業務効率の改善を目指すだけでなく、環境保護にも貢献するペーパーレス化の推進は、今や避けて通れない課題になっています。

この記事では、多くの企業や組織でペーパーレス化が進まない根本的な理由と、その克服のために直面する主な課題について解説していますので、
「ペーパーレス化が進まない」
「過去に推進していたけど、また元に戻ってしまった」
という経験のある方は参考にしてください。

社内ペーパーレス化進行の現状

出張・経費管理クラウドのリーダーである株式会社コンカーは企業に勤める会社員1032名を対象に緊急事態宣言中のテレワークに関する調査の実施結果から、ペーパーレスの重要性は認識していても、なかなかペーパーレスが進んでいないという傾向が見てとれます。

（出典：株式会社コンカー　テレワークが出来ない”中小企業は大企業の２倍　企業規模での違いが明らかに）

ペーパーレスを促進するメリット

ペーパーレスを促進するメリットは多岐にわたります。
それぞれのメリットについて詳細を見ていきましょう。

印刷費・保管費などのコスト削減

ペーパーレス化によるコスト削減は、ビジネス運営の効率化に直結。
物理的な書類の印刷や保管にかかる費用は、意外と大きな経費の一部を占めています。
デジタル化された文書は、インクや紙といった物理的な資源を消費せず、また保管のための物理的スペースも必要としません。
このため、オフィスのレイアウトをより効率的に計画でき、必要なオフィススペースを削減することが可能です。
さらに、デジタルファイルの共有は、郵便での送付が不要になり、郵送費用の削減にもつながります。

情報漏洩・書類紛失リスクの防止

ペーパーレス化は、情報漏洩や書類の紛失というリスクを大幅に減少させることができます。
デジタル文書管理システムでは、文書へのアクセス権を厳格に管理し、認証されたユーザーのみが文書にアクセスできるように設定することが可能です。
さらに、文書の閲覧、編集、配布の履歴を詳細に追跡し、不正アクセスや情報漏洩のリスクを早期に検知することができます。

紙での保管のほうが安心と思っている方も多いようですが、紙媒体での保管では、閲覧履歴を残すことが難しいため、知らないうちに情報が漏洩していたということもあり得ます。
ペーパーレス化のほうが情報漏洩のリスクはなくなると考えていいでしょう。

バックアップが容易

ペーパーレス化を促進すれば、データのバックアップも容易になります。
従来の紙ベースのドキュメントでは、自然災害やその他のアクシデントにより一度失われた情報を取り戻すことは極めて困難。
しかし、デジタル化された文書はクラウドストレージや外部ドライブに簡単にバックアップを取ることができ、複数の場所にデータを保管することで、どんな状況下でも情報の損失リスクを最小限に抑えることが可能です。
この手軽さは、企業が事業継続計画を立てる上で非常に重要な要素となり、情報の安全性とアクセス性を同時に高めます。
さらに、バックアップの自動化が行えるものもあり、日々の運用が大幅に効率化できることが予想されます。

修正・共有が容易

ペーパーレスの進行は、文書の修正や共有を格段に容易にします。
デジタル化されたドキュメントは、複数の利用者がリアルタイムでアクセスし、変更を加えることが可能だからです。
これにより、紙ベースの文書における時間を要する修正プロセスや、情報をまとめ直す手間が省けます。
さらに、デジタルファイルは、電子メールやクラウドサービスを通じて即座に共有することができ、印刷や物理的な配布の必要がなくなります。
この即時性とアクセシビリティは、チームの協力を促進し、プロジェクトの効率を大幅に向上させるでしょう。

企業に「環境保護」のイメージがつく

ペーパーレスを推進することは、企業が環境保護に積極的に取り組んでいるというポジティブなイメージを構築する上で大きな役割を果たします。
紙の使用量を減らすことで、森林資源の保護に貢献し、紙製品の生産に伴うCO2排出量の削減にもつながります。
これは、気候変動に対する意識が高まっている現代において、顧客やビジネスパートナーから高い評価を受ける要因となります。

