスが迅速に行えるようになります。

インターネットFAXは設定や利用が簡単なものが多く、迅速に導入可能で、すぐに「効果検証ができるのも大きなメリット。
多くのプロバイダが異なる料金プランを提供しており、企業のニーズに合わせて最もコスト効率の良いオプションを選択できます。
遠隔地からの作業が多いリモートワークや、ペーパーレスオフィスを目指す企業にとって特に有用です。

電子メール

電子メールは、FAXの代替手段として広く採用されています。
多くの職場でメールの使用が一般的であるため、新たな操作方法を学習する必要が少なく、社員の負担にもなりません。
メールを通じて、PDFやWordなどのファイル形式で文書を送受信することが可能で、物理的な文書の印刷や送付に関わる手間とコストを大幅に削減できます。
既存のメールサービスを利用することで、追加の導入コストなしに、すぐにデジタル化への移行が可能です。

グループウェア・データ共有サービス

グループウェアやデータ共有サービスは、FAXの代替手段として有力な候補。
これらのツールは、業務プロセスをデジタル化し、チーム内のコミュニケーションと協働を促進する設計がなされています。
●チャット機能
●日程調整
●申請・承認システム（ワークフローシステム）
など、多岐にわたる機能を備えており、これらを活用することで、文書の即時共有や効率的な意思決定が可能になります。

特に、チャット機能を通じた即時のファイル共有やメッセージ送信は、メールやFAXに比べて迅速かつ効率的な情報交換に有効です。
また、ワークフローシステムによる申請や承認プロセスのデジタル化は、紙ベースの文書管理を大幅に削減し、ペーパーレスオフィスの実現に近づくでしょう。

FAX電子化のメリット

FAXを電子化することで上述したようなデメリットが解消できます。
FAX電子化のメリットをおさらいしておきましょう。

データ管理・検索が容易

FAXの電子化は、データの保存と管理を大幅に簡素化し、情報アクセスを迅速化します。電子化された文書は、検索可能なデジタルフォーマットで保存されるため、特定の情報を必要とする際には、数秒で見つけ出すことが可能です。
電子化されたFAXは、CRMやERPなどの他のビジネス情報システムとの連携が容易になり、業務プロセスの効率化と自動化を促進するメリットもあります。

コスト削減

FAXの電子化を行えば、従来のFAXシステムが必要とする紙、インク、そして電話回線使用料などの経費が削減されます。
紙ベースのシステムに比べて初期設備投資のコストも低く抑えられるため、特にスタートアップや中小企業にとって財務的負担が少なくなるでしょう。

リモートワークに対応可能

インターネットを介して、どこからでもFAXの送受信が可能になるため、オフィスにいなくても業務を円滑に進めることができます。
FAXの電子化はリモートワークをサポートし、働く場所の自由度を高めることで、ワークライフバランスの向上にもつながります。

FAXからシステム変更する際のポイント

一般的なFAXからシステム変更する際には、以下のようなポイントに気を付けて進めていけるといいでしょう。
社内の事情だけでなく、既存の顧客や取引先のことを考えるこが大切です。

スモールスタートする

社内全体での一斉切り替えは、現場や取引先に混乱を招きかねません。
このため、特定の部署やプロジェクト単位での小規模な試行を推奨します。
ステップバイステップの方法は、メールやチャットなど、新たなコミュニケーションツールの効果を評価し、実際の業務適用に先立って改善点を洗い出す機会として有効です。
少人数での試運転を通じて得られた知見を基に、組織全体にとって最も効果的なFAX代替ツールを選定することが大切です。

セキュリティが高いシステムを使う

FAXから新しい通信システムへの移行を検討する際、セキュリティの高いシステム選びは非常に重要です。
多くの企業が情報漏洩のリスクを避けるためにFAXを利用してきました。
そのため、新しいツールやサービスを導入する際は、そのセキュリティ機能が徹底しているかどうかを厳しく評価する必要があります。
特に、機密情報を扱うビジネスプロセスでは、データ保護が最優先されるべきです。

無料のファイル共有ツールやコミュニケーションプラットフォームも魅力的かもしれませんが、セキュリティ面での懸念があります。
有料サービスでは、強化されたセキュリティ機能や、万が一の際に迅速なサポートを提供することが多いため、企業の要件を満たす可能性が高くなります。
また、サービスプロバイダーのサポート体制やセキュリティ対策の詳細についても、契約前に確認するようにしましょう。

取引先への説明

FAXから別のコミュニケーションシステムへの移行を計画する際、取引先への説明も忘れてはいけません。
突然の変更は取引先に混乱や不便をもたらし、場合によってはネガティブな反応を引き起こす可能性があります。
そのため、変更に至った背景、具体的な移行プラン、そして新しいコミュニケーション手段の詳細を、わかりやすく伝えるようにしましょう。

移行の時期、採用される新システムの種類、使用方法に加えて、取引先がスムーズに移行できるようサポート体制についても説明することが大切です。
また、取引先が新システムに適応できない場合の代替案も準備しておくと、移行の際の不安を軽減できます。

まとめ：FAXを電子化してペーパーレスを促進させよう

FAXの電子化は、使い慣れたツールを手放すという意味でも最初は抵抗感が強いかもしれません。
しかし、導入して使い始めてみると、思ったより難しくなく、使いやすいという感想が多いのも特徴的です。

ペーパーレス化、電子化の促進につながり、長期的に見ればコストなど多くの面でメリットがたくさんあります。
小さく始めればリスクも大きくないはず。
社内で部分的にFAXの電子化を促進してみてはいかがでしょうか。

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