新しい働き方の形として注目されているハイブリッドワーク。
オフィスと自宅、さまざまな場所での労働が融合し、柔軟な働き方が実現可能となりました。

しかし、この新しいスタイルにはまだ解決すべき課題が数多く存在します。
この記事では、ハイブリッドワークの具体的な課題とその解決方法、さらにはハイブリッドワークのメリットについて詳しく解説します。

一人ひとりがより効果的で、より快適なハイブリッドワークライフを送るためのヒントとアドバイスをまとめていますので参考にしてください。

ハイブリッドワークとは？色々な働き方を解決

ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークのちょうど中間地点にある働き方です。

オフィスワーク

オフィスワークは、ビジネスの現場で最も一般的な働き方の一つです。
パソコンを中心に、文書の作成やデータの入力、メールのやり取りなど、多岐にわたる業務が含まれます。

コミュニケーションもオフィスワークの重要な要素であり、同僚や上司、他部署との連携を密にしてプロジェクトを進める必要があります。
オフィスワークを効率的に進めるためのテクニックやツールも日々進化しており、最新の情報をキャッチアップすることも欠かせません。

オフィスワークでは対面での会話や会議を活発に行うことができるため、思いもよらないアイディアが浮かぶ可能性もあります。

テレワーク

テレワークは、インターネットを活用し、自宅などオフィス外で業務を行う働き方です。通勤の必要がなく、時間や場所に柔軟に対応できるため、効率的なワークライフバランスを実現できます。
また、感染症拡大時の対策としても有効で、企業の持続可能性を支える重要な要素となりました。

テレワークを成功させるには、自宅環境の整備や、コミュニケーションツールの選定が不可欠です。

テレワークであれば、自分が落ち着く場所を仕事場所に選ぶこともでき、集中した仕事をしたいとき、何か特別な情報を自分一人でインプットしたいときに有効な働き方です。

ただし、すべての業務をテレワークで行うことは難しく、社内でも部署によってはテレワークができない人がいることや、サービス提供形態から接客を要する場合にはテレワークは難しいかもしれません。

ハイブリッドワーク

ハイブリッドワークはオフィスワークとテレワークの間をとった働き方です。
オフィスワークの従業員とテレワークの従業員が混在することもハイブリッドワークと呼ぶことがありますが、一般的には週の勤務の半分をオフィスワーク、もう半分をテレワークで勤務しているような状態をハイブリッドワークと呼びます。

オフィスでしかできない仕事がある一方で、オフィスでなくてもできる仕事もあります。
働き方改革に代表されるワークライフバランスの実現や多様な働き方に近づくでしょう。

WeWork Japan合同会社が行った調査では、「どこで働くと生産性が最も高くなりそうか」という趣旨の質問で「本社オフィスと自宅のハイブリッドワーク」が最も生産性が高いと感じている人の割合が高い結果になっています。

在宅勤務だけという選択は確かに通勤時間など移動の面ではメリットが大きいように感じますが、時間管理・自己管理スキルが備わっていない場合にはオフィスワークよりも効率を落としてしまうかもしれません。

（出典：WeWork Japan合同会社の調査結果より引用）

ハイブリッドワーク注目の理由

先ほどのアンケート結果からも分かるように、ハイブリッドワークは従来の働き方に比べて場所や時間に柔軟性をもたらし、従業員の生産性や満足度を向上させる可能性があります。
特に、世界中でのリモートワークの普及を受け、企業はこのハイブリッドモデルに注目しており、効率と効果性を追求するための新しいスタンダードとして定着しつつあります。

働きやすい環境を提供する一方で、企業にとってもオフィス維持費の削減などの経済的メリットが期待できます。

これらの要因から、ハイブリッドワークは現代の労働環境において注目される働き方となっているのです。

ハイブリッドワークの7つのメリット

ハイブリッドワークのメリットについては少し触れましたが、改めてハイブリッドワークのメリットを7つ紹介していきます。

人材不足の解消につながる

ハイブリッドワークでは、地理的な制約がなくなるため、全国各地から優秀な人材を確保することが可能です。

また、働き方が柔軟であるため、様々なライフスタイルを持つ人々に適応し、多様な人材が働きやすい職場環境と言えるでしょう。
家庭との両立や副業との組み合わせも容易になり、多くの人々が自身のライフステージに合った形で働けるようになります。

