タイムカードの手書き記録は法律的に問題ないのでしょうか？
本記事では、手書きタイムカードの合法性と、その使用時に考慮すべき重要な点を解説します。
労働基準法に基づき、従業員の勤怠管理は企業にとって必須の責務ですが、その方法は特に定められていません。

そこで、手書きタイムカードの適切な取り扱い方法、不正防止策、および正確な労働時間記録の確保方法について詳しく見ていきます。
手書きタイムカードを適正に管理することで、労働法規遵守と労使間の信頼構築につながります。

手書きのタイムカードや勤怠記録は法律的には大丈夫？

タイムカードへ手書きで労働時間を記入することは問題ないのでしょうか。

法律的には手書きでもOK

法律的には、手書きのタイムカードや勤怠記録も問題ありません。
働き方改革関連法の2019年の改正により、労働時間の管理と記録に関する規制は厳格化されましたが、これは記録の形式についてではなく、その正確性と確認のプロセスに関連しています。
法律は、使用者または労働時間管理を行う者が労働時間を直接確認することを求めており、この確認作業が適切に行われれば、手書きであっても勤怠記録は有効と認められます。
重要なのは、記録された勤務時間が正確であり、改ざんがないことを保証する体制が整っているかです。

厚生労働省が発表したガイドラインでは、自己申告型の記録は推奨していませんが、やむを得ず自己申告型の記録管理をする場合には、以下の内容を把握しておくことといいでしょう。

（１） 原則的な方法
・ 使用者が、自ら現認することにより確認すること
・ タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として
確認し、適正に記録すること
（２） やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合
① 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な
運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
② 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把
握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働
時間の補正をすること
③ 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻
害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を
超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働
者等において慣習的に行われていないか確認すること
（出典：厚生労働省　労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン）

タイムカード押し忘れ時の手書きも大丈夫

通常はタイムカードを押すことによって（手書きではない）勤怠管理をしている場合、打刻を忘れることもあるでしょう。
タイムカードを押し忘れた場合の手書き記入も法律的には問題ありません。重要なのは、実際に勤務した時間が正確に記録され、適切に管理されること。
人事部や上長の適切な管理の下で記録すれば大丈夫です。

タイムカードを手書きで記録するメリット

タイムカードを手書きで記録することにはメリットもあります。
記事全体としては、手書きのタイムカードを推奨しているわけではありませんが、このようなメリットからタイムカードを手書きにすることで勤怠管理をしている企業もまだ多いです。

コストがかからない

手書きのタイムカードシステムは、特に初期投資を抑えたい中小企業にとって経済的な選択肢。
デジタル化された時間追跡システムと比較して、手書き方式では高価なソフトウェアや機器を購入する必要がありません。
必要なのはタイムカードと筆記用具だけで、これらは非常に手頃な価格で入手可能。

また、この方法では月額のサブスクリプション料金やメンテナンス費用もかかりません。そのため、運用コストの削減を図りたい企業にとって、手書きタイムカードはコスト効率の良い解決策と言えるでしょう。
このシンプルさが、経費削減を目指す組織には大きな魅力となります。

申告する側は手間いらず

従業員が新しい技術や複雑なソフトウェアを学ぶ必要がなく、既存のタイムカードに日々の出勤時間と退勤時間を記入するだけで済みます。
特に、技術に不慣れな従業員や、煩雑なデジタルプラットフォームの操作に抵抗感を持つ人々にとって、非常に取り組みやすいです。
加えて、手書きでの記録は、従業員が作業を開始する際や終了する際に迅速に行えるため、作業の流れを妨げることなく、時間管理が可能になります。
このように、手書きタイムカードは、使い勝手の良さとアクセスの容易さを兼ね備え、従業員にとって手間のかからない方法と言えるでしょう。

