テレワークの波は全世界にまで浸透していますが、その裏で新たな課題に直面している企業も少なくありません。
特に、コミュニケーションの難しさはテレワークの大きなハードルの一つ。

対面での会話の温度感や、伝わりにくい非言語的な情報、そしてその場の雰囲気を感じることができないオンラインコミュニケーション。
それにより、誤解やミスコミュニケーションが生まれることも。

この記事では、テレワーク時の正しいコミュニケーションの方法と、普及するリモートワーク環境でのコミュニケーションの課題をしっかりと把握し、それを解決するための具体的な方法をいくつか紹介します。

新しい働き方を迎える中で、円滑なコミュニケーションを実現するための参考にしてください。

成功するテレワークは単に仕事を家で行うだけではなく、人間関係の深化や新しい働き方の発見を含むものと言えるでしょう。

テレワークの3つの種類

テレワークには以下の3つのタイプがあります。

• 在宅勤務型
• モバイルワーク型
• サテライトオフィス型

これらはいずれも、会社のオフィス外で働く形式ですが、働く場所によって呼称が異なります。

在宅勤務型

在宅勤務とは、文字通り自宅を勤務地として、業務を遂行する形式を指します。

近年のIT技術の進化により、高速インターネットやクラウドサービスの利用が一般的となったことで、自宅での作業環境が整いやすくなりました。
このため、多くの企業が在宅勤務を導入し、従業員のワークライフバランスの向上や通勤時間の削減を図っています。

しかし、在宅勤務にはオフィス勤務とは異なる課題も存在します。
自宅の環境調整、仕事とプライベートの境界線の確保、そして自己管理の強化など、新しい働き方に適応するための工夫が求められます。
正しい知識と準備を持つことで、在宅勤務をより効果的かつ快適に進めることが可能となります。

モバイルワーク型

モバイルワークとは、オフィスや自宅に固定されず、スマートフォンやノートパソコンを使用して、カフェや公共の場所、移動中など様々な場所で業務を行う形態を指します。

このワークスタイルの最大の特徴は、場所に縛られずに効率的に仕事ができる点にあります。
都心の混雑を避けながら、最適な場所で集中して業務を進めることができるのは、多くの人にとって大きなメリットと言えるでしょう。

ただし、モバイルワークにはセキュリティ面での注意が必要です。
公共のWi-Fiを利用する際のデータの保護や、持ち運び機器の紛失対策など、十分な対策が求められます。

適切なツールや知識を装備することで、安全かつ効果的なモバイルワークを実現することが可能となります。

サテライトオフィス型

このワークスタイルは、本社や主要オフィスから離れた場所に設けられた小規模なオフィス、いわゆる「サテライトオフィス」での勤務を中心とします。

サテライトオフィス型の大きな特徴は、都心の混雑や過密から解放された環境での労働が可能であること。
これにより、従業員のストレス軽減や生産性の向上が期待できます。
また、地域に密着した業務展開や、地域資源の活用など、ビジネスの新しいチャンスを生み出す面でも注目されています。

しかし、サテライトオフィス型の導入には適切な場所選びや、通信環境の整備、そして本社との情報連携体制の確立など、様々な課題も伴います。
正確なニーズの把握と計画的な取り組みが、この新しいワークスタイルを成功に導く鍵となるでしょう。

テレワークの2大メリット

テレワークの課題であるコミュニケーションの話題に入る前に、テレワークがもたらす大きなメリットとして挙げられる

• 多様な働き方の推進
• 雇用の流動性の確保

について簡単にまとめておきます。

多様な働き方の推進

テレワークでは、従業員は自身の生活スタイルや健康状態に合わせて、最適な時間や場所で業務を進めることが可能となり、柔軟なワークスタイルが実現されます。
この結果、従業員のモチベーション向上や生産性の増加が期待できるだけでなく、多様なバックグラウンドを持つ人材の採用や活躍の場も広がり、企業全体のイノベーションを促進する土壌が形成されやすくなります。

雇用の流動性の確保

地理的な制約を超えて、全国や世界中からの才能を採用することが可能となります。
これにより、様々なバックグラウンドや専門知識を持つ人材を獲得しやすくなり、従業員も、自分のライフスタイルや希望に合わせて勤務先を選ぶことができるようになるため、キャリアの選択肢も広がるでしょう。