このように、ハイブリッドワークは企業が広い範囲の人材プールにアクセスし、新たな人材を採用する大きなチャンスとなるため、労働人口不足という社会問題に対して有効な解決策として期待できます。

経費削減ができる

ハイブリッドワークは、企業にとって経費削減の大きなチャンスをもたらします。
オフィスに出勤する回数が減ることから、オフィスの維持費や通勤費が削減できます。
特に、オフィスのリース料や光熱費、その他の設備費用は大きな経費ですので、ハイブリッドワークの導入によりこれらのコストを大幅に抑えることができるでしょう。

また、ハイブリッドワークにより、従業員一人一人が効率的に仕事を進めることができるようになるため、経営資源を他の重要な事業に集中投資できるようになります。
これにより、企業全体の生産性が向上し、さらなる業績向上が期待できます。

ハイブリッドワークの導入による経費削減は、企業の持続可能な成長をサポートする重要な要因です。

従業員の満足度が上がる

「働く場所と生産性」についてアンケート調査を行ったWeWork Japan合同会社は、「働く場所と従業員の満足度」についても同様にアンケート調査をしています。

従業員が週5日で勤務することを前提とした場合、そのうち、オフィスで何日間働きたいのかを調査した結果、男女共に若い世代ほど毎日オフィスで仕事をしたいと思っている人は少ないということが分かります。

（出典：WeWork Japan合同会社の調査結果より引用）

「テレワークだけ」「オフィス勤務だけ」ではなく、バランスのよい選択ができることが従業員の満足度につながるでしょう。

子育てで忙しい従業員には育休制度もありますが、「できれば仕事は続けたい」と思っている従業員もいるのではないでしょうか。
職場復帰までのブランクを気にする従業員もいるはずです。

ハイブリッドワークであれば、このような境遇の従業員であっても勤務を継続することができます。
育休制度があっても、制度を使わないまま退職してしまうケースもありますが、ハイブリッドワークが提供できれば、仕事と家庭の両立ができ、離職率低下にもつながるかもしれません。

従業員の生産性が上がる

ハイブリッドワークを導入している企業では多くの場合、従業員一人ひとりが自分のペースで仕事を進められます。
最終的な期限は設けられてはいるものの、過度な締め切り対するプレッシャーはかけられていないという声が多いように感じます。

従業員の満足度と仕事の生産性には密接な関係があることを体感している方もいるのではないでしょうか。

ハイブリッドワークの導入により、従業員の満足度と生産性の向上を実現でき、ビジネスの成長を加速させることにつながるかもしれません。

業務内容・方法の見直しにつながる

ハイブリッドワークの導入により、企業は業務プロセスやコミュニケーション方法に目を向けるきっかけとなります。
必要なミーティングや業務の優先順位、業務フローの効率化など、従来の方法に固執せず、改善の余地を見つけることができるかもしれません。

オフィスで仕事をしているときとは異なった視点で業務を眺めてみると、「この業務はやらなくてもいい」「この業務はこうやった方が速く終わる」というようなことにたくさん気が付くこともあります。
よりよい業務フローが思いついたら、実践できないか検討してみましょう。

緊急時の対応が可能(BCPの一環)

ハイブリッドワークが企業のBCP（事業継続計画）の一部として重要な役割を果たす理由の一つは、緊急時の対応が可能である点です。

災害や感染症の拡大時でも、従業員が自宅から安全に業務を続けられるため、企業のダウンタイムが軽減されます。
さらに、ハイブリッドワークは柔軟な時間管理を可能にし、即時の対応や判断が求められる状況にも適応できます。

また、オンラインでのコミュニケーションやデータ共有のツールが充実しているため、リアルタイムでの情報共有や迅速な意思決定が可能です。

危機管理を強化し、事業の持続性を高めることができるのは大きなメリットです。

コミュニケーションの質の向上

オンラインになるとコミュニケーションの質の低下を懸念する声が上がりますが、対面とオンラインでのコミュニケーションを使いこなすことで、オフィスワークだけでの対面コミュニケーションよりも高い効果が期待できます。

オンラインでのコミュニケーションは、メッセージの伝達を簡潔かつ明確にするスキルの向上を促し、ビデオ会議ツールを活用することで、顔を見ながらコミュニケーションを取ることで非言語的な情報交換も可能です。