テンプレートが自由

手書きタイムカードの記入にはテンプレートを自由に設定できるというメリットも。
特定のニーズに合わせてタイムカードのテンプレートを自由にデザインできます。
これは、出勤と退勤の時間を記録する基本的な機能に加え、休憩時間、残業、プロジェクトコードなど、企業固有の要件を反映した追加情報を含めることが可能であることを意味します。
この柔軟性により、各企業は自社の運用に最適な形式を採用でき、従業員の勤務状況をより詳細に追跡することも可能。
自由なテンプレート設計は、効率的な時間管理と正確な労働時間の記録を実現し、従業員の時間追跡プロセスをシンプルかつ効果的にするでしょう。
このアプローチは、企業が正確な人事管理と労働コストの最適化を図る上で非常に価値があるものです。

タイムカードを手書きで記録するデメリット

法律的に問題がないタイムカードの手書き運用ですが、トラブルが起きた時に備えておくことが必要です。
デメリットを理解したうえで、運用しましょう。

客観的な記録として認められない

手書きタイムカードは、従業員の自己申告に基づくものであるため、労働時間の記録において客観性を欠くというデメリットがあります。
このシステムでは、従業員が自身の出勤・退勤時間を記入するので、意図的または無意識のうちに不正確な情報が記録されるリスクが伴います。
その結果、労働関連の紛争が発生した際、手書きのタイムカードが提供する情報は、法的な証拠としての信頼性を欠くことも。

企業が労働時間の客観的かつ正確な管理を確保することが重要ですが、手書きタイムカードの使用は、この基準を満たさない可能性があるため、労使間のトラブル解決において不利な立場に立たされることが考えられます。
このため、時間の記録と管理における客観性と信頼性を高め、リスク回避に備えることが、企業にとって重要な課題です。

不正と改ざん

手書きタイムカードに関しては、不正行為や改ざんのリスクが最大の懸念点。
従業員自身や第三者が記録を後から変更することが物理的に可能であるため、労働時間の記録において信頼性が低下します。
●残業時間の過少申告
●実際には勤務していない時間を勤務時間として申告
するなどの行為が生じる可能性があるでしょう。

このような改ざんは、企業の人件費の計算を誤らせるだけでなく、労働基準法に基づく適切な労働条件の提供を妨げることにもなりかねません。
さらに、不正行為が発覚した場合、企業の信用問題にもつながり、従業員との信頼関係にも悪影響を及ぼします。
そのため、タイムカードの管理と監査には特に注意が必要であり、改ざんを防ぐための厳格な対策をルール化しておきましょう。

記入・提出漏れ

手書きタイムカードの記入と提出の過程では、従業員や管理者にとって複数の課題を生じさせる可能性も。
従業員が勤務時間を記録する際に書き忘れや記入ミスが生じ、これらの小さなミスが労働時間の不正確な計算につながることがあります。

さらに、手書きのシステムにはデジタル化されたシステムのような自動的なリマインダーや警告機能が欠けているため、記入漏れや提出漏れが発生しても、直ちに対処する仕組みがありません。
管理者側も多忙であり、すべてのタイムカードを細かくチェックすることが現実的ではないため、間違いや漏れが見過ごされがち。
これにより、給与計算の誤りや労働法遵守の問題が生じるリスクが高まり、組織全体の労働管理の質に悪影響を与える可能性があります。

集計の業務効率が悪い

アナログ方式では、従業員の出勤・退勤時間の確認や集計を行う過程が全て手動で行われるため、時間がかかり、エラーの発生リスクも高くなります。
特に、従業員数が多い場合、この作業には膨大な時間と労力が必要となり、労務管理のコストが増加します。
さらに、記入漏れや誤りの訂正、給与計算への影響など、手書きタイムカードに起因する問題は、業務の遅延や精度の低下を招きます。
結果として、企業の人事・労務部門は集計作業に多くの時間を費やすことになり、その他の重要な業務（コア業務）への注力が困難になる可能性があります。