また、持続可能な開発目標（SDGs）に沿った活動としても認識され、企業の社会的責任（CSR）活動の一環として強調できるでしょう。
このように、ペーパーレス化は単にコスト削減や業務効率の向上に留まらず、企業のブランド価値を高め、環境への配慮が評価される企業文化の醸成に寄与します。

書類や文書の検索が簡略化される

ペーパーレス化により、文書や書類の検索プロセスが大幅に簡略化されます。
デジタル化されたファイルは、キーワードや日付、その他のメタデータを使用して瞬時に検索可能になります。
これにより、物理的なファイルキャビネットを探索し、数えきれないほどの書類の中から必要な情報を見つけ出す必要がなくなります。
オンラインでのドキュメント管理システムを利用することで、必要な文書をいつでも、どこからでもアクセスし、取得できるので、時間の節約はもちろん、業務の迅速化にも直結するでしょう。

テレワークに対応できる

紙の文書に依存する従来のオフィス環境では、物理的な書類のやり取りが必要となり、これがテレワークの効率を低下させる一因に。
しかし、文書をデジタル化することで、どこからでもアクセスし、編集や共有が可能になります。
従業員はオフィスに出向くことなく、自宅や移動中でも業務を続けることができます。
デジタル文書の利用は、テレワーク時のコミュニケーションの障壁を取り除き、プロジェクトの進行、情報の共有、チームワークを円滑にすることもでき、出社の必要性を減らし、柔軟な働き方の促進にも期待できるでしょう。

社内のペーパーレス化が進まない理由

社内でペーパーレス化が進んでいないのは何が原因なのでしょうか。
ペーパーレス化が進まない理由について詳しく見ていきましょう。

ペーパーレス化のメリットが分かっていない

社内でペーパーレス化が進まない主要な理由の一つは、そのメリットが十分に理解されていないことにあります。
多くの場合、ペーパーレス化の利点は明確ですが、これらの利点が全社員や特に意思決定者によって認識されていないことがあります。
前述の通り、コスト削減、効率の向上、環境への貢献など、ペーパーレス化がもたらす利益は様々。

しかし、これらの利点が具体的にどのように現実の業務プロセスに影響を及ぼすのか、その具体例や成功事例が共有されていないと、変更に対するモチベーションが生まれにくいです。
結果として、ペーパーレス化の推進が必要な変革ではなく、余分な労力を要するものと見なされてしまうことがあります。
そのため、ペーパーレス化の多面的なメリットを明確にし、組織全体での理解を深めることが、導入の成功に不可欠です。

文書の閲覧時の視認性が低い

ペーパーレス化の推進に際して、一部のスタッフから指摘される懸念点に「文書の閲覧時の視認性」の問題があります。
紙の文書は、一度に多くの情報を広範囲にわたって展開し、比較や確認作業が直感的に行える利点があります。
これに対し、デジタル化された文書は、閲覧するデバイスの画面サイズによっては、情報の見え方が限定され、特に大きな図表やグラフが含まれる文書の場合、全体像を捉えにくいという課題が存在することは事実。
視認性と使い勝手の問題は、社内のペーパーレス化の進行を妨げる要因の一つとなっており、これを解決するためには、適切なツールの選定や使い方の工夫が必要です。

導入コストが高額になるという思い込み

確かに、デジタル化への移行初期には、適切なハードウェアやソフトウェアの購入、システムの設定、従業員の研修などに費用がかかります。
しかし、この初期投資に対する見方を変えることが大切。

ペーパーレス化によって長期的には、紙の購入費、印刷コスト、文書保管に必要なスペースの削減など、運用コストの大幅な削減が見込めます。
さらに、効率化による業務のスピードアップやエラーの減少も、間接的ながら経済的利益をもたらすでしょう。
初期投資はあるものの、それを上回る利益が期待できることを理解し、長期的な視点でコストとメリットを評価できるかどうかが重要です。