オフィスでの直接的なコミュニケーションも、ハイブリッドワークによって、より価値ある新鮮なものとなり、クリエイティブなアイディアや解決策が生まれやすくなります。

ハイブリッドワークは、コミュニケーションの形式や方法に多様性をもたらします。

それぞれのコミュニケーション方法が持つ長所を活かし、業務の効率と成果を向上させることが期待でき、組織全体のコミュニケーションの基盤が築かれるでしょう。

ハイブリッドワークが抱える7つの課題と解決策

ここまでハイブリッドワークのメリットについて見てきましたが、ハイブリッドワークには課題もあります。
ハイブリッドワーク導入時の議論で必ずと言っていいほど浮上する7つの課題と対応策をまとめておきますので参考にしてください。

①コネクションとコミュニケーション

コネクションとコミュニケーションに関する課題と解決策を見ていきましょう。

課題

ハイブリッドワークは柔軟性が魅力ですが、「コネクションとコミュニケーション」に課題があります。
対面でのコミュニケーションが減ることで、チーム内の繋がりが希薄になる可能性があります。
また、情報共有の不均等やコミュニケーションの乱れが生じることも。

特に新入社員やジュニア社員は、メンターや先輩との自然なコミュニケーションが減り、成長の機会を逃してしまうかもしれません。

ビデオ会議やチャットツールは効率的ですが、非公式なコミュニケーションの場が少なくなることで、チームの連携が弱まり、互いの思いや考えを十分に共有することが難しくなる可能性があるのです。
組織は、テクノロジーを活用しながらも、人間関係の維持やコミュニケーションの質に注意を払う必要があります。

解決策

解決策の一つは、定期的なオンラインミーティングの実施です。
これにより、メンバー間の情報共有やコネクションの維持が可能になります。
また、オフィスでの顔を合わせる時間も意識的に設け、直接的なコミュニケーションの機会を確保することが重要です。

②帰属意識

帰属意識に関する課題と解決策を見ていきましょう。

課題

従業員がオフィスに少なくなると、組織の一部としての意識やチームとのつながりが希薄になり易いです。
この問題は、特に新入社員や長期間リモートワークを続けるメンバーに顕著です。
帰属意識が低いと、モチベーションの低下や業務へのコミットメントの欠如を引き起こす可能性があります。

オフィスを単に働く場所として捉えてしまうと、帰属意識の低下という罠に陥ってしまうかもしれません。

解決策

リーダーが積極的にコミュニケーションを取り、従業員が企業文化やチームに連携しやすい環境を作る必要があります。

定期的なオンラインミーティングを開催し、ビジョンや目標について共有することや、社内のSNSやチャットツールを活用し、業務関連の情報だけでなく、雑談や労いの言葉も交換する場を設けるのも効果的です。

コネクションやコミュニケーションに関わる課題と本質的な解決策は同じです。

③情報格差

情報格差に関する課題と解決策を見ていきましょう。

課題

リモートワークとオフィスワークのハイブリッドモデルでは、情報のアクセスや共有に差が出ることが避けられません。
オフィスでの働き方には自然と情報が流れる場面が多いのに対し、リモートワークではそのような場が限られてしまいます。

この情報格差は、従業員の不安や不満を引き起こす可能性があり、作業の効率やチームの連携にも影響を及ぼす可能性があります。
また、新しい情報や変更点がタイムリーに共有されない場合、業務の進行に支障が出るかもしれません。

解決策

情報格差解消の重要な取り組みには以下のようなものがあります。
●情報共有のプラットフォーム整備
●情報共有のルール作成
●メンターシステムの導入

情報共有のプラットフォームを整備することで、従業員全員が必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。
また、情報共有のルールを明確に設定することで、誰もが同じ基準で情報を共有し、迅速かつ効率的に業務を進めることができるようになります。
さらに、メンターシステムの導入により、経験豊富な社員が他のメンバーのサポートを行い、スムーズな業務遂行に貢献します。