テレワーク経験者の半数がコミュニケーションを課題に感じている

テレワークは場所や時間に縛られることのない働き方として注目を集めている一方で、コミュニケーションを筆頭に課題を感じている人たちも少なくありません。

新型コロナウイルスの蔓延により、半ば必要に迫られて始まった側面が強いテレワーク。
最初の緊急事態宣言が発令されてから時間は経過しますが、テレワーク当初はコミュニケーションに課題を感じている人たちが半数以上になるという調査結果があります。

（出典：サイボウズチームワーク総研より引用）

実際に、テレワークを導入したものの新型コロナウイルスが落ち着いてきたタイミングで以前のようにオフィスに出社して時間通りに仕事をするというスタイルに戻したという企業も少なくありません。

ここでは、テレワークで問題として感じている2つの課題、

• 業務に関わるコミュニケーション
• 業務に関わらないコミュニケーション

という2種類のコミュニケーションの観点について詳しく見ていきます。

業務に関わるコミュニケーション

テレワークの普及に伴い、業務に関連するコミュニケーションの取り組み方に変革の必要が高まってきました。
オフィスでの直接のやり取りが減少する中、適切な情報伝達や相互理解は、ビジネスの成功の鍵となります。

テレワークでは、非言語的なコミュニケーションや場の雰囲気を直接感じることが難しくなります。
これが原因で、指示や要望が曖昧になり、誤解を生むことが増えてしまいます。
また、直接会話の機会が少ないことで、チーム内の結束力や一体感の低下も指摘されています。

これに対応するため、明確な指示や期待値の共有が欠かせません。
ビデオ会議ツールなど、テレワーク関連のツールを駆使して、定期的なチェックインやフィードバックのセッションを設けることで、認識のずれを未然に防ぐことも重要です。
また、コミュニケーションツールの使い方を統一し、必要な情報を迅速かつ正確に共有する体制の構築も不可欠です。

テレワークの環境下でも業務に関連するコミュニケーションを円滑に進めるためには、意識的な取り組みとツールの適切な利用が求められるのです。

業務に関わらないコミュニケーション

オフィスでのランチの時間や、休憩中のカジュアルな会話は、従業員同士の絆を深める大切な要素でした。

テレワークにおいては、このような非公式なコミュニケーションが自然と減少します。
その結果、チームの一体感が薄れ、孤立感や疎外感を感じる従業員が増える恐れがあります。
業務と関連しないコミュニケーションは、既存の仕事を捗(はかど)らせるような生産性のあるようなものに見えないかもしれませんが、新しいアイディアや視点を生み出す刺激となり、チームの創造性や柔軟性を高める要因ともなります。

業務に関連しないコミュニケーションは、組織の健全な文化やチームの連携を保つために欠かせないものです。
テレワーク環境でもその価値を維持し、推進する取り組みは考える必要があるのかもしれません。

テレワークに関連するコミュニケーション課題

テレワークで生じやすいコミュニケーション課題の詳細について、前項で挙げたものも含めながら。もう少し深く掘り下げて解説していきます。

コミュニケーション時間の減少

オフィスでの勤務時には、ランチタイムや休憩時、または業務中に自然と生まれるコミュニケーションが多く存在します。
これに対して、テレワークではそのような日常的なコミュニケーションが減少し、結果として情報の共有やチーム内の連携が難しくなるケースが増えています。

また、コミュニケーション時間の減少は、社員同士の人間関係やチームの絆にも影響を及ぼす恐れがあります。
同僚との繋がりや共通の目標に向かう絆は、チームの生産性やモチベーションを高める要因として重要です。

テレワークが新しい働き方のスタンダードとなる中、コミュニケーション時間の減少という課題にどのように対峙するかは、今後の企業文化や組織運営において大きなテーマとなるでしょう。

業務の進捗がリアルタイムで分からない

テレワークの普及とともに、多くの企業やチームが直面する課題の一つが「業務の進捗がリアルタイムで分からない」という点です。

オフィス内であれば、同僚の様子やデスク上の書類の山、直接のコミュニケーションなどから、他者の業務進捗を感じ取ることができました。

しかし、テレワーク環境下では、そのような非言語的な情報伝達が失われるため、どのような作業が進行中であるのか、また、どの程度完了しているのかが直感的には把握しにくくなります。

このような状況は、プロジェクトの管理者やリーダーにとって、業務全体の進行度やリソースの配分を判断する際の大きな障壁となる可能性があり、チームメンバー同士の協力やサポートの必要性が見えにくくなるため、タスクの重複や過度な業務集中、または進捗の遅れが可視化しにくくなります。