書類の保管と管理が手間

紙ベースの記録は物理的なスペースを必要とし、特に労働基準法で求められるようにこれらの書類を5年間保持する必要がある場合、保管には大きなスペースが必要となります。この長期間にわたる保管義務は、特にスペースが限られているオフィス環境では、顕著な課題に。
さらに、書類の整理や迅速なアクセス、紛失防止のための体制を整えることは、組織にとって追加の労力とコストにしかなりません。
記録だけでなく、保管や管理の手間まで考えて、タイムカードの手書き記録による管理を採用するのかどうかを検討しましょう。

検索性に欠ける

手書きタイムカードの使用は、勤怠記録の検索性に大きな欠点を持ちます。
特に、過去の記録を迅速に参照する必要がある場合、紙のタイムカードではそのプロセスが著しく非効率に。
労働基準監督署の調査や従業員の勤怠に関する問い合わせに対応する際、関連する記録を素早く見つけ出すことが求められますが、手書きの記録はデジタル化されたデータベースのように瞬時に特定の期間や従業員の情報を検索する機能を持ちません。

人事労務担当者が大量の書類の中から必要な情報を探し出すために余分な時間を費やし、場合によっては重要な業務時間を浪費することにもつながるでしょう。
さらに、必要な記録を見つけることができない場合、企業の労務管理体制への信頼が損なわれるリスクもあります。
手書きタイムカードは情報の検索とアクセス性の面で大きな課題を抱えており、効率的な勤怠管理を妨げる要因です。

テレワークに対応できない

従業員が物理的に出勤し、タイムカードに直接時間を記入する必要があるため、在宅勤務や外出先からの勤怠管理が困難。
これは、テレワークを行う従業員が勤務時間を正確に記録する手段をもたず、仕事とプライベートのバランスを取りながら効率的に働くという現代の労働ニーズに沿えないことを意味します。
また、営業担当者が顧客訪問後にわざわざオフィスに戻らなければならない等、業務の効率を著しく低下させる事態も発生します。
このような制約は、組織が柔軟性の高い働き方を支援し、労働生産性を向上させる上での障害となり、テレワークが広く採用されている現在、手書きタイムカードの使用は適切な勤怠管理方法とは言えないかもしれません。

タイムカードを手書きする際の注意点

タイムカードを手書きすることは、法律的に問題はありませんが、いくつか注意しなければいけないポイントがあります。

従業員が記入するべき項目を整理する

タイムカードを手書きする際、従業員が記入するべき項目の整理は、労働時間の正確な把握と適正な労働環境の確保に不可欠。
具体的には、
●出勤・退勤時間
●休憩時間
●遅刻・早退の有無
●欠勤日
●休日
●有給休暇の取得状況
を明確に記録することが求められます。
これらの情報は、労働基準法に定められた「1日8時間、週40時間」の法定労働時間を遵守しているかを確認し、給与計算や残業代の正確な算出の基本になります。
従業員にはこれらの項目を正確に、かつ定期的に記入することの重要性を理解してもらうことが重要であり、記入方法や必要な項目について明確なガイドラインを提供するようにしましょう。

記入の際に鉛筆は不可

鉛筆での記入は容易に消去や改ざんが可能であるため、労働時間の不正確な申告や、後からの変更が生じるリスクを高めます。
その結果、実際の労働時間と報酬計算の間に矛盾が生じ、労働者と使用者間での信頼関係が損なわれる可能性があります。
ボールペンやフェルトペンなど、消去や改ざんが困難な筆記具を使いましょう。

タイムカードの修正は上司・管理者の確認を義務に

タイムカードの手書き記録における修正は、不正確な労働時間の報告を防ぎ、正しい給与計算を保証するために、上司や管理者の確認を義務付けることが極めて重要です。
厚生労働省のガイドラインによれば、自己申告による労働時間の把握と、入退場記録やパソコンの使用時間から得られる在社時間との間に大きな差異がある場合、企業は実態調査を行い、適切な労働時間の補正を行うことが求められています。
この原則に従い、タイムカードの記入や修正があった場合、それを単なる自己申告に留めず、上司や管理者がその内容を検証し、必要に応じて調整を行うプロセスを設ける必要があります。