他にもコミュニケーションツールを活用した情報のリアルタイム共有など、普段のコミュニケーションを意識すると解決できる場合も多いでしょう。

④イレギュラー案件

イレギュラー案件に関する課題と解決策を見ていきましょう。

課題

イレギュラー案件への迅速な対応が課題となる場面があります。
例えば、あるプロジェクトで突如として発生したクライアントからの緊急の修正依頼。
オフィスにいれば、関連メンバーをすぐに集めてミーティングを開くことができ、迅速に対応策を練ることが可能です。
しかし、ハイブリッドワークの場合、チームメンバーがオフィスと自宅に分散しているため、速やかな対応が難しくなります。

また、必要な書類やデータがオフィスのシステム内にある場合、自宅からアクセスするのが難しいケースも考えられます。
このような状況では、情報の共有や調整作業に時間がかかり、クライアントへの返答が遅れる可能性があります。

解決策

イレギュラー案件への迅速な対応を実現するために、緊急時対応チームを決めておきましょう。
例えば、システム障害が発生した場合、対応チームが即座に問題解決に当たります。
メンバーのロール分担を事前に明確にしておくことで余計な時間をかけずに対応ができます。

また、業務マニュアルを整備し直し、発生した問題に対するステップバイステップの解決手順も記載しましょう。

⑤勤怠管理

勤怠管理に関する課題と解決策を見ていきましょう。

課題

従業員の自由な働き方をサポートする一方で、労働時間の適切な管理が求められます。
特に、働きすぎを防ぐための仕組みや、休暇の取得を促進する方策が必要です。
また、労働時間外の業務に対する対応も重要な課題となります。

オフィスワークであれば、オフィスにいる時間と労働時間が同一視されやすいですので残業の有無は可視化されますが、テレワークで自宅やオフィス以外の場所で仕事をしている場合には正確な労働時間が分かりません。

解決策

クラウドベースの勤怠管理システムを導入することで、労働時間のリアルタイム管理が可能となります。
また、ハイブリッドワークにおける労働時間や休憩時間のルールを明確にし、従業員に周知する必要があります。
このルールの明確化は、自己管理の促進にもつながります。
従業員には、自らの労働時間を適切に管理するスキルを身につけてもらうための教育も提供しましょう。
さらに、メンタルヘルスのサポートも重要です。カウンセリングの提供や、メンタルヘルスに関する情報提供を行い、従業員の心の健康をサポートしましょう。

テレワーク時の勤怠管理の注意点については以下の記事も参考にしてください。
「テレワークの勤怠管理の課題は？勤怠管理の課題解決とツール選びのポイント」

⑥セキュリティリスク

セキュリティリスクに関する課題と解決策を見ていきましょう。

課題

自宅からのリモートアクセスが増えることで、企業のネットワークが外部の脅威にさらされ易くなります。
外部のネットワークからのアクセスは、不正アクセスのリスクを高め、データ漏洩の可能性が増します。

従業員の使用するデバイスの安全性も問題となります。
自宅のPCやスマートフォンから業務を行う場合、それらのデバイスが十分にセキュアでなければ、感染リスクが高まります。
また、公共のWi-Fiを利用する場合、通信が傍受される危険もあります。

さらに、ハイブリッドワークでは、文書やデータの持ち出しも増えるでしょう。
物理的な文書の紛失や、デバイス自体の紛失・盗難が起きると、それに含まれる情報が漏洩する恐れがあります。

解決策

VPN（Virtual Private Network）や二要素認証（2FA）の利用を推奨します。
VPNは、インターネット上で仮想的なプライベートネットワークを構築する技術であり、外部からの不正アクセスを防ぎます。

二要素認証は、パスワード以外にもう一つの認証方法（SMSコード、認証アプリなど）を加えるもので、セキュリティを強化することができます。

また、従業員自身がセキュリティリスクに対する認識を持ち、日々の業務で適切な対応ができるようになるために従業員向けのセキュリティ教育も重要です。

⑦社員間の「不平・不満」と「偏り」

社員間の「不平・不満」と「偏り」に関する課題と解決策を見ていきましょう。

課題

リモートワークが多い社員と、オフィスでの作業が多い社員との間で、作業環境や業務の進め方に違いが生じ、平等感が損なわれる可能性があります。
リモートワークが多い社員は、コミュニケーションの機会が限られ、新しい情報やチームの動向について知りにくい状況になります。
これにより、意思決定の過程や重要な話し合いから除外される恐れもあります。