この問題は、業務効率や生産性だけでなく、チームの一体感や信頼関係の構築にも影響を及ぼす可能性が考えられるため、適切な対策の検討が求められる重要な課題といえるでしょう。

テキストベースでのコミュニケーションに偏る

テキストベースでのコミュニケーションが主流となるテレワークの時代、多くの利点が生まれてきました。

●速さと効率性
メールやチャットによるテキストコミュニケーションは、迅速に情報を伝えることができます。
また、明確な情報を簡単に共有することができます。

●文書の記録とトラック
メールやチャットによるテキストコミュニケーションは、迅速に情報を伝えることができます。
また、明確な情報を簡単に共有することができます。

しかし、これらに伴って次のような様々な課題も浮き彫りになってきました。

●感情の欠如
テキストでは感情やニュアンスを十分に伝えることが難しくなります。
これにより、誤解や混乱が生じることがあります。

●誤解の可能性
簡潔なテキストでは、受け取り手によって異なる解釈がされることがあるため、誤解を招く可能性が高まります。

●非言語的な情報の不足
顔の表情や声のトーンなど、非言語的な情報が欠けることにより、コミュニケーションの質が低下します。

これらは、効率化だけを求めてしまうと誤った解決方向に向かいがちです。
コミュニケーションツールの使い方、その特性を理解しておくことは、テレワークで起きやすいコミュニケーション課題を解決するための第一歩として不可欠です。

業務以外の会話がなくなる

オフィスに出勤しているときには、ランチタイムや休憩時間、廊下ですれ違いざまのちょっとしたやり取りなど、日常的に業務に直接関連しないコミュニケーションが自然に生まれます。

これらの会話は、表面的には何気ないものかもしれませんが、実際にはチームの結束や社員間の信頼関係を深める重要な役割を果たしています。

しかし、テレワークの環境下では、このような非公式なコミュニケーションの機会が大きく減少します。
業務に関する会話が主となり、プライベートな話題や趣味、家族の話など、人としての繋がりを感じることが少なくなってしまいます。
この結果、従業員同士の人間関係が希薄になり、仕事へのモチベーションの低下や孤立感を感じるようになることも考えられます。

テレワークによるコミュニケーション課題の解決策6+1選

テレワークによるコミュニケーション課題の解決策を紹介します。

①メール以外にチャットツールの活用

メールには、一定の利点がありますが、テレワーク環境での急な情報共有やリアルタイムなコミュニケーションを必要とする場面での限界も明らかになってきました。

ここで注目されるのが、チャットツールの活用です。
チャットツールは、瞬時に情報を共有することができ、質問や確認事項に対しても迅速に反応できるため、リモートワーク中のコミュニケーションの質と速度を向上させる助けとなります。

さらに、多くのチャットツールにはファイルの共有機能や、グループ分け機能、通話・ビデオ通話機能など、多岐にわたる便利な機能が備わっています。

しかし、チャットツールの使用にあたっては、メールとは異なるマナーやルールが求められることもあります。
短くても正確な情報伝達、時には絵文字やスタンプを活用した柔らかいコミュニケーションなどがテレワーク時のコミュニケーション課題へ解決の糸口を与えてくれるかもしれません。

②自分のレスポンスを速くするも、相手には期待しない

オンラインでのコミュニケーションツールを介してのやりとりは、物理的な距離を越えたスピーディな情報のやり取りを可能にします。
しかし、その一方で、期待値のズレや誤解も生まれやすい環境であることを忘れてはいけません。

例えば、メールやチャットツールによるコミュニケーションは、即時性が求められることが多いですが、それぞれの環境や状況、リアルタイムでの業務量は異なり、すぐに返信できない場面も考えられます。

こうした中で、「自分は迅速に対応するが、相手からの即時の返信を期待しない」というスタンスが、ストレスや誤解を減少させる鍵となります。

自分自身が迅速に返信やレスポンスを行うことで、情報の伝達効率や誤解の解消、業務のスムーズさを保つことができ、相手の状況や背景を理解し、即時のレスポンスを強要しないことは、相手を尊重する姿勢としても重要になるでしょう。

③チーム内での作業の可視化

作業の可視化とは、具体的にはチームメンバーそれぞれの業務内容、進捗状況、担当項目などを明確にし、全員がアクセス可能なプラットフォーム上で共有する取り組みを指します。