（２） やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合
② 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把
握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働
時間の補正をすること
（出典：厚生労働省　労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン）

改ざんや不正の場合のルールを決めておく

自分で記録できてしまうからこそ、改ざんや不正が行われるリスクとも隣り合わせです。
万が一、改ざん・不正が行われた場合はどのような対応をするのか、企業としてのガイドラインを策定しておくことが重要です。
ガイドラインは従業員に周知させておくようにしましょう。

改ざん・不正に限らず、タイムカードの運用にはルール設定が重要です。
ルールについては以下の記事内容も参考にしてください。
「タイムカードの打刻にルールは必要？タイムカード打刻のルール例・事例を紹介」

打刻忘れによる欠勤扱いは法律的にNG

タイムカードの打刻忘れが発生した場合に欠勤扱いとすることは、労働基準法及び労働契約法に抵触する可能性があります。
実際に労働を行ったにも関わらず、打刻を忘れたことを理由に賃金を支払わないのは違法です。
労働者が業務を遂行した実績がある場合、それに見合った報酬を支払う義務が雇用主にあるからです。

しかし、打刻忘れを含む勤怠管理上のミスに対しては、就業規則に基づいた適切なペナルティを設けることが許されています。
減給措置を行う場合でも、労働基準法で定められた範囲内である必要があり、
●減給額が平均賃金の一日分の半分を超えないこと
●減給総額が月給の十分の一を超えないこと
が条件とされています。

タイムカードの手書き記録で勤怠管理したほうがいいケース

タイムカードの手書き記録はデメリットも多いですが、法律的には問題はなく、むしろ、以下のような企業の場合には、タイムカードの手書き記録のほうが効率的なケースもあります。

パソコンを使用しない企業

パソコンを使用しない業務を行う企業において、手書きタイムカードは勤怠管理の効果的な手段に。
特に、伝統的な業務プロセスを維持している小規模な事業所や、デジタル技術の導入に対するコストや学習曲線が課題となる場合、手書き方式はシンプルで実装が容易かもしれません。
この場合、無理に勤怠管理の方法を変える必要はないでしょう。
営業活動や業務管理を紙ベースで行っている企業では、手書きのタイムカードを利用することで、既存のワークフローに自然に統合することが可能です。

従業員が少ない企業

従業員数が少ない企業では、手書きのタイムカードを用いた勤怠管理が非常に有効です。小規模の組織では、勤怠情報を管理するために高度なシステムや機器を導入することは、時に過剰な投資となり、運用コストの増加につながる可能性があります。
手書きタイムカードの場合、集計作業は枚数が少ないため簡単に行え、保管スペースも最小限に抑えることができます。
また、小規模企業では社員間のコミュニケーションが密であるため、勤務時間の記録や管理がより透明性を持ち、不正行為のリスクを低減できるため、デメリットに感じない部分も多くあるでしょう。

アルバイトやパート職員が多い企業

アルバイトやパート職員が多数を占める企業では、勤怠管理に手書きタイムカードを採用することが、合理的である場合も。
このような従業員は、勤務体系が正社員と比べて柔軟であり、勤務日や時間が不規則なことが多いため、彼らの勤務状況を一元管理するデジタルシステムの導入が、必ずしも最適とは限りません。
また、アルバイトやパートの高い入れ替わり率を考えると、都度システムへの登録や更新作業が頻繁に必要となり、管理コストや手間が増加することが懸念されます。

手書きのタイムカードであれば、新しい従業員が加わった際の対応が迅速であり、また、不定期な勤務スケジュールも容易に対応できる柔軟性を持っています。
さらに、手書き方式は、特別な技術やシステムへの習熟を必要とせず、すぐにでも実施可能であるため、特に小規模な店舗や業務でアルバイトやパート職員を多用する場合には、手軽かつ効率的な管理手段として理想的です。