ディスプレイサイズが小さい

ディスプレイのサイズが小さいことも、ペーパーレス化が進まない原因になります。
小さな画面での作業は、長時間にわたると目の疲れや読みづらさを引き起こす原因です。
特に、紙のドキュメントと比較した際の視認性の低下や、複数の文書を同時に閲覧することの困難さが挙げられます。
これらの問題は、特に詳細な図面や多くのデータを含む文書の作業効率に影響を及ぼす可能性があります。
そのため、ペーパーレス化を成功させるには、適切なサイズと解像度を持つディスプレイの導入や、必要に応じてマルチディスプレイ環境の構築を検討するといいでしょう。

移行期間・移行直後の業務効率の低下

新しいシステムの導入は、理論上は作業の効率化や時間の短縮をもたらすものの、実際には従業員が新しいツールやプロセスに慣れるまで、一時的に業務の遅延やエラーの発生が予想されます。

例えば、従来の紙ベースの決裁や勤怠管理、契約手続きをデジタル化することで、長期的には時間の節約やデータ管理の効率化が見込まれますが、移行初期にはシステムへの理解を深めるための研修が必要になったり、不慣れな操作によるミスが増えたりすることがあります。
このような移行期間中の課題を乗り越えるためには、十分な研修の提供やサポート体制の整備が重要であり、従業員の不安を軽減し、スムーズな移行を支援することが求められます。
この段階を乗り越えることで、ペーパーレス化の真のメリットを実感できるようになります。

セキュリティ面が不安という思い込み

「セキュリティ面に対する不安」という思い込みがある方は意外にも多いものです。
多くの従業員、特にセキュリティリスクに対する認識が十分でない層からは、デジタル化された情報がハッキングや不正アクセスの危険にさらされやすいと感じられがち。
このような不安は、特にデジタルツールやオンラインサービスへの理解が乏しい経営層や年配の従業員に顕著に見られます。
しかし、現代のデジタルセキュリティ技術は非常に高度であり、
●通信の暗号化
●二要素認証
●アクセス権限の厳格な管理
など、多層的なセキュリティ対策が施されています。
実際に、適切に管理されたデジタル情報は、物理的な紙の文書よりもはるかに安全であるという事実を理解し、受け入れることが重要です。

システム障害への不安

従業員や経営層の中には、デジタル化された情報がシステム障害や技術的な問題によって突然アクセスできなくなる、または失われることへの懸念を持つ人も少なくありません。特に、重要なビジネス文書や顧客情報を電子形式で管理する際、万が一のシステムダウンが企業運営に甚大な影響を及ぼす可能性があるという認識が、ペーパーレス化への抵抗感を生んでいる可能性があります。
このような不安を軽減するためには、信頼性の高いシステムの選定、定期的なバックアップの実施、災害時のデータ復旧計画の策定など、リスク管理策をしっかりと講じることが重要です。
また、ISMS認証など、セキュリティやシステム管理に関する認証を取得しているプラットフォームを利用することも、安心感を提供し、ペーパーレス化を促進する一助となるでしょう。

※ISMS認証（Information Security Management System 認証）
組織が情報セキュリティ管理システムを適切に設計、実施、管理、監査していることを第三者機関が認証する制度。
この認証を取得することで、組織が情報セキュリティに関する国際標準規格（ISO/IEC 27001）に準拠していることが証明されます。

電子化できない文書・書類がある

法律によっては、特定の種類の書類を紙の形で保存することが義務付けられている場合があります。
法的な効力を持つ契約書や公的な証明書類など、電子形式での保存が認められていない文書が存在します。
このように、全ての書類をデジタル化することができないため、企業はデジタル文書と物理文書の両方を管理する必要があり、これが業務の複雑化を招き、結果としてペーパーレス化の進行を遅らせる要因となっています。

ペーパーレス化ツールの属人化

ペーパーレス化を支援するデバイスやソフトウェアの操作が、特定の個人に依存してしまうことで、社内にペーパーレス文化が広がらないケースもあります。
結果、そのツールを効果的に活用できるのは限られた人々のみとなり、組織全体としてのペーパーレス化のメリットを十分に活かすことが困難に。