このような可視化により、メンバー間での情報の非対称性が解消され、不必要な重複作業や漏れを防ぐことが期待されます。

また、作業の可視化は、チームの目標に対する進捗状況を一目で把握することが可能となり、目標達成に向けたモチベーションの維持や向上にも寄与します。
チーム全体としてのバランスを取るための議論や調整が容易にもなります。

しかし、作業の可視化を進める上での課題も無視できません。
情報の過剰な共有やプライバシーの問題、また、常に進捗が見える環境がプレッシャーと感じることもあるでしょう。
そのため、この取り組みを効果的に進める方法と、それに伴う課題の解決策を社内で確立させておくことが同時に求められています。

④ビデオ会議でお互いの表情を確認する

テキストベースでのコミュニケーションの限界は非言語情報の送受信ができないことにありました。
ビデオ会議であれば、お互いの表情の確認を容易にさせるでしょう。

また、相手の表情を確認することは、相手の意図や思考を理解しやすくするだけでなく、より深いレベルでの人間関係の構築にも繋がります。
人は相手の表情を見ることで、信頼や安心感を得ることができるのです。

⑤雑談の意識

テレワーク中は、業務の効率を最優先するあまり、雑談の時間を意図的に作ることが少なくなる傾向があります。
ビデオ会議やオンラインチャットの短いやり取りは、情報の共有には適していますが、人間関係の構築や深化には必ずしも足りていない場合が多いのです。

雑談の意識は、テレワーク環境下でも人と人との繋がりを感じるための大切な手段となります。
仕事の内容や業務遂行だけでなく、人間関係の質を維持し高めるためのコミュニケーションとして、雑談の価値を再認識する時期に来ているのかもしれません。

⑥スケジュールの共有と同時勤務時間の設定

メンバー間のスケジュールの乖離はテレワーク時のコミュニケーションの課題として重大です。

オフィス勤務時代は、出勤・退勤時間が大体固定されていたため、メンバー同士の同時勤務時間が自然と生まれていました。
しかし、テレワークの柔軟性により、それぞれが好きな時間に仕事をする場合が増え、結果として同時に作業をしている時間が減少してしまいます。

この状況が生む課題として、

• 即座の質問や相談が難しくなる
• 重要な情報の伝達が遅れる
• プロジェクトの進行が遅くなる

といったものが挙げられます。

また、一日の中での働く時間がバラバラになることで、チームの一体感や連携も希薄になる可能性があります。

そこで、スケジュールの共有と同時勤務時間の設定が注目されています。
具体的には、メンバー全員のスケジュールを透明に共有し、特定の時間帯を全員の同時勤務時間として設定するアプローチです。
この時間帯は、必要なコミュニケーションや情報共有、相談などを行う重要な時間となります。

このような取り組みにより、テレワークの柔軟性を保ちつつ、必要なコミュニケーションを確保することが期待されます。

+1：メタバース

実際に導入するかどうかは企業文化や価値観に大きく左右されますが、メタバースも新たなコミュニケーションツールとして注目されています。

メタバースとは、仮想空間内でのコミュニケーションや活動が行えるデジタル環境のことを指し、その中での人々の振る舞いやコミュニケーションのスタイルも大きく変わる可能性があります。

オフィスでの対面式のコミュニケーションが難しくなるテレワークの状況下で、メタバースは新しいコミュニケーション手段としての可能性を秘めています。

例えば、アバターを通じて仮想空間内での会議やイベントが実施されることで、参加者は物理的な制約から解放され、より自由に情報交換やディスカッションを行うことが可能となるでしょう。

また、メタバース内では、現実のオフィス空間を模倣するだけでなく、新たなコミュニケーションの形やツールが生まれることも期待されます。
今後、テレワーク特有のコミュニケーションの課題を緩和する新しいアプローチが提案されるかもしれません。

まとめ：テレワークのコミュニケーション課題はDXでも課題

• テレワークのコミュニケーション課題として、
  • コミュニケーション時間の減少
  • 業務以外の会話がなくなる
  • 作業の進捗の不透明性
  • テキストベースでのコミュニケーションに偏る

を挙げました。

これらの課題はDXへの取り組みを行う際の障壁になる可能性もあります。
チャットツールやビデオ会議のようなツールに頼ることも重要ですが、企業文化にあったテレワークツールの導入と運用方法を考えることが最も大切です。

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