「優秀な人材確保はどの企業でも課題」

「職務記述書の導入価値」

「人材採用に職務記述書を活用する」

「優秀な人材」の定義は企業によって異なります。
即戦力を求める企業もあれば、将来性を重視して採用活動を行っている企業もあり、その企業ごとに色があります。

ただ漠然と「優秀な人材」と言っても、「優秀とは何か」について踏み込んでいないケースも多いのではないでしょうか。

自分たちにとって本当に必要な人材がどのような人材なのかを理解しておくことが採用基準を揺らさないためには重要です。
採用活動における多様性も見られている昨今ですが、その中で職務記述書を採用に活かしている企業がありました。

人材確保はどの企業でも課題

優秀かどうかに限らず、企業の人手不足問題は多くの企業で課題となっています。
ご存知の通り、少子高齢化が顕著になってきており、純粋に働き手が減っているのです。

母集団が少なくなった状態で、「優秀な志願者」と絞り込んでしまえば、採用活動が難航することは想像に難くありません。
人材の確保はどこの企業でも直面している課題なのです。

大企業は知名度もあり、優秀な志願者が何もしなくても集まってくると思われがちですが、そうとも言い切れません。

「大手に優秀な志願者が集まる」は間違い

「優秀さ」とまとめてしまうと、抽象的ですので、ここでは「優秀さ」を仕事に活用できる能力が高いと定義します。

大手企業であれば優秀な人材が多く集まっていると思われるかもしれませんが、実際には違います。
本当に能力の高い人の中には安定よりも、能力を活かす環境を求める人も大勢います。
大企業の強みは安定であり、能力によって昇給が期待できる環境でないことも多いのです。

語弊を恐れずに言うなら、大企業は優秀な人材を採用できなかったとしても、その仕組みは壊れません。
個人の能力に大きく依存する必要がない仕組みを持っているのが大企業ですので、採用の段階で優秀か否かということが業績に直結することも少ないのです。

それゆえ、中小企業で働く方が自分の能力を発揮できると考えている人たちもいます。

このような前提に立って採用活動を考えると、「中小企業だから優秀な人が集まらない」というのは、原因の分析を誤っている可能性があります。

「中小企業だから」ではなく、「今の採用形態・採用方法・待遇」だからという原因分析が正しいかもしれません。

優秀な志願者がなかなか集まらないと思う場合には、その原因をもう一度振り返ってみましょう。

採用試験ですべてを見抜くのは無理

優秀な志願者かどうかの見極めは困難を極めます。
そもそも、採用面接だけでその志願者か優秀かどうかを完璧に把握することはできないという前提を持っておいた方がいいでしょう。

選考は通常2段階～3段階程度の工程を経て行われることがほとんどですが、それでも入社したときに企業との相性の「合う・合わない」は出てくるものです。

入社してから時間が経って初めて分かることもたくさんあります。

ですから、採用時に志願者がどの程度優秀かどうかは、客観的な数値を示してもらうことでしか判断のしようがありません。

新卒採用であれば、仕事に関する職務実績として提示できるものも少ないですから、客観的な数字と言えば、学業成績や資格試験の得点などになります。
ただ、これらの数字だけで判断しようとしないのはどこの企業でも同じではないでしょうか。

成績優秀者が必ずしも仕事で活躍できるとは限りません。

どのような軸をもって、採用を行うかをあらかじめ決めておくことが重要です。

揺れない採用基準を持つことが大切

採用面接は、担当者の印象によって志願者の評価が異なる場合があります。
面接担当者による印象だけで採用の可否を決めている企業もありますが、自社に適した人材獲得に力を入れている企業では、誰が面接の担当をしても結果が大きく異ならないように努めています。

つまり、面接担当者によって志願者の採用の可否は無関係に近くなるということです。

そのためには、なるべく客観的に志願者を判断できるように評価の項目を用意することが重要になります。

単なるコミュニケーションを試すような質問だけでなく、問題解決能力を試す質問や客観的に点数がつけられる内容を織り込むことも検討すべきです。

自社に相応しい評価基準は何か、社内でも慎重に考え、採用試験には揺れない基準を持っていくことが大切です。

職務記述書の導入価値

一つの客観的な採用基準を用意するための参考資料として、「職務記述書」があります。

日本の企業ではあまり職務記述書を活用していない企業も多く、初めてこの言葉を聞く人もいるのではないでしょうか。

「コミュニケーションスキルは重要」と言われていても、どのぐらい話すことができればコミュニケーション能力が高いと言えるのか、判断するのには困ります。
このような曖昧な基準を減らしていくために活用するのが職務記述書です。