さらに、属人化は知識の共有を妨げ、新たなスタッフや他の部署の人々がツールを使う際に障壁となり得ます。
ユーザーフレンドリーなツールの選定、適切なトレーニングの提供、操作手順の文書化など、組織全員がペーパーレス化ツールを容易に利用できる環境を整備することが重要です。

ペーパーレス化ツールが使いにくい

ペーパーレス化を支援するデバイスやソフトウェアが直感的ではない、またはユーザーにとって煩雑な操作が必要な場合、従業員はその使用を避け、旧来の紙ベースの作業に依存し続ける傾向があります。
特に新しい技術やツールを導入した初期に顕著で、「使う方が手間」という印象が根付いてしまうと、そのツールの利用は低迷し、結果的にペーパーレス化のメリットが十分に活かされません。
ユーザーの視点から使いやすさを重視したツール選定、十分なトレーニングの提供、フィードバックを基にした改善の継続をしていきましょう。

ペーパーレス化を進める手順

ペーパーレス化を進める手順を4つの段階に分けて解説しています。

目的やメリットの明確化

ペーパーレス化を成功させるためには、最初に、その目的やメリットを明確にしましょう。ペーパーレス化は単に紙の使用を減らすことだけではなく、業務プロセスを見直し、効率化を図る大きな機会となります。
目的としては、
●業務の迅速化
●意思決定のスピードアップ
●紙文書管理の手間削減
などが挙げられます。

また、メリットとしては、
●時間とコストの節約
●情報セキュリティの強化
●環境への配慮
などが挙げられます。

これらを通じて、企業は情報漏洩リスクの低減、運用コストの削減、さらには持続可能な経営への貢献という点で大きな利益を得ることができます。
これらの目的とメリットを明確にすることで、ペーパーレス化への取り組みが具体的な方向性を持ち、組織全体の意識も高まります。
経営層がこれらをリードし、全社的な取り組みとして位置づけることが欠かせません。

ペーパーレス化する紙媒体の対象の絞り込み

ペーパーレス化を進める際、全ての紙媒体を一律にデジタル化するのではなく、対象となる紙媒体を選定し、優先順位をつけることが重要。
紙媒体は、情報蓄積型と依頼型に大別されます。
情報蓄積型は、共有や参照を目的とした文書であり、契約書や設計書などが該当します。一方、依頼型は、業務遂行のための承認や決裁を必要とする文書です。
ペーパーレス化の初期段階では、業務に大きな影響を与えず、ペーパーレス化のメリットを直接的に実感できる「情報蓄積型」の文書から取り組むことが効果的。

例えば、役員会議資料のデジタル化は、経営層がペーパーレス化の利便性を体験し、その後の取り組みへの理解と支持を得やすくします。
このように段階的に適切な紙媒体を選定し、ペーパーレス化を進めることで、効率よく業務プロセスを改善し、組織全体のデジタル化を促進することが可能になります。

関係各所を巻き込む

ペーパーレス化の取り組みを成功させるには、プロジェクトの初期段階から関係各所を巻き込むことが極めて重要です。
ペーパーレス化の目的やメリットを全社員と共有することで、プロジェクトへの理解と支持を広げることができます。
特に、経営層の積極的なサポートは、ペーパーレス化への取り組みを企業全体の優先事項として位置づけ、必要なリソースの確保や、障壁となる社内の規制の見直しを推進する上で不可欠。

また、各部門からのフィードバックを取り入れ、実際の業務プロセスに合わせたペーパーレス化のアプローチを計画することで、実装の際の障害を最小限に抑え、スムーズな移行を実現することが可能になるでしょう。

計画を立ててペーパーレス促進に取り組む

効果的なペーパーレス化戦略を立てるためには、以下のステップに従って具体的な計画を策定することが効果的です。

【KPI設定】
ペーパーレス化によって達成したい具体的な目標を設定します。
これには、作業時間の短縮、コスト削減の程度、プロセス効率の向上などが含まれます。これらのKPIはプロジェクトの成功を測定する基準です。