タイムカード以外の勤怠の記録方法

タイムカードの手書き記録による勤怠管理が有用であり、法律的にも問題ないとは言え、タイムカード以外の勤怠記録の方法を選択肢に入れておくことは重要です。
ここでは、タイムカードの手書き記録以外の勤怠管理の方法を紹介します。

クラウド型勤怠管理システム

クラウド型勤怠管理システムは、勤怠データをオンラインで管理する先進的な方法。
このシステムを利用することで、企業はどこからでもインターネット経由で従業員の出勤・退勤の記録を行えるようになります。
従業員にとっても、パソコン、スマートフォン、タブレットなどのデバイスを使用して、自分の勤怠情報を簡単に記録・確認できる利便性があります。
特に、テレワークやリモートワークが普及している現代において、クラウド型勤怠管理システムは勤務地に制約されることなく、柔軟かつ効率的な勤怠管理を実現します。
さらに、このシステムは不正打刻やデータ改ざんを防ぐセキュリティ機能も備えており、企業にとって正確で信頼性の高い勤怠データの収集が可能です。
現代の多様な働き方に対応し、企業の労務管理をよりスムーズかつ効果的にするソリューションとして注目されています。

オンプレミス型勤怠管理システム

オンプレミス型勤怠管理システムは、企業が自社のサーバーとネットワークを使用して運用する勤怠管理ソリューション。
このタイプのシステムは、特に中規模から大規模の企業に適しており、自社の具体的な要件やセキュリティポリシーに基づいたカスタマイズが可能です。
オンプレミス型システムの最大の利点は、高度なセキュリティとデータ管理の自由度にあります。

企業は自社のIT環境内で完全にコントロールできるため、外部からのアクセスに関するリスクを最小限に抑えることができます。
また、自社でシステムを管理することで、他のビジネスアプリケーションやシステムとの統合が容易になり、業務プロセスの効率化を図ることが可能です。
しかし、このシステムを導入するには、運用・管理に関する専門知識が必要であり、初期投資やメンテナンスコストも考慮する必要があります。
テレワークやリモートワークの普及に伴い、オンプレミス型システムもインターネットを介したアクセスのサポートが必要になるケースが増えていますので、勤怠管理のためだけにオングレミス型の方法を考える必要はないかもしれません。

勤怠管理アプリ

勤怠管理アプリは、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを利用して勤怠を記録、管理するモダンな方法。
iOSやAndroidなどのプラットフォームに対応した専用アプリを通じて、従業員はどこからでも出勤・退勤の打刻が可能となり、勤務時間の記録や集計が容易になります。

このアプリは特に、外回り営業やテレワーク、リモートワークを行う従業員にとって便利なツールとなり、柔軟かつ効率的な勤怠管理をする必要がある場合に適しています。
インターネットに基づいたクラウドシステムを背景に動作するため、データはリアルタイムで管理者によって確認・集計され、労働時間の正確な把握や不正防止にも役立ちます。

ただし、モバイルデバイスに依存するため機能の限界やセキュリティ面での配慮が必要であり、導入前には企業の具体的なニーズに対するアプリの適合性を検討することが重要です。

ICカード式勤怠管理システム

ICカード式勤怠管理システムは、従業員がICカードをカードリーダーにかざすだけで出勤・退勤の打刻が可能なシステムです。
操作性の高さと、導入のしやすさから多くの企業に採用されています。
特に、従業員が既に持っている交通系ICカードを利用できるシステムでは、追加で専用のカードを発行する必要がないため、導入にかかるコストを大幅に削減できます。
また、個人が持つICカードによる認証は、代理打刻のような不正行為を防ぐ効果があり、勤怠管理の信頼性を向上させます。

しかし、このシステムは物理的なカードリーダーが必要であるため、リモートワークや外出先からの打刻には適していないという点が考慮すべきデメリット。
オフィス勤務が中心の企業や、従業員の出退勤を正確に把握したい企業にとって、ICカード式勤怠管理システムは効率的かつセキュリティ面で優れた解決策の一つになるでしょう。