一方で、オフィスでの作業が多い社員は、組織内での情報共有や直接的なコミュニケーションが増え、リモートワークの社員と比較して優位に立つ可能性があります。
このような状況は、チーム内での不平・不満を引き起こし、職場の調和を乱す要因となる可能性があるため、注意が必要です。

また、そもそもの業務形態、担当内容からリモートワークが難しい従業員もいると思います。
同じ社内でも待遇が違うことから生まれる不満があることも無視できません。

解決策

基本的にはリモートワークとオフィスワークのバランスを適切に保つためのガイドラインを設定することです。
公平な働き方ができる環境を作る努力、具体的には、リモートとオフィスでの勤務日数に一定のルールを設けるなどの方法が考えられます。

その他、オンラインによる情報の共有など、コミュニケーションの課題解決で触れた内容も実践できると効果的です。

ハイブリッドワーク課題に備えた社内ルール

ハイブリッドワーク課題には対応が必須ですが、課題になる前に事前に社内ルールを決めるのも重要です。

始業ミーティング

ハイブリッドワークでの始業ミーティングは、一日のスタートを切り、チームの連携を図る大切な時間です。
成功のポイントは、参加しやすさと効率性にあります。

まず、ミーティングの時間は全員が参加可能な時刻に設定しましょう。
事前にアジェンダを共有することで、メンバーはミーティングに向けて準備ができます。

カメラをオンにするルールも推奨します。
これにより、顔を見て意思疎通ができ、ミーティングが活発に進みます。

簡潔で分かりやすい会話を心掛け、ミーティングは短く、集中して進めるようにしましょう。

勤怠管理と評価基準の周知

ハイブリッドワークの導入にあたり、勤怠管理と評価基準の明確な周知が必要です。
従業員が自宅で効率的に作業を進めるためには、勤務時間や業務報告のルールを明確にする必要があります。

また、評価基準も公平で透明なものにするべきです。
業務の目標やKPIを設定し、達成度を評価の基準とすることで、従業員のモチベーション向上や生産性の向上が期待できます。

具体的なルールや基準を社内ツールやメールで定期的に共有し、従業員が常に参照できるようにすると良いでしょう。

労働環境・職場の決定

ハイブリッドワークの成功には、適切な労働環境と職場の決定が不可欠です。
従業員一人ひとりが最も効率的に作業できる環境を選択するための明確なガイドラインが必要です。
自宅作業を選ぶ場合、静かで集中できる空間が確保されているか、必要な設備やツールは整っているか事前に確認しましょう。
オフィス作業を選ぶ場合、コミュニケーションや協力が必要なタスクを優先すると効果的です。

勤怠管理の重要性は解説しましたが、勤務時間や休憩時間、労働日数などを明確にし、過労に注意しながら作業を進めましょう。
これらのルールを社内で共有し、従業員が安心して働ける環境を整えることが、生産性向上の鍵となります。

コスト管理

ハイブリッドワークでは、オフィスの運用コストは削減可能ですが、在宅作業を支えるための新たな投資が必要となります。
例えば、従業員の自宅作業環境の充実やセキュリティ強化、コミュニケーションツールの導入といった点が挙げられます。

まず、適切な作業環境を整えるための支援が必要です。
快適な椅子やデスク、さらには高速なインターネット接続など、効率的に作業を進めるための環境整備は必要かもしれませんが、どこまでを経費としてとらえるのかは企業のスタンスによります。
不用意に「投資」という名目で費用をかけすぎないようにも注意したいところです。

次に、セキュリティ対策。
情報漏洩のリスクを避けるため、VPNの利用や二要素認証の導入など、セキュリティを強化する投資が求められます。

そして、スムーズなコミュニケーションのためのツールやソフトウェア。
効率的なオンラインミーティングやプロジェクト管理を支えるためのツール選びも重要です。

これらの投資は、ハイブリッドワークでは欠かせないものですが、適切なコスト管理と効果的な投資のバランスを考えることが求められます。

まとめ：課題を知ったうえでハイブリッドワークを導入しよう

ハイブリッドワークは従業員の満足度向上、仕事の生産性向上など期待できる側面がある一方で、重大な課題があることも忘れてはいけません。

費用対効果を十分に検討したうえでハイブリッドワークを導入すれば、期待以上の成果が得られるでしょう。

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