【現状紙媒体の移行可否】
現在使用している紙ベースの文書やプロセスを見直し、どれが電子化可能で、どれが難しいかを評価。

【推進体制構築】
ペーパーレス化プロジェクトを推進するためのチームや委員会を組織します。
大きなチームを作る必要がなければ、関係各所を巻き込む程度でも問題ありません。

【プロジェクト開始時期】
ペーパーレス化プロジェクトの開始時期を決定します。
業務に支障をきたさないよう、最適なタイミングで計画を実行に移せるように検討しましょう。

【KPI達成度の確認】
プロジェクトの進行に伴い、定期的に成果を評価するチェックポイントを設けましょう。
進捗を監視し、必要に応じて計画を調整することができます。

ペーパーレス化が進まないときの対応・解決策

ペーパーレス化を促進しようとしても、思うように進まないこともあります。
そんな時には、次のことを見直してみましょう。

ペーパーレス化メリットの周知

ペーパーレス化の成功事例を共有することで、従業員のモチベーションを高め、導入への協力を促すことができるかもしれません。
内部コミュニケーションツールや会議、ワークショップを通じて、ペーパーレス化のメリットを定期的に伝えることで、従業員の関心を喚起し、組織全体での取り組みを加速させましょう。

スモールスタートさせる

全ての文書を一度にデジタル化することの難しさや、従業員の抵抗感を考慮すると、段階的な導入が現実的なアプローチです。
会議資料や内部報告書など、頻繁に使用され情報共有のために多くの紙が消費される文書からデジタル化を始めることが一つの方法です。
このように小規模から始めて、徐々に対象範囲を広げていくことで、組織内でのペーパーレス化への理解と受け入れが進みやすくなります。

運用がどうしても困難であると判断した場合にも、スモールスタートであれば、もとに戻すことが容易です。

相性が良いツール・技術を探る

業界や業種、さらには個々の企業の特性によって最適なペーパーレス化のアプローチは異なります。
そのため、一概にすべての組織に適用可能なソリューションは存在しないため、各組織が自身の状況に最も適したIT技術、ツール、ソフトウェアを選定することが重要です。

デジタル変革（DX）の波に乗り、多様なサービスやツールが登場しています。
成功例を参考にしながら、自社に適したツールの選定と導入を進めることで、ペーパーレス化の取り組みを加速させることができるかもしれません。

新しく紙の書類を出さないようにする

この方法は、ペーパーレス化への移行を段階的に進めたい企業や組織にとって、実行しやすい初歩的なステップです。

具体的には、インターネットFAXやビジネスチャットといったデジタルコミュニケーションツールの導入が有効です。
これらのツールを活用することで、日常業務で発生する書類の数を減らし、徐々にペーパーレス化を進めることが可能になります。
このように、新たに紙の書類を生成することを抑制し、代わりにデジタルフォーマットを積極的に利用することで、ペーパーレス化への移行がスムーズになります。

第三機関・代行サービスの利用

文書の電子化およびその後の維持管理は、予想以上に時間と労力を要する作業です。
こうした状況で効果的な解決策の一つが、第三機関や代行サービスの利用です。

代行サービスを利用することで、専門知識を持ったプロフェッショナルに文書の電子化作業を委託し、社内リソースの節約につながります。

費用は発生しますが、その投資を通じて得られる労力や時間の節約、さらにはセキュリティリスクの軽減を考慮すれば、多くの場合、コストパフォーマンスは非常に高いと言えるでしょう。

まとめ：ペーパーレス化が進まないのは課題と認識するべき！？

ペーパーレス化の実施に障害がある場合、その停滞が引き起こす問題は無視できないものです。
紙を減らせない状況では、業務の効率化に向けた期待は薄れる可能性が高いです。
ペーパーレス化が遅れることは、柔軟な働き方への対応が難しくなり、地域や海外からの才能ある人材の獲得にも影響を及ぼす可能性があるという点でも懸念されます。

ペーパーレス化が進んでいないことを課題と認識し、少しずつデジタル化へ移行する体制を整えるようにしましょう。

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