生体認証式勤怠管理システム

生体認証式勤怠管理システムは、従業員の個別の生体情報を利用して出勤・退勤を記録する先進的な方法です。
手のひらの静脈パターン、指紋、または顔認証など、個人を特定する生体の特徴を用いて認証を行います。
生体認証の利用は、従業員自身の特定の生体情報に基づくため、代理打刻のリスクを根本的に排除し、勤怠管理の精度とセキュリティを大幅に向上させるでしょう。
また、従業員はタイムカードやICカードを持ち歩く必要がなく、紛失や忘れ物の心配から解放されます。
生体認証システムは、特にセキュリティを重視する企業や、正確かつ透明性の高い勤怠管理を求める組織にとって理想的な選択肢です。

タイムカードの手書き、よくある質問

最後に、タイムカードの手書きに関するよくある質問と回答をまとめました。

タイムカード記録を紛失してしまったら？

従業員個人がタイムカードを紛失した際は、速やかに上司や人事部門に報告し、再発行の手続きを取ることが重要。
すぐに再発行してもらい、連続的に勤怠記録が取れるようにしてもらいましょう。

一方、企業がタイムカードを誤って破棄するなどして紛失した場合は、より深刻な問題になり得ます。労働基準法では、勤怠記録の保管が義務付けられており、これを怠ると最大30万円の罰金が課される可能性も。
また、労使間のトラブル時に重要な証拠となる勤怠データを提供できないことにもつながります。
このような事態を避けるため、日々の勤怠データのデジタルバックアップや、記録の二重管理など、予防策を講じましょう。

年俸制や成果報酬制度はタイムカードの記録は不要？

年俸制や成果報酬制度においても、タイムカードによる勤怠記録は不要とは言えません。給与形態が年俸制や成果報酬制であっても、労働時間の適切な管理は企業の義務であり、労働基準法による規定です。
これは、労働者の健康管理や適正な労働条件の確保を目的としており、労働時間、休憩時間、残業時間などの記録は、全従業員に対して原則必須と思っておきましょう。

書類管理をなるべく煩雑にしたくない場合は？

管理場所を限定し、シンプルなシステムを構築することが重要。
具体的には、全てのタイムカードを人事部門で一元管理することが推奨されます。
これにより、各部署での紛失リスクを減らし、管理の手間を大幅に削減できます。
月ごとに各部署でタイムカードを集め、人事での専用の保管庫に一括して保管することで、書類の追跡が容易になり、いつでも必要な情報にアクセスできるようになります。

直行直帰の場合のタイムカードの記録方法は？

従業員は勤務開始時と終了時に上長へ報告しましょう。
具体的にはアポイントの開始時間と終了時間を明確に伝えるなどです。
業務終了後や開始前に、メールや電話を通じて勤怠情報を申告し、これを証拠として残すことが推奨されます。
後日、この情報を基にタイムカードへの記入を行い、備考欄に「直行・直帰」と明記することで、勤務状況を正確に反映させましょう。

残業時間の記録方法は？

残業時間をタイムカードの専用記入欄または備考欄にその都度記入してもらいましょう。
日々の記録は人事部門と従業員双方で残業時間を把握し、過重労働を未然に防ぐための有効な手段となります。
月末に一括で記入すると、正確な残業時間が分からなくなる可能性があります。

まとめ：タイムカードの手書きは煩雑

手書きタイムカードによって勤怠管理をする場合、申告者よりも取りまとめ業務を行う部署の負担が大きくなります。

タイムカードの運用には細かいルールを設けておく必要もあります。
勤怠の記録・管理をシステム化できれば、給与計算などその他の内容も自動集計できる機能がついているものも多いので、業務量を減らすことが期待できるでしょう。

紙ベースで管理をしている場合には、バックオフィス業務からデジタル化を進めていくことを検討してみてはいかがでしょうか。

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