職務記述書とは？

職務記述書は「業務を管理するための記録書」です。
ジョブ・ディスクリプションとも呼ばれます。

例えば、IT企業の職務記述書の中の必要な「能力」であれば、

◆要求される技術・資格
◆手の動かし方
◆視力

などが記載されています。

顧客への対応の仕方や納品方法や期日など、他にも細かく記載されており、この仕事をするにあたって必要な能力から、その職務内容までもがマニュアルのようになっているのです。

職務記述書を見ることによって、その仕事ができるかどうかが一目瞭然になります。

曖昧な判断で仕事を任せられる・任せられないと判断されることは少なくなります。

職務記述書の目的

職務記述書は「仕事内容・仕事に必要な能力」を社内、あるいは採用の志願者に明示します。
社員への正当な評価を行うことや、志願者と企業とのミスマッチを防ぐことが目的です。

志願者に予め仕事の内容と能力を伝えておけば、企業側は採用試験の時にその能力があるかどうかに注意して選考を行えばいいわけですので、基準が曖昧な「コミュニケーション能力が高いから採用した」のような結果にはなりにくくなります。

仕事を能力と結果で正当に評価するための方法の一つとして職務記述書が活用できます。

しかし、年功序列である日本では、能力が高くても給与に反映されにくい企業も多く、そのような企業では職務記述書が評価の観点で使われることはあまりありません。

職務記述書の導入が進まない日本

日本では、欧米に比較して職務記述書の導入が進んでいません。
これは、年功序列という賃金制度もありますが、それ以上に、日本が「総合職」を採用しているからです。

企業内での役割分担の話にもなりますが、「技術職」「営業職」「研究職」という職種があったときに、日本では、それらを横に移動できる総合職を前提として採用活動を行うことが多いのです。

一方で、欧米では、事前に契約を結んだ仕事以外のことは基本的にはやりません。

例えば、「トイレ清掃」のために人を雇用したのであれば、その人は「トイレ清掃」しかやらないのです。
欧米では、その仕事のプロフェッショナルを前提とした採用を行う一方で、日本ではすべてをこなせるオールマイティな人材を求めています。

確かに、一人の人間が様々な分野で活躍できれば人件費の圧縮にもつながるかもしれません。

職務記述書に、それぞれの仕事に必要な能力を明確に示しておくことによって、どのような能力を有している人を雇いたいのかが具体的になってくるのです。

人材採用に職務記述書を活用する

職務記述書を導入すると、採用活動を行う際の「求める人物像」をしっかりと把握できるようになってきます。

職務記述書の有無に関わらずに、求める人物像は明確にしておくべきなのですが、どうしても曖昧な表現になりがちなのが、「求める人物像」です。

コミュニケーション能力が高い、協調性があるなど、いずれも可視化しにくいものが多いのです。
職務記述書があることによって、採用活動にどのようなプラスがあるのでしょうか。

不足している人材の把握

職務記述書を作成すると、企業にとって必要な人材が「どのような能力を有している人なのか」が見えてきます。

それによって、どのぐらいの人材が必要なのかの算段も立てやすくなるのです。

点数と適性のバランス重視

職務記述書を作成すると、その項目の一つ一つを確認して総合点数で採用の可否を決めることが多くなります。

しかし、企業と志願者との相性も当然ながら重要です。
得点化して上位から順番に採用を決めていくような機械的なルーティンで終わるほど採用活動は簡単なものではありません。

能力値だけを測るのではなく、どのようなビジョンを持っている志願者なのかも確認したいところです。

点数と適性をバランスよく判断していきましょう。

適性が見抜ける採用制度を

能力は数値化しやすいのに対して適性は面接だけでは見えにくいです。

そこで、多くの企業は「適性検査」を実施しています。
適性検査とは自社の組織や、そこで行う仕事に向いているのか否かを判断するための参考検査です。

リクルートが開発した「SPI検査」がこの先駆けとなりました。

専門的な能力を数値化するようなものではなく、あくまでも人物の性格、一般的な社会性などの傾向を知るためのもので、この検査だけで採用の可否を決定することは少ないですが、職務記述書に記載の項目と総合してどこまでを許容するのかは明確な指針を出しておいた方がいいでしょう。

まとめ：採用が形骸化しないために

ただ採用活動を行っていると、何のための採用活動なのかを忘れてしまいます。
それであれば、無理に新しい人材を採用する必要はないのではないかという疑問も浮上します。

採用活動を形骸化させないためには、どのような人材が、なぜ、必要なのかを明確にしておく必要があるのです。

そのためにも、それを片時も忘れないようにする職務記述書は有効な手段です。
職務記記述書とまではいかなくても、文書で残しておくことは有効でしょう。

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